Concéntrese menos en lo que quiere decir y más en lo que quiere que escuchen.
¿Qué quiero decir?
Ya sea que esté dando instrucciones a un empleado, pidiendo comida en un drive-through, o escribiendo un memo explicando el nuevo código de vestimenta , quiere asegurarse de expresar su opinión.
Quieres decir lo correcto para que la otra persona entienda tu punto. A veces practicas lo que vas a decir. A menudo escribimos borradores de nuestros memorandos y discursos para asegurarnos de usar las palabras correctas. Todo esto se hace para asegurarnos de enviar el mensaje correcto.
Se han escrito innumerables libros y artículos que explican por qué es tan importante enviar el mensaje correcto y le enseñan cómo enviar exactamente el mensaje que desea enviar. Sus autores enfatizan la importancia de ser conciso, preciso y específico al elegir sus palabras, independientemente de si las escribe o las pronuncia. Le dicen que esta es la mejor manera de transmitir su mensaje a su audiencia.
¿Quién es mi audiencia?
Todos sabemos cuán importante es nuestra audiencia para decidir lo que vamos a decir y cómo lo vamos a decir. Explicar el valor de un nuevo sistema de teléfono es diferente si está hablando con el departamento de finanzas que si se dirige al personal de televentas.
Cuanto mejor conozca a su público, más fácil le resultará personalizar su mensaje. Cuanto más adapte su mensaje a su audiencia, más posibilidades tendrá de expresar su opinión.
¿Cómo los alcanzo?
Si bien el mensaje que envía es importante, el mensaje que escucha el receptor es aún más importante.
Si conoces a tu audiencia, generalmente tienes una idea de cómo interpretarán o filtrarán lo que dices. Puede usar esto para su beneficio para asegurarse de que reciban el mensaje que está tratando de enviar.
Todos sabemos, por ejemplo, que si nos dirigimos a un grupo de alumnos de primer grado no podemos usar "palabras grandes" porque no lo obtendrán. Ellos no entenderán nuestro mensaje. Así que elegimos palabras que entenderán. En lugar de utilizar "palabras importantes" que transmiten el mensaje que queremos enviar, usamos palabras que creemos que van a entender. De esa manera ellos escucharán nuestro mensaje y lo entenderán.
No intente explicar los conceptos de tecnología a los contadores usando términos técnicos. No use una analogía financiera para transmitir un mensaje al Departamento Creativo. Si desea que su departamento de servicio maneje más llamadas por día, dígales eso. No les diga que necesitan "reducir el intervalo de tiempo entre las oportunidades de interfaz con el cliente".
Administrar este problema
Para aumentar tus posibilidades de transmitir tu punto, concéntrate más en el receptor que en el emisor. Adapte su mensaje a su audiencia para mejorar su comprensión. No se preocupe tanto por lo que quiere decir como por lo que quiere que escuche y comprenda.