Facturación por tiempo 101
A medida que aumentan los honorarios legales, los clientes se vuelven más conscientes de los costos y conocedores de la tecnología. En consecuencia, los clientes están examinando las facturas legales más de cerca y empleando una variedad de aplicaciones de bases de datos para ordenar electrónicamente y analizar los datos de facturación. Una tendencia creciente hacia la facturación electrónica (facturas electrónicas) ha sometido las facturas legales a un mayor escrutinio, negociación y disputa.
Ya sea que usted sea nuevo en el tiempo de facturación o un veterano cronometrador, los consejos a continuación pueden ayudarlo a crear entradas de tiempo rápidas, precisas y precisas.
Descripciones de facturación detalladas de Craft
Las descripciones detalladas de las tareas son un componente fundamental de una factura bien redactada. Es importante que la descripción de sus esfuerzos contenga suficientes detalles para que el revisor pueda evaluar la naturaleza y el mérito de la tarea.
Lograr el equilibrio correcto entre brevedad y detalle puede ser complicado. Una descripción de la tarea que es demasiado larga y prolija aumenta la ambigüedad y diluye la comprensión.
Una descripción que es demasiado breve hace que sea difícil evaluar la idoneidad de la tarea realizada y el tiempo invertido. Por ejemplo, frases superficiales como "revisión de archivos", "preparación de prueba" y "revisión de documentos" hacen poco para contar la historia de lo que hizo y por qué se involucró en una tarea en particular.
En lugar de "revisión de documentos", una mejor descripción es "Revisión del segundo conjunto de interrogatorios del demandante".
Evitar la facturación en bloque
La facturación de bloque es la práctica de enumerar un grupo de tareas en un resumen de bloque en una sola entrada de tiempo. Por ejemplo: "Borrador de solicitudes interrogativas; conferencia telefónica con el Dr. Brown re: informe de un experto; resumir la deposición del Sr. Smith; revisar y revisar la correspondencia con el abogado opositor. 7.3 horas. "
Los clientes reconocen la facturación en bloque como una estrategia para disfrazar la ineficiencia. Además, muchos tribunales no permiten la facturación en bloque porque dificulta el reembolso efectivo de los honorarios de los abogados luego de un juicio. Una forma más efectiva de facturación es detallar por separado cada actividad independiente y su tiempo correspondiente.
Registre el tiempo prontamente
Registrar la hora inmediatamente después de completar una tarea es la mejor manera de garantizar la precisión. Intentar reconstruir las actividades de un día (o semana o meses) después de los hechos es difícil y fomenta el "relleno" de tiempo (inflando el tiempo real empleado en una tarea para llenar las lagunas del tiempo no contabilizado).
Es posible que no sea práctico ingresar cada tarea en su software de medición del tiempo en el momento en que lo completa. Por lo tanto, es aconsejable desarrollar un sistema de tiempo de grabación que estimule el cronometraje rápido.
Algunos cronometradores dictan cada tarea inmediatamente después de haberla realizado y la transcriben al final del día. A otros les resulta más fácil tener una libreta del tiempo, registrar cada tarea a mano y luego ingresarla (o hacer que una secretaria la ingrese) al final del día, la semana o el período de facturación.
Recuerde su audiencia
Al igual que cualquier documento que prepare para la revisión de otra persona, es importante tener en cuenta a su audiencia cuando grabe entradas de tiempo. Puede conocer a la persona que revisa sus facturas, tal vez el abogado interno asignado al archivo. Comprenda, sin embargo, que la revisión puede no finalizar ahí. En muchos casos, una factura es procesada por una cantidad de individuos en varios niveles dentro y fuera de la compañía, incluyendo profesionales legales, contadores con la corporación cliente y auditores externos.
Al registrar su tiempo, es mejor evitar abreviaturas, jerga y jerga compleja. Use una terminología legal concisa, pero tenga en cuenta que sus hojas de asistencia pueden ser revisadas por personas que no están capacitadas en la ley.
Familiarícese con las políticas de facturación del cliente
Cada cliente tiene sus propias políticas y procedimientos de facturación. Estas políticas a menudo están contenidas en la carta de retención o compromiso del cliente. Estas políticas de facturación pueden establecer limitaciones de personal, pautas presupuestarias, políticas de desembolso y pautas específicas de mantenimiento del tiempo. Al tomar conocimiento de las reglas básicas desde el principio, puede responsabilizarse más por su tiempo y cumplir las expectativas del cliente.
Los clientes corporativos están haciendo un mayor uso de la facturación basada en tareas. La facturación basada en tareas rastrea la facturación de una empresa mediante una tarea de litigio. A cada actividad sustantiva se le asigna un código de computadora preseleccionado por el cliente. La factura codificada se clasifica y analiza electrónicamente, lo que permite un análisis en profundidad de una factura. Parte de familiarizarse con las políticas de facturación de los clientes es aprender y aplicar correctamente la gran cantidad de códigos de facturación especializados basados en tareas, únicos para cada cliente.