Habilidades de escritura: comunicación con palabras

Comunicarse con palabras

De todas las clases que tomé en la universidad y la escuela de posgrado, las dos que más me han ayudado en mi carrera han sido la composición inglesa y el inglés comercial. En estas clases aprendí habilidades de escritura efectivas que he usado en cada trabajo que he tenido. Ningún otro trabajo, pero mi trabajo en este sitio incluía escribir como parte de la descripción de mi trabajo . A pesar de esto, me pidieron que escribiera en cada trabajo, y se dio por hecho que podría hacerlo.

Este es el caso de la mayoría de los trabajos, ya sea que deba escribir notas internas, corresponder con clientes o ayudar a diseñar materiales de venta. Escribir bellas prosa y poesía es un talento. Escribir con eficacia, sin embargo, es una habilidad que se puede aprender.

Organiza tu escritura

Ya sea que esté redactando una nota para su compañero de trabajo o un informe para su jefe, debe decidir qué información quiere transmitir. Aquí es cómo hacer esto:

1. Enumere cada artículo que necesita discutir en su nota o informe.
2. Póngalos en orden, de mayor a menor importancia.
3. Escriba un breve resumen de su memo completo: este será su primer párrafo.
4. Expandir en cada elemento enumerado en el paso 1.
5. Si el destinatario necesita tomar alguna medida, indíquelo en el párrafo final.

Algunos consejos

Evita las palabras. Di en voz alta lo que estás tratando de escribir. Escucha cómo suenan las palabras. Por ejemplo, la oración "Descubrí que debería echar un vistazo a nuestras cifras de ventas pasadas para elaborar un plan que nos ayude a reevaluar nuestra técnica de ventas" podría ser más simple, como "Debo tomar una mira nuestras cifras de ventas pasadas para volver a evaluar nuestra técnica de ventas ".

Escribe para tu audiencia

Use un lenguaje simple. No quiere que el lector necesite un diccionario para descifrar lo que intenta decir. No debe tratar de impresionar a su lector con su gran vocabulario. Lo más probable es que vayas a frustrar a tu lector. La mayoría de las personas hacen malabares con varias tareas al mismo tiempo y están interesadas en recibir solo la información necesaria.

Usted es responsable de hacer que esto suceda. En lugar de decir: "Su naturaleza gregaria lo acredita como un candidato superlativo para el puesto", diga "Su amabilidad lo convierte en un candidato importante para el puesto".

Manténgase alejado de la jerga que su lector puede no entender. Si su trabajo es muy técnico, pero la persona a la que le está escribiendo no está bien versada en ese campo, adhiérase a las palabras que la persona entenderá. Por ejemplo, si usted es un diseñador de sitios web, esta frase en un memorando a su cliente, un psicólogo, no tendrá sentido: "¿Qué le gustaría que use como BGCOLOR para su sitio: # ADD8E6 o #FFFFFF?" Cualquier persona competente en el diseño de páginas web sabe que esta pregunta se puede traducir a "¿Cuál le gustaría que fuera el color de fondo de su sitio: azul claro o blanco?" Sin embargo, no espere que su cliente esté más familiarizado con esta jerga técnica de lo que sería con su discusión de un término psicológico como la tricotilomanía.

Un cliché al día mantiene al lector alejado, o al menos no hace que recuerde lo que está diciendo. Desea que su escritura sea memorable. Como escuchamos clichés a menudo, nos volvemos insensibles a ellos. Las palabras, entonces, no están asociadas de manera única con su escritura.

En lugar de decir "No postergues hasta mañana lo que puedes hacer hoy", en un memorando a un subordinado intentas motivarte. Simplemente diga: "Deja de procrastinar. Haz el trabajo ahora".

Cuando sea posible, use la voz activa. La voz activa hace que tu oración sea más fuerte y generalmente más corta. Probemos estos ejemplos. Voz pasiva: "Las ventas aumentaron debido a la red que hice". Voz activa: "Mi red aumentó las ventas".

No seas redundante No es necesario decir "2 pm de la tarde" o "la mujer embarazada expectante". Decir "2 pm" o "2 de la tarde" o "la mujer embarazada" o "la mujer embarazada", todos transmiten lo que desea decir y son menos prolijos.

Por supuesto presta atención a la gramática. Use los elementos de estilo de Strunk y White, disponibles en la Web. Un buen diccionario debe estar cerca, junto con un diccionario de sinónimos.

Un diccionario de sinónimos le permitirá mantener su escritura fresca al ayudarle a encontrar una variedad de palabras para usar. Muchos de estos recursos están disponibles en línea.

La corrección de pruebas es una de las cosas más importantes que puede hacer. Dado que probablemente hagas la mayor parte de lo que escribes en una computadora, tienes acceso a correctores ortográficos y gramaticales automáticos. Sin embargo, ten cuidado: algunas palabras, usadas en el contexto equivocado, pueden pasar por alto por los correctores ortográficos computarizados. Por ejemplo, la oración "Para los empleados que también asistieron a las reuniones, dos aprenden sobre el software gnu", pasaría por el control ortográfico sin que se detectaran errores ortográficos. Haga que alguien más revise su documento, si es posible. Si el tiempo lo permite, retire su composición y vuelva a corregirla más tarde o, mejor aún, al día siguiente.