El producto final de la contabilidad de fondos mutuos es la fijación de precios precisa de estos vehículos de inversión y la asignación correcta de los ingresos de inversión a los titulares de los mismos. Por lo tanto, estas son las principales preocupaciones de los directores financieros, controladores y gerentes de operaciones de las compañías de fondos mutuos.
Aspectos de la contabilidad de fondos mutuos
Abarca una variedad de tareas básicas, que pueden ser realizadas por el personal interno o subcontratadas a otros proveedores, como los bancos custodios:
- Cálculo diario del valor de su cartera de inversiones. Vea la discusión del valor del activo neto (NAV) a continuación.
- Anticipando y registrando todos los ingresos, tales como dividendos e intereses.
- Intereses devengados apropiadamente sobre bonos y otros valores de renta fija similares mantenidos en la cartera de inversiones.
- Amortizar adecuadamente el descuento o prima en compras de bonos. Vea la explicación detallada a continuación.
- Registro de todas las transacciones de valores, tales como compras y ventas de inversiones de cartera.
- Registrar todas las ganancias de capital realizadas, tanto a corto como a largo plazo, que resultan de transacciones de valores en el fondo.
- Registro de todas las entradas y salidas de fondos debido a compras y reembolsos de acciones por parte de los inversores.
- Mantener registros de las acciones de propiedad y las transacciones realizadas por cada accionista en el fondo.
- Seguimiento de las distribuciones de ingresos y ganancias de capital realizadas a los accionistas del fondo.
En los mejores departamentos de contabilidad de fondos mutuos, estas actividades estarán altamente automatizadas. Sin embargo, algunas entradas manuales, revisiones y ajustes aún pueden ser necesarios.
Valor liquidativo
A menudo abreviado NAV, es el valor agregado de la cartera de inversión de un fondo de inversión dividido por el número de sus acciones en circulación. La convención estándar es calcular el valor liquidativo al final de cada día de negociación, en función de los precios de cierre de todos los valores que se mantienen en el mismo. NAV también tiene en cuenta otras actividades enumeradas anteriormente.
Los pedidos para comprar o vender acciones de un fondo mutuo se ejecutan al valor liquidativo final del día si se reciben antes del cierre del mercado. Si no, se ejecutan en el NAV de cierre para el siguiente día de negociación.
Amortización de bonos
Cuando los bonos se compran con un descuento o prima a su valor nominal (es decir, a un precio inferior o superior al valor principal que se devolverá al inversor que lo tenga cuando el bono venza), la diferencia entre el precio de compra y el valor nominal el valor se registra a lo largo del tiempo como un ajuste al ingreso de intereses generado por el bono.
Los ingresos por intereses reconocidos en un bono comprado con descuento serán mayores que los pagos de intereses reales recibidos.
En un bono comprado con una prima, será más bajo. El efecto neto es que cualquier descuento o prima en la compra de un bono mantenido hasta su vencimiento no se reconocerá como una ganancia o pérdida de capital, sino más bien como un ajuste a los ingresos por intereses. La amortización de bonos se calcula diariamente por fondos de inversión.
Caso de estudio
Este es también un excelente ejemplo de los tipos de compromisos que se encuentran en el campo de la consultoría de operaciones. Un importante banco custodio ofreció servicios de contabilidad de fondos mutuos a compañías de fondos mutuos que ya lo utilizaban para custodiar valores. La contabilidad de los fondos mutuos, en este contexto, se relacionó principalmente con el cálculo diario del valor liquidativo (NAV). El banco y sus clientes de fondos mutuos no estaban satisfechos con la puntualidad y la precisión de los cálculos de NAV que se realizaban.
El banco contrató a un equipo de consultores de una firma de contabilidad pública Big Four para estudiar los procesos dentro del departamento de contabilidad de fondos mutuos y recomendar cambios para mejorarlo. El equipo de consultoría de la firma Big Four pasó varios días observando cómo funcionaba el departamento de contabilidad de fondos mutuos, haciendo un seguimiento de sus empleados mientras realizaban sus tareas diarias. Los consultores también entrevistaron a los empleados y sus gerentes, para obtener una mejor comprensión de cómo ven sus responsabilidades, así como para evaluar cuán bien informados estaban sobre el campo de la contabilidad de fondos mutuos.
El equipo de consultoría desarrolló diagramas de flujo detallados de los procesos en el departamento y los discutió con la gerencia, señalando dónde se podrían mejorar los procesos de trabajo. Los consultores también sugirieron una mejor automatización. Después de obtener la aprobación de la administración del banco, los consultores buscaron proveedores de software que tuvieran paquetes adecuados a la situación del banco. Luego identificaron uno que estaba dispuesto a personalizar su sistema existente para cumplir con las especificaciones necesarias para la situación única del banco y su mezcla de clientes.
A continuación, los consultores redactaron estas especificaciones en detalle y llevaron a cabo pruebas exhaustivas del software a medida que se completaba cada módulo, para garantizar que los cálculos se realizaran correctamente y que el sistema fuera duradero y confiable. La fase de prueba de aceptación del usuario tomó varios meses y requirió una atención extrema a los detalles.
Cuando el sistema finalmente se completó según las especificaciones, el equipo de consultoría supervisó su instalación e implementación, y dirigió la capacitación de los empleados, permaneciendo en el sitio hasta que el banco se sintiera cómodo de que los nuevos procedimientos funcionaban bien. En total, el proyecto duró casi exactamente un año, con un equipo de tres consultores in situ en el banco diariamente.