Una serie de preguntas pasan por su mente:
- ¿Cómo empiezo?
- ¿Cuáles son los pasos necesarios para mover el proyecto desde el inicio hasta el cierre?
- ¿Cómo creo un equipo de proyecto de alto rendimiento?
- ¿A quién le pido ayuda en este proceso? ¿Hay un patrocinador ejecutivo?
Esta publicación se centra en ayudar a cualquier persona nueva a liderar un proyecto , comité o iniciativa de equipo para una actividad que sea exclusiva de la organización. Ya sea que esté organizando una fiesta de fin de año o liderando nuevas iniciativas de desarrollo de productos, existen las herramientas y los procesos de administración de proyectos para hacer que su probabilidad de éxito sea mucho mayor.
Primero, comprende las 5 etapas del proceso del proyecto:
Si bien le recomiendo que lea más sobre cada una de las 5 etapas en detalle, sepa que son:
- Iniciación: inicio del proyecto.
- Planificación: planificación de todo el trabajo del proyecto.
- Ejecución: en realidad realizar el trabajo.
- Gestión y control: todo el trabajo que realiza durante el proyecto para supervisar el progreso.
- Cierre: completar y entregar el proyecto y levantar el equipo.
Estos pasos son idénticos para cada proyecto.
13 pasos básicos para el principiante del proyecto:
- Definir el alcance: el primer paso, y el más importante, en cualquier proyecto es definir el alcance del proyecto . ¿Qué se supone que debes lograr o crear? ¿Cuál es el objetivo del proyecto? Igualmente importante es definir lo que no está incluido en el alcance de su proyecto. Si no obtiene suficiente definición de su jefe, aclare el alcance usted mismo y envíela arriba para su confirmación. Si bien el ejemplo es un poco alejado del tema comercial, todos podemos relacionarnos con la recepción de una boda. Al planear una recepción nupcial, puede tener su alcance: prepare una recepción nupcial para 100 invitados, completa con cena, bar abierto, pastel de bodas y una banda en vivo para bailar en una fecha determinada a un costo que no exceda los $ 20,000.
- Determine los recursos disponibles: ¿Qué personas, equipos y dinero tendrá disponibles para lograr los objetivos del proyecto? Como gerente de proyecto, generalmente no tendrá control directo de estos recursos, pero tendrá que gestionarlos a través de la administración de la matriz .
- Comprenda la línea de tiempo: ¿ Cuándo debe completarse el proyecto? A medida que desarrolla su plan de proyecto, puede tener cierta flexibilidad en la forma en que utiliza el tiempo durante el proyecto, pero los plazos generalmente son fijos, como en el caso de la recepción de la boda. Si decide usar horas extraordinarias para cumplir con el cronograma, debe compararlo con las limitaciones de su presupuesto.
- Reúna su equipo de proyecto: junte a las personas de su equipo y comience un diálogo. Ellos son los expertos técnicos. Es por eso que su supervisor funcional los asignó al proyecto. Tu trabajo es administrar el equipo.
- Detalle el trabajo, parte 1: ¿Cuáles son las principales piezas o componentes que deben crearse para completar el proyecto? Por ejemplo, una recepción de bodas requiere un alto nivel: una sala de recepción, comida, bebida, un pastel, invitados y entretenimiento. Por supuesto, cada uno de esos artículos más grandes se puede dividir en muchos artículos adicionales. Eso es el próximo paso.
- Detalla el trabajo, Parte 2: en nuestro ejemplo de recepción de la boda anterior, es probable que tengas un equipo o persona a cargo de los diferentes componentes. Trabaja con los miembros de tu equipo para deletrear los detalles necesarios para lograr cada elemento principal. La persona a cargo de los alimentos debe comprender las opciones, las limitaciones de costos y realizar selecciones que respalden la consecución del alcance . Enumere los pasos más pequeños en cada uno de los pasos más grandes. Cuantos niveles profundos ingresas en pasos cada vez más detallados depende del tamaño y la complejidad de tu proyecto.
- Desarrolle un plan preliminar: reúna todos sus pasos en un plan. Una buena forma de hacerlo es utilizar una tabla de precedencia que identifique qué elementos deben preceder a otros elementos. Las prácticas formales de gestión de proyectos requieren desarrollar lo que se denomina un diagrama de red e identificar la ruta crítica . Si bien esto puede estar más allá de sus necesidades o nivel de conocimiento, el tema central es secuenciar las actividades en el orden correcto y luego asignar recursos a las actividades. Las preguntas para hacer incluyen: ¿Qué pasa primero? ¿Cuál es el próximo paso? ¿Qué pasos pueden seguir al mismo tiempo con diferentes recursos? ¿Quién va a hacer cada paso? ¿Cuánto tiempo tardará? Hay muchos paquetes de software excelentes disponibles que pueden automatizar muchos de estos detalles para usted. Pregunte a otros en posiciones similares qué es lo que usan.
- Cree su plan de base: reciba comentarios sobre su plan preliminar de parte de su equipo y de cualquier otra parte interesada. Ajuste sus cronogramas y horarios de trabajo para adaptar el proyecto al tiempo disponible. Haga los ajustes necesarios en el plan preliminar para producir un plan de referencia.
- Solicitar ajustes del proyecto: casi nunca hay suficiente tiempo, dinero o talento asignado a un proyecto. Tu trabajo es hacer más con los recursos limitados de lo que la gente espera. Sin embargo, a menudo hay límites en un proyecto que simplemente no son realistas. Debe presentar su caso y presentárselo a su jefe y solicitar que se modifiquen estos límites irreales. Pregunte por los cambios al comienzo del proyecto. No espere hasta que esté en problemas para solicitar los cambios que necesita. Sin embargo, si su proyecto implica una boda, ¡no espere tener éxito pidiendo muchos cambios significativos!
- Trabaje su plan, pero no muera por ello: Hacer el plan es importante, pero el plan puede cambiarse. Tiene un plan para conducir al trabajo todas las mañanas. Si una intersección está bloqueada por un accidente, cambias tu plan y tomas un camino diferente. Haz lo mismo con tus planes de proyecto. Cámbielos según sea necesario, pero siempre tenga en cuenta el alcance y los recursos.
- Monitoree el progreso de su equipo: Al principio del proyecto, hará poco progreso, pero luego comenzará a monitorear lo que todos están haciendo de todos modos. Eso hará que sea más fácil detectar los problemas antes de que se conviertan en problemas.
- Documente todo: mantenga registros. Cada vez que cambie su plan de referencia, anote cuál fue el cambio y por qué fue necesario. Cada vez que se agrega un nuevo requisito al proyecto, escriba de dónde proviene el requisito y cómo se ajustó la línea de tiempo o el presupuesto. No puedes recordar todo, así que escríbelos para poder buscarlos en la revisión del final del proyecto y aprender de ellos.
- Mantenga a todos informados: mantenga informados a todos los interesados del proyecto sobre el progreso desde el principio. Hágales saber de su éxito a medida que completa cada hito, pero también infórmeles de los problemas tan pronto como aparezcan. Además, mantén informado a tu equipo. Si se están considerando cambios, cuéntele al equipo lo antes posible. Asegúrese de que todos en el equipo estén al tanto de lo que hacen los demás.
La línea de fondo
No es necesario ser un gerente de proyecto formal para liderar una iniciativa de proyecto. Sin embargo, debe aplicar las herramientas y la lógica de la gestión de proyectos al trabajo de aclarar sus objetivos, detallar el trabajo, formar un equipo y ejecutar y supervisar el trabajo. ¡Lo mejor del éxito!