Este artículo ofrece ideas para gerentes en todos los niveles para fortalecer sus habilidades de facilitación de reuniones en apoyo de mejorar la productividad de las reuniones.
Donde los gerentes van mal con las reuniones
Muchos gerentes piensan que saben cómo "ejecutar" una reunión.
Establecen la agenda, hablan por completo y toman todas las decisiones. Si bien esto puede parecer fácil y eficiente para los gerentes, a menudo es una pérdida de tiempo para las personas y no aprovecha el potencial creativo del equipo. De hecho, tiene el efecto opuesto ya que los empleados tienden a retirarse, difiriendo al gerente que claramente quiere estar a cargo.
Hay muchas razones por las que los gerentes no involucran más a sus empleados en las reuniones, como por ejemplo:
- Miedo de dejar ir.
- La falsa creencia de que, debido a que están a cargo, deben proporcionar todas las respuestas.
- Una falta de confianza en las habilidades o habilidades para resolver problemas de sus empleados.
- La falta de habilidades para la facilitación de reuniones.
Si bien los tres primeros ítems son comportamientos de gerentes pobres, el último, las habilidades de facilitación, se pueden aprender y fortalecer con la práctica.
Fortalecer las habilidades de facilitación de reuniones
Por definición, facilitar significa, " Para hacer más fácil o menos difícil; ayudar a avanzar ". Para que un gerente pueda facilitar una reunión (en lugar de ejecutarla), deben estar dispuestos a soltar su poder y estar abiertos a diferentes resultados y enfoques.
La facilitación adecuada de reuniones implica involucrar a todos en la identificación y resolución de problemas. Los equipos casi siempre desarrollarán mejores y más creativas soluciones que cualquier administrador podría y será más probable que respalden la implementación de las soluciones.
Aquí hay nueve habilidades requeridas para facilitar una reunión, todas las cuales se pueden aprender y mejorar con la práctica:
- Planificación de la agenda. Una reunión de colaboración comienza con la planificación de la agenda. Seleccionar temas que inviten a la participación, es decir, un problema a resolver es mucho más interesante que los temas "informativos". Sin embargo, se debe asignar suficiente tiempo para permitir la participación del grupo.
- Entorno y entorno climático. ¡La logística importa! Cuando las personas se sienten incómodas, no pueden verse, no pueden oír o tienen hambre, los resultados de las reuniones se verán afectados. Aprenda a usar la logística como una forma de alentar una gran participación y eliminar las barreras.
- Haciendo preguntas. Las grandes preguntas estimulan una gran discusión. El artículo, " 70 Preguntas increíbles sobre cómo utilizar el modelo GROW ", ofrece algunas sugerencias destacadas para la discusión.
- Escucha activa. Cuando un gerente parafrasea, verifica su comprensión y hace preguntas de seguimiento, fomenta una mayor participación y mantiene la discusión fluyendo. En " Cómo ser un mejor oyente ", comparto ideas sobre cómo fortalecer tus habilidades de escucha activa.
- Reunión creativa. La mayoría de las personas piensan que ya saben cómo intercambiar ideas. Sin embargo, por lo general no lo hacen. En demasiados escenarios, la eficacia de la lluvia de ideas se ve reducida por la mala gestión del proceso, las fuertes presiones sociales o políticas y las deficientes habilidades de facilitación. Muchas personas nunca han experimentado realmente el poder de una sesión de intercambio de ideas bien ejecutada. Consulte " 15 maneras de llover en una sesión de tormenta de ideas " para ver lo que no debe hacer, ¡luego haga lo contrario!
- Habilidades de construcción de consenso. El consenso no significa que todos tengan que aceptar una decisión. Significa que todos han tenido la oportunidad de compartir sus perspectivas y proponer ideas. La facilitación adecuada guiará al grupo desde el intercambio de ideas hasta el desarrollo de una decisión efectiva . Alcanzar el consenso requiere más tiempo, pero generalmente obtendrá una mayor aceptación del grupo en general. Sin embargo, recuerde que el consenso no es el objetivo final. Una decisión efectiva para el problema en cuestión es el problema más importante. Para obtener más información sobre cómo liderar un equipo a través de un proceso de toma de decisiones por consenso, consulte el Marco de decisiones de consenso de seis pasos.
- La resolución de conflictos. Cuando hay un cuarto lleno de personas involucradas en la solución de un problema, el conflicto es inevitable. De hecho, los investigadores de los equipos ven el conflicto sobre la tarea o el problema como parte del proceso para la toma de decisiones efectiva. Un gerente debe aprender cómo aprovechar el poder del conflicto de una manera positiva. Ver: "Resolución de conflictos para grupos pequeños " .
- Habilidades de comunicación no verbal. Si bien los investigadores discuten sobre los porcentajes exactos, la mayoría estaría de acuerdo en que más del 50 por ciento de la comunicación no es verbal. Un gerente debe ser capaz de leer el tono y el lenguaje corporal del grupo con el fin de evaluar su nivel de compromiso, sinceridad y compromiso.
- Grabación. La facilitación de grupos hábiles implica saber cuándo acudir a un rotafolio o una pizarra para captar lo que dice la gente. Hacer esto hace que las personas sientan que sus ideas se escuchan y se valoran, y sirve como un valioso registro para ser utilizado en la planificación y el seguimiento de la acción.
La línea de fondo:
El tiempo es un bien valioso en la vida y en el trabajo. Esfuércese por administrar las reuniones para una eficiencia y efectividad óptimas. Aprender, practicar y aplicar las nueve habilidades de facilitación identificadas anteriormente es un gran lugar para comenzar.
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Actualizado por Art Petty