1. Cuide sus modales
Incluso en un mundo en el que nos apresuramos a hacer las cosas lo más rápido posible para pasar a la siguiente tarea, tómese el tiempo para usar buenos modales en su correo electrónico.
No deje de decir "por favor" y "gracias".
Al dirigirte a personas que no conoces o no conoces bien o con las que solo tienes una relación formal, dirígelas por su título y apellido, a menos que te hayan pedido que hagas lo contrario. Por ejemplo, diga "Estimado Sr. Blanco" o "Estimado Sra. Gray". Si está respondiendo a un correo electrónico y el remitente del mensaje original lo ha firmado solo con su nombre, entonces puede asumir con seguridad que está bien tratarlos de la misma manera.
2. Mira tu tono
Tono es cómo usted, como escritor, puede expresar su actitud en un mensaje de correo electrónico. Influye en cómo se recibe. Por lo general, desea asegurarse de que el destinatario sea respetuoso, amable y accesible. No quieres sonar cortante o exigente. Vuelve a leer tu mensaje varias veces antes de presionar enviar.
Cuando le escriba a alguien con quien se haya comunicado antes, comience diciendo algo amistoso como "Espero que esté bien". Aunque los emojis pueden ayudarlo a transmitir el tono más fácilmente, evite usarlos en correos electrónicos profesionales a menos que esté escribiendo a alguien con quien tenga una relación muy informal.
Nunca los use cuando escriba a un posible empleador.
Siempre se considera una mala etiqueta de correo electrónico escribir un correo electrónico o una parte de uno en todas las letras mayúsculas. Te hará ver como si estuvieras gritando.
3. Sé conciso
Las personas ocupadas no tienen ni el tiempo ni la inclinación para pasar más de un minuto leyendo un correo electrónico individual.
Si desea permitir que su destinatario lea su mensaje rápidamente y aún lo entienda, debe hacerlo breve.
Sin embargo, no omita los detalles pertinentes. Asegúrese de que su mensaje claramente transmita su razón para escribirlo en primer lugar. Nadie ahorra tiempo si termina teniendo un vaivén mientras intenta explicar los detalles que omitió.
4. Evite el uso de abreviaturas de mensajes de texto
Aunque desee ahorrar tiempo, no debe usar abreviaturas de mensajes de texto en su correo electrónico profesional. Si envía un mensaje de texto con mucha frecuencia, como hacen muchas personas, puede que esté acostumbrado a usar una especie de taquigrafía para hablar con sus amigos. Por ejemplo, puede usar "u", "ur" y "plz" en lugar de "usted", "su" y "por favor". Estas abreviaturas no tienen cabida en la correspondencia comercial, a menos que el destinatario sea alguien con quien tenga una relación casual.
5. Use una dirección de correo electrónico profesional
Para los mensajes relacionados con su trabajo actual, siempre use la dirección de correo electrónico que su empleador le asignó. Sin embargo, nunca debe usarlo para enviar mensajes que no estén relacionados con su trabajo, por ejemplo, si está buscando uno nuevo. Use una cuenta de correo electrónico personal en su lugar.
Si no tiene una cuenta personal, por ejemplo, la que su proveedor de servicios de Internet le proporcionó cuando se inscribió para obtener el servicio, obtenga una cuenta de correo electrónico gratuita.
Use Gmail u otro servicio para configurar una dirección que suene profesional. No uses nada tonto o sugerente. Su primer nombre y apellido o su nombre completo son las opciones adecuadas.
6. No olvide el recuento de ortografía y gramática
Es imperativo que revise su correo electrónico con cuidado. Nunca descuides este paso crítico, sin importar cuán ocupado estés. Las cosas que desea prestar atención son la ortografía correcta y la gramática correcta. Además de deletrear correctamente las palabras comunes, también debe deletrear correctamente los nombres de las personas, incluida la de su destinatario y el nombre de su empresa.
Tenga cuidado al confiar demasiado en los correctores ortográficos. Es posible que no noten los errores ortográficos de las palabras cuando se usan incorrectamente. Por ejemplo, un corrector ortográfico no marcará la palabra "a" en la oración, "Tengo preguntas para ti", aunque, en este contexto, debería ser "dos". Revise la ortografía de la que no está seguro utilizando un diccionario gratuito en línea como Merriam-Webster.