¿Por qué quieres enviar un correo electrónico profesional? Hay un número de razones. Puede enviar su carta de presentación a un empleador potencial, una carta de agradecimiento a un colega que aceptó ser una referencia, una carta de renuncia a su jefe actual o una solicitud de carta de recomendación.
Es posible que tenga otras razones para enviar correos electrónicos no personales, y de hecho, es una buena idea asegurarse de que todos sus correos electrónicos sean organizados y profesionales. Esto es lo que debe incluir en sus mensajes, qué no incluir y cómo cerrar, firmar y enviar sus mensajes de correo electrónico.
Pautas de mensajes de correo electrónico profesionales
Revise estos pasos para escribir un correo electrónico profesional de alta calidad y siempre hará una gran impresión en el destinatario:
- Línea de Asunto: La línea de asunto debe expresar concisamente su propósito para la escritura. Su asunto puede ser tan simple como "Gracias" o "Solicitud de recomendación".
- Saludo: incluso si está escribiendo un correo electrónico muy corto, incluya un saludo. Si conoce el nombre de la persona, inclúyalo. A menos que sea el primer nombre de la persona, llámalos por su título.
- Duración: mantenga su correo electrónico lo más conciso posible. La gente tiende a leer correos largos, por lo que solo incluye información esencial.
- Estilo de fuente: Evite fuentes ornamentadas, lúdicas o de color; estos simplemente distraen al destinatario de su mensaje real. Evite el uso excesivo de negrita y cursiva también, que hacen que un correo electrónico se vea desordenado. No escriba en letras mayúsculas tampoco; esto aparece como enojado o sobreexcitado en un correo electrónico.
- Emoticones: no incluye emoticones en un correo electrónico profesional; guardar estos para la correspondencia personal.
- Ortografía y gramática: solo porque está escribiendo un correo electrónico no significa que deba ser descuidado con la ortografía y la gramática. Edite su correo electrónico cuidadosamente antes de enviarlo. Un mensaje sin errores le dice al destinatario que su correo electrónico debe tomarse en serio.
- Cierre: cierre la sesión con un breve "Gracias", "Mejor" u otra despedida simple, y luego su nombre. La mayoría de las cuentas de correo electrónico le permiten insertar una firma con su nombre, título e información de contacto en cada correo electrónico. Esta es una excelente manera de hacer que cada correspondencia sea más profesional.
Sugerencias adicionales para mensajes de correo electrónico profesionales
Una vez que haya escrito su correo electrónico, siga todos estos pasos antes de hacer clic en el botón "enviar":
- Asegúrese de que su mensaje esté completo: haga doble clic para asegurarse de que la línea Asunto de su correo electrónico esté completa, haya incluido una firma , esté enviando el mensaje a la persona de contacto correcta y haya rellenado el campo CCO para enviar un mensaje. cópiese para que tenga un registro del mensaje de correo electrónico.
- Prueba de su mensaje de correo electrónico: antes de presionar enviar, asegúrese de verificar la ortografía y verificar su gramática y mayúsculas. Son tan importantes en la correspondencia de búsqueda de trabajo por correo electrónico como lo están en una carta en papel.
- Enviar un mensaje de correo electrónico de prueba: antes de enviar su correo electrónico, primero envíe el mensaje a usted mismo para verificar que el formato funcione y que nada se vea fuera de lugar. Si todo se ve bien, adelante y envíe el correo electrónico a la empresa o persona con la que se está contactando.
- Envíe una copia del mensaje de correo electrónico a usted: utilice el campo Cco para enviar una copia del mensaje de correo electrónico a usted mismo para que tenga un registro de cuándo envió el mensaje y a quién lo envió. También puede encontrar esta información en su carpeta enviada.
- Archive sus copias: con muchos programas de correo electrónico, puede enviar carpetas para facilitar la búsqueda de correos electrónicos importantes. Configure una carpeta para todos sus correos electrónicos de búsqueda de trabajo y archive sus copias del mensaje de correo electrónico que envíe en su carpeta de búsqueda de trabajo.
Revisa tu correo electrónico regularmente
El tiempo es esencial cuando realiza una búsqueda de trabajo, por lo que es importante revisar su correo electrónico con regularidad y con frecuencia para no perder oportunidades importantes. Por lo menos, revise su correo electrónico por la mañana y durante la tarde, para que tenga tiempo de responder de manera oportuna a los mensajes que recibe.
En estos días, tener un teléfono inteligente puede facilitar el control de sus correos electrónicos donde quiera que vaya y siempre que lo desee, sin tener que pasar por encima de su computadora. De hecho, puede recibir notificaciones de nuevos mensajes de correo electrónico, para que pueda leerlos tan pronto como lleguen a su bandeja de entrada.