Especialista administrativa del ejército (42L) Descripción del trabajo
Obligaciones importantes
El especialista administrativo supervisa o realiza tareas administrativas, de oficina y mecanografía. Los deberes para MOS 42L en cada nivel de habilidad son:
(1) Nivel de habilidad 1 . Tipos de correspondencia militar y no militar en borrador y copia final. Emplea los principios básicos de la composición y la gramática del inglés en la preparación de la correspondencia. Proofreads tipeó documentos contra documentos fuente. Ensambla el producto final para su revisión, autenticación u otra disposición. Prepara correo registrado o certificado para el envío. Abre, ordena, enruta y entrega correspondencia y mensajes entrantes. Prepara documentos de control de suspenso y mantiene archivos de suspense. Firma el recibo y recoge el correo registrado y certificado. Fechas y despacha correspondencia y mensajes salientes. Prepara y mantiene archivos funcionales por MARCAS. Recibe publicaciones, establece y mantiene una biblioteca de publicaciones. Requisiciones y stocks de formularios en blanco.
(2) Nivel de habilidad 2 . Realiza trabajos de mecanografía y tareas administrativas que se muestran en el nivel anterior de habilidad y proporciona orientación técnica sobre asuntos administrativos a los mecanógrafos y al personal de oficina. Correspondencia de Proofreads para formato, contenido y uso de abreviaturas autorizadas. Responde consultas del personal y asesora al personal en asuntos administrativos y administrativos. Configura y mantiene registros, listas, tablas de estado, cuadros, gráficos y gráficos de visualización. Compone la correspondencia de rutina.
(3) Nivel de habilidad 3 . Supervisa el desempeño de las funciones administrativas. Revisa y edita la correspondencia antes del lanzamiento, la presentación para la firma u otra disposición. Lleva a cabo una revisión periódica de los archivos para garantizar la correcta presentación de la correspondencia. Controla el uso de las instalaciones de reproducción y revisa el elemento que se reproducirá. Planifica y organiza operaciones de oficina para incluir publicaciones y administración de formularios y procedimientos administrativos de oficina. Escribe el SOP de la oficina, descripciones de trabajo y directivas. Determina los requisitos para el equipo de oficina, los suministros y el espacio. Planea el diseño de la oficina. Solicita, recibe, inventaria y firma recibos de mano para equipo de oficina. Coordina las actividades administrativas con otros elementos de la organización y secciones del personal. Establece rutas y esquemas de entrega de correo y organiza el retiro de la distribución por parte de los mensajeros. Sirve como custodio de documentos clasificados. Firma recibos de registros, inventarios, archivos y documentos secretos. Prepara documentos para destrucción u otra disposición. Garantiza la responsabilidad adecuada de los documentos en función del grado de clasificación.
(4) Nivel de habilidad 4 . Supervisa las funciones administrativas y realiza tareas en el nivel de habilidad anterior en la división, comparable o superior. Proporciona capacitación técnica e instrucciones a los subordinados y las unidades compatibles.
(5) Nivel de habilidad 5 . Supervisa el desempeño de las funciones administrativas en elementos administrativos o similares en la sede de la división, comparable o superior. Inspecciona las unidades subordinadas y hace recomendaciones para la eliminación de deficiencias o la mejora de las operaciones administrativas.
Calificaciones de demandas físicas y calificaciones para la adjudicación inicial de MOS . Los especialistas administrativos deben poseer las siguientes calificaciones:
- (1) Una clasificación de demandas físicas , de mediano.
(2) Un perfil físico, de 323222.
(3) Un puntaje mínimo , de 95 en el área de aptitud CL.
(4) La capacidad de escribir a una velocidad mínima de 25 palabras netas por minuto.
(5) Capacitación formal (finalización de un curso de instrucción para el curso MOS 42L realizado en o bajo los auspicios de la Escuela General Adjunta del Ejército de EE. UU.) Obligatoria.
do. Identificadores de habilidades adicionales
- (1) E3 - Asistente administrativo ejecutivo (SPC a través de SSG).
(2) E4 - Adjuntar soporte administrativo.
(3) F4 - Supervisor postal.
(4) F5 - Operaciones postales.
(5) P5 Master Fitness Trainer,
(6) 2S - Operaciones de personal de batalla (nivel de habilidad 3 y superior).
(7) 4A - Entrenamiento de reclasificación.
Información derivada del folleto del ejército 611-21