Habilidades de gestión para principiantes
Habilidades Básicas de Gestión
Hay cuatro habilidades básicas de gestión que cualquier persona debe dominar para tener éxito en un trabajo de gestión .
Estas cuatro habilidades básicas son planificar, organizar, dirigir y controlar, y se analizan por separado en detalle a continuación.
Plan
La planificación es el primer paso y el más importante en cualquier tarea de gestión. También es el paso que a menudo se pasa por alto o se omite deliberadamente. Si bien la cantidad de planificación y los detalles requeridos variarán de una tarea a otra, omitir esta tarea es invitar a un desastre seguro, excepto por mala suerte. Eso es lo que nos da el adagio de las 6 P de planificación (o 7 P dependiendo de cómo cuentes).
Aunque la mayoría de las personas asocian el término planificación con la planificación comercial general, también hay diferentes niveles de planificación:
- Planificación estratégica
- Planificación táctica
- Planificación operacional
Y hay diferentes tipos de planificación:
- Planificación de desastres
- Plan de sucesión
- Planificación de Crisis
- Planificación de Compensación
Organizar
Un gerente debe ser capaz de organizar equipos, tareas y proyectos para que el trabajo del equipo se realice de la manera más eficiente y efectiva.
Como gerente inicial, puede organizar un pequeño equipo de trabajo o un equipo de proyecto. Estas mismas habilidades serán necesarias más adelante en su carrera cuando tenga que organizar un departamento o una nueva división de la empresa.
Claramente, hay mucha superposición entre la planificación del trabajo y la organización. Cuando la planificación se centra en lo que se debe hacer, la organización es más operativa y se centra más en cómo hacer el trabajo mejor.
Cuando organizas el trabajo, necesitas:
- determinar los roles necesarios
- asignar tareas a los roles,
- determinar el mejor recurso (personas o equipos) para el rol,
- obtener los recursos y asignarlos a los roles , y
- asignar recursos a los roles y delegar autoridad y responsabilidad a ellos.
Ya sea que se le haya asignado un equipo pequeño o un proyecto para administrar, los gerentes principiantes también deben poder organizar oficinas y sistemas de datos.
Puede que no sea capaz de mover físicamente a la gente para reunir a su equipo, pero debería considerarlo. Por otro lado, es posible que tenga que mover a varias personas a un espacio pequeño y deberá organizar las cosas para que el equipo pueda trabajar eficazmente dentro de ese espacio. Más adelante en su carrera, puede que necesite organizar una oficina para acomodar equipos de diferentes departamentos y sus necesidades específicas.
También deberá ser capaz de organizar todos los sistemas que manejarán los datos que su equipo necesita para recopilar o distribuir. En estos días, probablemente sean sistemas informáticos. Debe decidir si, por ejemplo, necesita configurar páginas web compartidas en la intranet de la empresa o solo una carpeta compartida en el servidor de archivos. ¿Cómo va a organizar los sistemas para que todos los que necesitan información tengan acceso a ellos (y que no estén disponibles para quienes no deberían verlos, como sus competidores)?
Si su equipo necesita o produce algo que no sea información, debe organizarse para que su equipo obtenga lo que necesita, cuando lo necesite y pueda transmitir a los demás lo que su equipo produce en el momento adecuado.
No te olvides de organizarte. Analizaremos esto en un nivel superior en el Nivel 3 de la Pirámide de habilidades administrativas , pero incluso como gerente principiante debe ser capaz de organizarse usted mismo , su tiempo y su espacio para que pueda ser más efectivo.
Finalmente, recuerde que rara vez es suficiente organizar las cosas una vez. Con los cambios constantes en recursos, objetivos y factores externos, por lo general necesitará reorganizarse para ajustarse a ellos.
Directo
Dirigir es el paso de acción. Usted ha planeado y organizado el trabajo. Ahora tienes que dirigir a tu equipo para que haga el trabajo. Comience asegurándose de que el objetivo quede claro para todos en el equipo.
¿Todos saben cuál es el objetivo? ¿Todos saben cuál es su función para llevar al equipo a la meta? ¿Tienen todo lo que necesitan (recursos, autoridad, tiempo, etc.) para hacer su parte?
Jalar, no empujar
Serás más efectivo dirigiendo al equipo hacia tu objetivo si tiras (lo conduces) en lugar de empujar (te sientas y das órdenes ). Desea motivar a las personas de su equipo y ayudarlo e inspirarlo hacia los objetivos del equipo.
Controlar
Algunos escritores intentan "suavizar" esta habilidad llamándola "coordenadas" o términos similares. Prefiero el término más fuerte, el control porque es esencial que el gerente pueda controlar las actividades del equipo.
En los pasos anteriores, planificó el trabajo, organizó los recursos para que suceda de la manera más eficiente y orientó al equipo a comenzar a trabajar. En el paso de control, supervisa el trabajo que se está realizando. Usted compara el progreso real con el plan. Verifica que la organización funciona tal como la diseñó.
Si todo va bien, no necesitas hacer nada más que monitorear. Sin embargo, eso rara vez sucede. Alguien se enferma, el tipo de base de datos lleva más tiempo de lo esperado en cada iteración, un competidor clave baja sus precios, un incendio destruye el edificio de al lado y tienes que evacuar durante varios días, o algún otro factor afecta tu plan. El paso de control ahora dicta que debe tomar medidas para minimizar el impacto y hacer que las cosas vuelvan al objetivo deseado lo más rápido posible.
A menudo, esto significa volver a la etapa de planificación y ajustar los planes. A veces puede requerir un cambio en la organización. y tendrá que redirigir a todos hacia los nuevos objetivos e inspirarlos. Entonces, por supuesto, usted controla el nuevo plan y lo ajusta si es necesario. Este ciclo continúa hasta que completes la tarea.
Herramientas de control de gerentes
En el paso de control, establece estándares de rendimiento y calidad y luego supervisa para asegurarse de que se cumplan. Hay tantas herramientas disponibles, ya que hay cosas que necesita supervisar.
- Herramientas de programación: varias herramientas de software le permiten ingresar su agenda y luego actualizar el progreso regularmente. El programa resaltará los cambios en el cronograma para que pueda identificar las medidas correctivas que debe tomar.
- Controles financieros: como gerente, generalmente tendrá un presupuesto. Los informes del Departamento de Finanzas le permitirán saber cómo su gasto (en personas y otros recursos) coincide con el plan.
- Controles de personas: debe asegurarse de que todas las personas de su equipo funcionen según lo planeado. Si no lo son, debe encontrar y corregir la causa. ¿No entienden el objetivo? ¿No tienen algún recurso o habilidad que necesitan? ¿Es la tarea demasiado grande para ellos y necesita ser modificada o asignada a un recurso diferente? Su trabajo como gerente significa informar a los miembros de su equipo sobre cómo su desempeño cumple con el plan. Cuando no es así, debe tomar medidas correctivas.