¡Ahorrar papel ahorrará dinero a su negocio y también ahorrará algunos árboles!
Cuando se trata de papel, no solo recicle, reduzca y reutilice también, para ahorrar en papel y costos de impresión. Cada vez que utiliza la impresora no solo está gastando dinero en papel, sino también en tóner y tinta. Cuando ahorre papel, también ahorrará en los cartuchos de la impresora . Y creará una oficina en casa más ecológica .
La forma más sencilla de ahorrar papel es, por supuesto, imprimir menos cosas. Sin embargo, se necesita disciplina y repensar para poner esto en práctica. Pruebe estos 12 consejos y gaste menos en papel y tóner.
01 Conozca su impresora.
Aprenda a usar su impresora de manera más efectiva para ahorrar papel. Antes de imprimir, elija "imprimir vista previa" para verificar si una línea va a causar que se imprima otra página completa.
No solo presione ciegamente OK cuando aparezca el cuadro de diálogo Imprimir. Reduzca el rango de impresión a solo las páginas que necesita. También puede resaltar solo el texto que necesita y elegir "imprimir selección". Esto es particularmente útil cuando imprime desde sitios web porque puede eliminar los anuncios.
Si tiene dificultades para imprimir, borre la cola de la impresora una vez que haya solucionado el problema. ¡De esa forma tu impresora no escupirá los seis intentos que hiciste antes de darte cuenta de que te has quedado sin papel!
02 Usa una tableta o un e-reader.
Si está imprimiendo documentos porque es más fácil o más conveniente leerlos sobre la marcha, considere invertir en una tableta o un e-reader. Puede usarlos para leer documentos y PDF de Word e incluso tomar notas en ellos en muchos casos.
03 Tome notas, capturas de pantalla y marque páginas web.
Al ver un sitio web, anote la información en lugar de imprimir una página entera solo por un número de teléfono o dirección. También puede copiar y pegar información en un documento de Word u otro software de organización. O bien, si es algo que desea conservar para referencia futura, simplemente márquelo como favorito.
04 ¡Revisa con cuidado!
Asegúrese de revisar su trabajo antes de presionar imprimir. Si encuentra un error, presione cancelar rápidamente, por lo que solo tiene una página mal impresa. Si todo el documento se imprime antes de encontrar el error, solo vuelva a imprimir la página con el error, si es posible.
05 Enviar facturas electrónicas a los clientes.
Esto ahorrará dinero en franqueo también. No imprima una copia impresa para sus registros tampoco. Archívelos electrónicamente en su computadora (¡pero asegúrese de hacer una copia de seguridad de sus registros!). Mientras lo hace, solicite estados de cuenta sin papel para que sus facturas hagan que su oficina sea tan libre de papel como sea posible.
06 Comparta documentos en línea con herramientas de oficina en línea gratuitas.
Utilice estas herramientas de oficina en línea gratuitas para enviar y recibir documentos a través de la web. Estos pueden descargarse y archivarse en su disco duro o dejarse en línea para que usted y sus clientes o compañeros de trabajo puedan realizar cambios sin tener que usar una hoja de papel.
07 Imprima en ambas caras del papel.
Esto puede significar configurar un trabajo de impresión a doble cara (a veces llamado "impresión dúplex"). Esto también puede significar colocar un nuevo trabajo de impresión en el reverso del papel viejo. Llene la bandeja de papel con impresiones antiguas erróneas. Una vez que haya terminado de imprimir, voltee su documento hacia el lado equivocado y marque una línea a través de él, para que en el futuro no pierda el tiempo leyendo el lado equivocado.
Si bien no desea utilizar esta técnica para algo que envíe a los clientes, funciona bien para los documentos internos. 1.
08 Reutiliza papel viejo.
Siempre que sea posible, reutilice el papel. No solo puede imprimir en el reverso, como se explicó anteriormente, sino que puede usarlo para muchos otros fines:
- Córtalo por la mitad para hacer papel para las listas. (Cortarlo evita que se mezcle con los documentos actuales, pero también puede marcar una línea a través de él).
- Agrúpelo para formar cuadernos de papel de desecho.
- Entréguesela a sus hijos para dibujar o raspar papel para la tarea de matemáticas.
- Tritúrelo para hacer los materiales de embalaje.
- Si usa el pago electrónico de facturas, guarde los sobres de devolución que vienen en sus facturas y úselos para enviar el dinero del almuerzo de los niños o para artículos pequeños organizados.
09 Ajuste sus márgenes.
Utilice márgenes más estrechos, fuentes más pequeñas y espaciado de líneas más cercano para obtener más en una página. En esta misma línea, un consejo para guardar los cartuchos de tinta de la impresora es utilizar la configuración de calidad "borrador" o la escala de grises al imprimir.
10 Usa el correo electrónico más; imprimirlo menos
Escribir un correo electrónico eficaz es una habilidad clave para un teletrabajador, pero un buen sistema de archivo para el correo electrónico es casi tan importante. Si se archiva y se realiza una copia de seguridad en su disco duro o en línea, es muy raro que los correos electrónicos requieran impresión. Configure carpetas en su cliente de correo electrónico y haga que su correo electrónico se ordene automáticamente. No solo ahorrará papel; también ahorrarás tiempo
11 Coloque su máquina de fax para descansar.
Envíe y reciba documentos como archivos PDF en lugar de enviarlos por fax. La calidad es mejor, y es más fácil, particularmente si no tiene una segunda línea para el fax. Y si tiene una segunda línea, puede deshacerse de esa factura mensual.