7 preguntas para hacerte antes de golpear Enviar
El correo electrónico puede ser su punto de contacto inicial con alguien y, debido a eso, es su primera oportunidad de causar una impresión. Tenga mucho cuidado al redactar sus mensajes. Antes de presionar enviar, responde estas 7 preguntas.
1. ¿Es gratis mi mensaje?
Revisar su correo electrónico en busca de errores es lo más importante que puede hacer antes de enviarlo. La ortografía incorrecta y la mala gramática te harán parecer descuidado. Eso va en contra de la impresión que está tratando de hacer, especialmente si está solicitando un empleo.
Revise hasta que esté seguro de haber captado todos los errores ortográficos y gramaticales, así como los errores tipográficos. Grammarly.com tiene herramientas gratuitas, incluida una extensión para el navegador Chrome, que pueden ayudarte con esto.
2. ¿Qué dice mi correo electrónico acerca de mí?
Su dirección de correo electrónico del trabajo, que por cierto, nunca debe usar para buscar trabajo, probablemente sea muy sencilla. Lo más probable es que sea una variante de tu nombre.
Es posible que haya elegido una dirección menos comercial para usar en correos electrónicos personales. Una dirección que sea sugestiva, infantil o linda está bien si solo la está usando para enviar mensajes a sus amigos y familiares, pero si necesita escribir un correo electrónico profesional, regístrese para obtener una nueva cuenta que transmita profesionalidad .
Configure una dirección de correo electrónico que use su nombre real. Pruebe su nombre y apellido; su primer nombre, segundo nombre y apellido; o alguna combinación de esos. Nunca envíe su correo electrónico profesional desde chickybabe@mymail.com.
3. ¿Son correctos el nombre y la dirección de correo electrónico en el campo "Para"?
Cuando comience a escribir el nombre de un destinatario en el campo "Para", la mayoría de los clientes de correo electrónico completarán el resto del nombre con uno de sus contactos. Podría terminar fácilmente con el nombre equivocado en ese campo, así que asegúrese de prestar atención a esto.
Imagine qué problema podría surgir si accidentalmente envía un correo electrónico al destinatario equivocado. Digamos que está buscando un trabajo mientras todavía está empleado . Un gerente de contratación de un posible empleador podría tener un nombre que comience con la misma letra que el nombre de su actual jefe. ¿Qué embarazoso sería si le enviaras a tu jefe un mensaje destinado a ese gerente de contratación? No solo quiere asegurarse de que su mensaje llegue a su destino previsto, sino que también quiere asegurarse de que no llegue a ser accidental.
4. ¿He usado el título adecuado para dirigirme al destinatario?
Si ya tiene un nombre de pila con la persona que está enviando por correo electrónico, está bien tratarlo de esa manera en su mensaje.
Sin embargo, si esta es la primera vez que se comunica con alguien, o no está seguro de cómo prefieren ser atendidos, es preferible usar un título formal como Sr., Sra., Sra. O Dr. y el último del destinatario. nombre.
Siempre errar por el lado de la precaución. No puede doler ser formal. Para obtener una pista sobre cómo alguien con quien ya tiene una relación establecida prefiere ser atendido, consulte los mensajes anteriores para ver cómo se firman. Eso te ayudará a decidir qué hacer.
5. ¿Mi tono transmite bien mi mensaje?
Como dice el refrán, "No es lo que dices sino cómo lo dices". Cuando hablas con alguien cara a cara, puedes confiar en la entonación, el lenguaje corporal y la expresión facial para ayudar a darle un significado adicional a tus palabras.
Cuando tratas de transmitir el mismo mensaje por escrito , hay más lugar para malentendidos porque el lector no puede ver tu rostro, leer tu lenguaje corporal o escuchar tu voz.
Asegúrate de que tu mensaje sea cortés y suene amistoso, y de que tu significado previsto sea claro.
6. ¿Mi mensaje es simple, pero no críptico?
Mantener sus mensajes cortos y dulces los hará más fáciles de entender. Al mismo tiempo, no debe omitir nada importante. No desea obligar al destinatario de su correo electrónico a adivinar lo que está tratando de decir. Su mensaje debe ser lo más preciso posible, pero debe incluir toda la información necesaria.
7. ¿He incluido archivos adjuntos no solicitados?
Muchas personas se niegan a abrir archivos adjuntos de correo electrónico que no están esperando. Tienen razón para evitar hacer eso. Los virus informáticos a menudo se transmiten en esos archivos adjuntos. Si desea enviar un archivo a alguien, por ejemplo, su currículum, solicite primero su permiso al destinatario. Envíalo solo si él dice que está bien.