El IRS no explica los gastos comerciales deducibles de impuestos en términos sencillos. El mejor lugar para encontrar información fiscal es el Servicio de Rentas Internas (IRS). Después de todo, el IRS escribe publicaciones impositivas, crea formularios impositivos y hace cumplir las leyes impositivas. Pero el IRS escribe asumiendo que las personas que leen su información ya tienen una comprensión básica de los términos de impuestos.
En el caso de gastos comerciales ordinarios y necesarios, las definiciones del IRS son un poco turbias, por lo que aquí, en términos fáciles de comprender, se incluye información sobre las deducciones fiscales que usted puede tomar para ser propietario y administrar un negocio con fines de lucro.
¿Qué son los gastos comerciales?
Los gastos comerciales son costos asociados con la ejecución de un negocio existente. Los costos asociados con la puesta en marcha de un negocio se deducen como "gastos de capital". Muchos, pero no todos los gastos comerciales, son deducibles de impuestos si usted está operando su negocio con fines de lucro.
Los gastos comerciales no incluyen gastos de capital, gastos personales ni gastos utilizados para calcular el costo de los bienes vendidos. Estos gastos se enumeran por separado en sus impuestos.
Los gastos para el uso comercial de su hogar son costos compartidos (es decir, seguro, hipoteca o alquiler, y facturas de servicios públicos) porque los costos benefician tanto a la empresa como al propietario. Estos costos se consideran gastos comerciales, pero se enumeran por separado de otros gastos comerciales, en el Anexo C del IRS (Formulario 1040): Ganancias o pérdidas de negocios.
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Por definición, los gastos comerciales deben ser 'ordinarios y necesarios'
La palabra clave aquí es "y". Para ser deducible como un gasto comercial, el gasto debe ser "ordinario" y "necesario". Los gastos ordinarios y necesarios también deben ser "razonables", o el IRS puede no permitir el gasto.
- Gastos ordinarios: cosas que se usan comúnmente y que son aceptadas por los estándares generales de la industria. Es decir, cosas que son típicas en su comercio o negocio y que son necesarias para administrar su negocio. Los gastos ordinarios también deben ser necesarios para deducirlos de sus impuestos comerciales.
- Gastos necesarios: los costos de las cosas útiles y apropiadas para administrar su negocio o negocio. Los gastos necesarios no son deducibles de impuestos a menos que también sean gastos ordinarios.
Un ejemplo de un gasto empresarial razonable, "ordinario y necesario": los costos asociados con el envío de boletines informativos, tarjetas navideñas u otra literatura promocional que se distribuye para promover las relaciones con los clientes o generar nuevos negocios.
Un ejemplo de un gasto comercial "irracional": pagar $ 5,000 por cortinas de diseñador para su oficina en el hogar. Este gasto no se consideraría ordinario o necesario.
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Cómo determinar si un gasto comercial es ordinario y necesario
Si no está seguro si un gasto es ordinario y necesario, formule dos preguntas:
- ¿El gasto se relaciona directamente con el funcionamiento del negocio? Si el gasto es para beneficio personal simplemente para hacer su trabajo más fácil o más cómodo (es decir, usted maneja mucho, por lo que compra un cojín para su automóvil) no es deducible.
- ¿Puede deducirse el gasto en "costo de los bienes vendidos" o "gastos de capital"? De ser así, no puede deducir el artículo como un gasto comercial "ordinario y necesario".
Asegúrese de guardar recibos por cada gasto que deduzca en sus impuestos, incluyendo hipoteca, alquiler, seguro, facturas de servicios públicos, cuotas obligatorias de la asociación de propietarios (cuotas opcionales, como membresías de clubes o grupos) no son deducibles porque no son obligatorios para vivir / trabajar en el hogar).
Alerta de auditoría: las empresas basadas en el hogar que informan los gastos para el uso empresarial de una vivienda tienen más probabilidades de ser auditadas por el IRS que otros propietarios de empresas similares.
Fuente: Departamento del Tesoro; Servicio de ingresos internos. "Gastos comerciales". 5 de abril de 2008