9 reglas para escribir un correo electrónico que es fácil de responder
Muchos de nosotros no aprendemos a escribir correos electrónicos en la escuela, sin embargo, saber cómo escribir un correo electrónico es una habilidad inestimable en el lugar de trabajo. Esto es particularmente cierto para quienes trabajan en (o buscan) trabajos de teletrabajo. Junto a la buena etiqueta del teléfono , probablemente no haya ninguna habilidad tan importante para obtener -y mantener- un trabajo de trabajo desde casa.
Un correo electrónico bien escrito hace que sea fácil para el destinatario comprender y actuar sobre su mensaje. En la búsqueda de trabajo, el correo electrónico puede preceder o incluso reemplazar la primera impresión cara a cara, por lo que la puntuación adecuada y un mensaje coherente es la clave. Y en el trabajo, los correos electrónicos confusos causan confusión y demoras. Siga estos consejos para escribir correos electrónicos efectivos a colegas, clientes, clientes potenciales, gerentes de contratación e incluso amigos y familiares.
01 Primero, considere el mensaje y el destinatario
A continuación, considere el punto de vista del destinatario. ¿Qué información necesita para actuar o comprender su mensaje? Brinde información de antecedentes necesaria (pero no excesiva). Además, tenga en cuenta la etiqueta adecuada para este destinatario en particular. Los emoticones y abreviaturas, como OMG o LOL, no son apropiados para las solicitudes de trabajo y la mayoría de los correos electrónicos comerciales.
02 Escribir una línea de asunto de correo electrónico descriptivo
Cuando escriba un correo electrónico, no escriba algo impreciso en el asunto como "hola" o "trabajos de trabajo desde casa" o déjelo en blanco. Los correos electrónicos con este tipo de línea de asunto tienen buenas posibilidades de terminar en la casilla de spam del destinatario o simplemente ignorarse. Si está solicitando un trabajo, coloque el nombre del puesto en la línea de asunto. Si el correo electrónico es para un colega, haga que su línea de asunto sea una breve frase que resuma el propósito del mensaje. Otro beneficio de escribir una línea de asunto descriptiva es que le será más fácil encontrarlo en su bandeja de entrada si necesita buscarlo más tarde. Sin embargo, algo con una línea de correo electrónico como "Pregunta" no será útil.
03 Salude al destinatario correctamente
Si conoce el nombre de su destinatario pero no lo conoce personalmente, salude usando un título, por ejemplo. Estimada Sra. Brunelli. (Use "Ms." para mujeres cuando no esté seguro de si "Mrs." o "Miss" son apropiadas.) Si no está seguro sobre el género, simplemente use el nombre y apellido, es decir, Dear Chris Smith. Si no conoce el nombre de la persona, comience su correo electrónico sin saludo o use un saludo simple, ej. Hola, saludos, estimado gerente, etc.
Si el correo electrónico es para un colega u otra persona que conozca, use el nombre que usaría en persona o por teléfono.
04 Usar la gramática y la puntuación correctas
Es muy importante usar la gramática correcta en un correo electrónico. Consciente o subconscientemente, los lectores penalizan a los remitentes por errores gramaticales.
- Oraciones de ejecución : cuando escribe un correo electrónico, no ahorre los períodos. Esa pequeña pausa les da a los lectores tiempo para entender los significados de las palabras. Las oraciones cortas permiten más de estas pequeñas pausas. Rompe oraciones largas incluso cuando técnicamente no son oraciones continuas.
- Comas : pocas o demasiadas comas pueden ser confusas. Aprende a usar la coma correctamente.
- Contrato sujeto-verbo : las oraciones con este tipo de error son banderas rojas para los empleadores que buscan candidatos con buenas habilidades de comunicación. Revise las reglas para el acuerdo sujeto-verbo.
05 Verificar ortografía y capitalización
Usa un corrector ortográfico, pero no confíes en él. Un corrector ortográfico no detectará "ellos" para "el" o "allí" para "su", y este tipo de error indica descuido. No utilice abreviaturas de mensajes de texto como "u" para "usted" o "tho" para "sin embargo".
Use mayúsculas correctas. La mayoría de la gente sabe para capitalizar el comienzo de la oración y los nombres propios, pero muchos no lo hacen en los correos electrónicos. Demuestra que no te importa tomar esa fracción extra de segundo para presionar la tecla Mayús. Por otro lado, demasiadas mayúsculas pueden distraer al lector. Evite escribir frases en mayúsculas (que muchos interpretan como el equivalente a gritar en persona), así como capitalizar, solo para enfatizar, la primera letra de las palabras que no están al principio de una oración o los nombres propios.
06 Utilice el formato simple en el correo electrónico
Recuerde que los programas de correo electrónico se muestran de forma diferente. Lo que parece perfectamente alineado en su pantalla puede correr en conjunto en el de otra persona. Por este motivo, evite pegar en un correo electrónico un documento de procesamiento de texto con gran formato, como un currículum o una carta de presentación. Use documentos que estén escritos en formato de texto plano.
Haga párrafos cortos. Al igual que los períodos, los saltos de párrafo le dan al lector un descanso. Alguien que lea un correo electrónico en un teléfono celular se beneficiará con párrafos cortos. Pero tenga cuidado de seguir las reglas básicas con respecto a los párrafos.
07 Sé conciso
Los correos electrónicos serpenteantes que entierran el punto se presentan y finalmente se olvidan. O peor, pueden ser malentendidos. Haga que su propósito sea claro, usando un lenguaje conciso.
- Elimine Wordiness : escriba con verbos activos. "Jack me envió los formularios" usa un verbo activo. "Los formularios me fueron enviados por Jack" son pasivos. La forma pasiva solo usa unas pocas palabras más, pero se suma. Más que eso, requiere que los lectores reorganicen las ideas en sus cabezas.
- Adhiérase al punto : resista la tentación de agregar información o ideas extrañas. Guarde estos para otro correo electrónico.
- Use puntos de viñeta : estos le permiten a su lector usar pistas visuales para captar lo que es importante. Pero si tiene dudas sobre cómo se mostrarán las viñetas, use asteriscos o guiones para crear viñetas.
08 Firme el correo electrónico apropiadamente
Si su correo electrónico se convierte en una firma estándar, asegúrese de que sea apropiado para el correo electrónico particular que está enviando. Las firmas con declaraciones políticas o los nombres y edades de sus hijos están bien para el correo electrónico personal, pero para el trabajo use una firma menos personal. Dependiendo de su trabajo y su empleador, aún puede personalizar su firma de correo electrónico con un presupuesto. Elija algo que no sea controvertido. Si está buscando un trabajo, use su firma para proporcionar la información de contacto adecuada sin presupuestos ni personalización adicional.
09 Releer / Repensar antes de golpear Enviar
Verifique los errores de ortografía y puntuación antes de presionar enviar. Si encuentra un error en un correo electrónico para una solicitud de trabajo, arréglelo y vuelva a leerlo nuevamente antes de presionar enviar. Pero también relee por contenido. Si su correo electrónico es extenso, piense en formas de hacerlo más conciso. Y si su correo electrónico es controvertido o fue escrito con enojo, presione guardar y no enviar. Regrese unas horas o un día después y vea si todavía desea enviarlo.
Esto puede sonar como mucho que hacer antes de enviar un correo electrónico, pero si está enviando correos electrónicos efectivos y está organizando de manera más eficiente su correo electrónico, descubrirá que realmente tiene más tiempo, no menos.