El poder de un alcance del proyecto cuidadosamente construido:
Una declaración de alcance cuidadosamente especificada es un habilitador crítico del éxito del proyecto y una parte integral de la práctica de la gestión efectiva del proyecto. Beneficios incluidos:
- La declaración permite que el equipo del proyecto y el cliente (s) se aseguren de que comparten una visión común de las características, la calidad y el tiempo previstos del proyecto.
- El alcance le permite al equipo del proyecto la capacidad de identificar claramente y comprometerse con las partes interesadas: personas o grupos que se ven afectados por el proyecto y obtener su apoyo y participación.
- El alcance sirve para ayudar a los miembros del equipo a concentrarse solo en el trabajo requerido para satisfacer las necesidades del cliente.
- Si se sugieren cambios que están más allá de los límites del alcance original, la declaración sirve como una guía para estimar y proponer modificaciones. Si los cambios son aceptados por todas las partes interesadas, la declaración del alcance se revisa.
Creación del alcance del proyecto:
El gerente del proyecto junto con los miembros del equipo, los clientes, el patrocinador ejecutivo y las partes interesadas clave trabajan para comprender y describir el resultado requerido de la iniciativa del proyecto, a menudo referenciado como el entregable. Este entregable incluye un costo o un rango de costo aceptable que se valida en las actividades de planificación y estimación.
También define las características clave que se incluirán, así como el marco de tiempo para la entrega final del proyecto. Una vez acordado por el cliente, el gerente del proyecto, el equipo del proyecto y el patrocinador ejecutivo, cualquier cambio a esta declaración de alcance debe hacerse usando un proceso de cambio cuidadosamente controlado y documentado.
Impacto en cascada del alcance del proyecto en otros:
Una vez que se ha acordado la declaración del alcance o el documento, los equipos de trabajo involucrados usan la información en la declaración para estimar su propio trabajo, tiempo y costos. Cuanto más preciso y preciso sea el enunciado del alcance, más probable es que los equipos de trabajo produzcan estimaciones precisas y requisitos de recursos.
Las declaraciones de alcance del proyecto identifican lo que no está incluido en la iniciativa:
No es raro que el documento de alcance del proyecto también enumere elementos específicos que no forman parte del alcance del proyecto y, por lo tanto, se excluyen del trabajo que se entregará. Por ejemplo, un proyecto para construir una casa podría estipular que la obtención de los permisos ambientales debe ser hecha por el propietario y está fuera del alcance del proyecto del contratista que está construyendo la casa.
El impacto de un alcance del proyecto mal construido:
La falta de claridad en el alcance del proyecto es una fuente común de estrés y fracaso del proyecto.
Un documento de alcance vago o ambiguo deja muchos temas abiertos a debate y llamadas de juicio desinformadas, lo que afecta las características, la calidad, el calendario y el costo de la iniciativa.
Otro desafío con una declaración de alcance vaga junto con procesos de cambio débiles se llama: fluencia de alcance. El rastreo del alcance ocurre cuando el cliente solicita y los equipos de trabajo agregan capacidades adicionales al entregable, más allá de la intención o los límites de los planes originales.
Cambiar el alcance:
Si bien los frecuentes cambios en el alcance retrasarán la finalización del proyecto y potencialmente agregarán costos significativos, hay algunas situaciones donde es necesario y razonable ajustar el alcance. Los gerentes de proyecto confían en un proceso de "gestión de cambios" que identifica el cambio solicitado, revisa todas las estimaciones correspondientes de tiempo, costo y carga de trabajo y reevalúa el proyecto en busca de nuevos riesgos dado el cambio.
Normalmente, el gerente del proyecto y el patrocinador ejecutivo toman la decisión final de cambiar el alcance una vez que la situación se ha analizado por completo. Los cambios se documentan en un registro de decisiones y luego se comunican al equipo de proyecto más grande.
También conocidos como requisitos del proyecto, objetivos del proyecto
Ejemplos: El alcance del proyecto fue la entrega de un sitio web de una página, conforme a las especificaciones del proyecto, dentro de 2 semanas.