¿Sus proyectos legales resistirán el escrutinio del cliente?
El tiempo correcto es más importante que nunca. A medida que continúa el ajuste corporativo del cinturón, los proyectos de ley se someten a un mayor escrutinio. El énfasis en los honorarios legales ha creado una industria artesanal de firmas de auditoría legal que revisan y analizan los servicios legales para detectar discrepancias, prácticas de facturación poco éticas, errores de facturación y áreas de posibles ahorros de costos. Los clientes que no emplean servicios independientes de auditoría de facturas legales a menudo tienen programas internos de control de calidad que analizan rutinariamente las facturas marcadas para su revisión.
Evitar estos diez errores de facturación ayudará a que sus facturas legales resistan el escrutinio. Estos artículos representan aproximadamente el 90% de las quejas presentadas por clientes y equipos de auditoría.
01 descripciones de facturación imprecisas
02 Tiempo de relleno
Para cumplir con los exigentes requisitos de facturación de su empresa, puede ser tentador inflar o "rellenar" el tiempo que llevó realizar una tarea, especialmente si usted es un trabajador eficiente. Tales prácticas invitan al escrutinio y la crítica de un cliente o auditor. Es importante asegurarse de que el tiempo que factura para cada tarea refleje con precisión el trabajo realizado y sea proporcional a la importancia y complejidad de la tarea.
03 desembolsos
Debido a que los desembolsos por litigio impactan en gran medida el presupuesto total de un cliente, debe considerar el costo del servicio en relación con su valor para el cliente. Por ejemplo, ¿es necesario que Federal Express envíe cada pieza de correspondencia a su experto cuando el juicio está a seis meses de distancia? También debe conocer las políticas y contratos de facturación establecidos por nuestro cliente. ¿El cliente requiere el uso de un determinado reportero de la corte o un proveedor de fotocopias? Además, ciertos gastos nunca se deben facturar al cliente y forman parte de los gastos generales de la firma de abogados.
04 Trabajo administrativo
La práctica de la ley implica inevitablemente tareas administrativas y administrativas. La mayoría de los clientes en estos días no pagará por tareas administrativas, como escribir, archivar y fotocopiar, ni funciones administrativas como capacitación, preparación de facturas, verificación de conflictos o desarrollo de clientes. En la medida que sea posible, delegue funciones administrativas a una secretaria, secretario de registro u otro miembro del personal legal.
05 conferencias de oficina
Los clientes a menudo se niegan a pagar las conferencias entre el personal de la firma de abogados; ven la coordinación, la consulta y el debate de un caso o proyecto entre profesionales de la firma como parte de la actividad empresarial y, por lo tanto, como parte de los gastos generales de la empresa. Las conferencias entre oficinas también pueden convertirse en un gasto sustancial para el cliente ya que varios profesionales facturan simultáneamente la misma conversación. Por lo tanto, es una buena práctica evitar la facturación de discusiones rutinarias con respecto a un archivo con otros miembros de su empresa a menos que tales discusiones involucren elementos de importancia sustancial, involucren a un número de partes externas o involucren grandes bloques de tiempo.
06 Entrenamiento
Si es nuevo en una tarea o área de derecho, su inexperiencia puede requerir tiempo adicional para completar el proyecto. Los clientes son cada vez más intolerantes con la inexperiencia y están menos dispuestos a pagar los costos de capacitación de un nuevo empleado o de un profesional del derecho para "ponerse al día" en un archivo.
07 facturación duplicada
Las entradas de tiempo duplicado son una práctica común entre las firmas de abogados, pero los clientes conscientes de los costos están menos dispuestos a pagar por la duplicación de esfuerzos. ¿Participaron múltiples parejas en una audiencia? ¿El asistente legal asistió a cada deposición? ¿Cuatro socios contribuyeron a un resumen? Estos artículos pueden levantar una bandera roja. El cliente puede negarse a pagar todo o parte del trabajo o, como mínimo, investigar el asunto para determinar si está justificado.
08 Billing Block
El tiempo de facturación para tareas múltiples en bloques grandes es otra señal de advertencia para los clientes. Debe detallar cada tarea por separado con un tiempo y cargo correspondientes para cada tarea. Las entradas de tiempo detalladas permiten al revisor determinar mejor la adecuación del tiempo dedicado en relación con la importancia y la complejidad de la tarea.
09 Revisión y revisión
Su cliente puede preguntar por qué facturó 43.2 horas revisando y revisando un resumen. Tal vez el breve fue de 40 páginas e involucró múltiples problemas complejos y una extensa investigación. Cualquiera sea la razón, términos vagos y superficiales como "revisión y revisión" hacen poco para informar al cliente por qué la revisión mereció una semana de tiempo. En lugar de "revisar", palabras como "evaluar", "analizar", "evaluar" o "volver a redactar" connotan más tareas que invitan a la reflexión y, por lo tanto, requieren mucho tiempo.
10 tareas delegables
Al facturar y asignar tareas, debe asegurarse de que el proyecto sea realizado por el miembro del equipo legal correspondiente. Los clientes pueden negarse a pagar por tareas realizadas por cronometradores senior que podrían haber sido delegadas a un miembro del personal menor, menos costoso. Por ejemplo, los abogados que digieren deposiciones, los socios principales que realizan investigaciones rutinarias o los que presentan documentos legales pueden levantar una bandera roja.