Los elementos de la gestión de proyectos explicados
Los proyectos son un medio para alcanzar una meta, y la meta finalmente se alcanzará.
Su negocio podría pasar a otro proyecto ... o no. Pudo haber sido un objetivo de una sola vez.
Los proyectos provocan una creciente necesidad en la fuerza de trabajo. Se estima que se agregarán más de 15 millones de nuevos puestos de gestión de proyectos en todo el mundo para 2020.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos no es toda la operación de su empresa. Es solo un segmento, un plan detallado sobre cómo usted y su empresa alcanzarán un objetivo determinado.
Es bastante fácil decir que quieres llegar al Recuadro A, por lo que darás 25 pasos en esa dirección. Pero también debe tener en cuenta las consideraciones de tiempo en su plan de proyecto, y lo más probable es que tenga que trabajar dentro de un presupuesto. Puede arrastrar esos 25 pasos o puede hacer footing. Depende de qué tan rápido debe llegar para completar con éxito el proyecto. Puede ahorrar dinero viajando a pie, o puede contratar un conductor. Depende del presupuesto que haya dedicado al proyecto.
No existe un enfoque, sistema o plan para todos. Cada proyecto que usted y su empresa abordarán probablemente tengan su propia línea de tiempo, objetivo y presupuesto. Es por eso que es tan importante contar con un gerente de proyectos talentoso y experto para llevar a cabo el programa.
Los elementos de un proyecto
Un gerente de proyecto exitoso debe administrar simultáneamente cuatro elementos básicos de un proyecto: alcance, recursos, tiempo y dinero.
Estos elementos están interrelacionados y deben gestionarse juntos si el proyecto y el gerente del proyecto deben tener éxito.
- Alcance: Esto implica el tamaño, los objetivos y los requisitos del proyecto.
- Recursos: Necesitará personas, equipos y materiales en su lugar.
- Tiempo: Esto no solo trata la cantidad de tiempo que tomará el proyecto en general. Debe dividirse en duraciones de tareas, dependencias y ruta crítica.
- Dinero: tenga una firme comprensión de los costos, las contingencias y los beneficios.
El elemento más importante: alcance
El alcance del proyecto es la definición de lo que se supone que debe lograr el proyecto y los presupuestos de tiempo y dinero que se han creado para lograr estos objetivos. Cualquier cambio en el alcance del proyecto debe tener un cambio correspondiente en el presupuesto, el tiempo, los recursos o los tres.
Si el alcance del proyecto es construir un edificio para alojar tres widgets con un presupuesto de $ 100,000, se espera que el administrador del proyecto haga eso. Si el alcance se cambia a un edificio para cuatro widgets, el administrador del proyecto debe obtener un cambio apropiado en tiempo, dinero y recursos.
Recursos
Hay tres aspectos de comprensión y administración de recursos: personas, equipos y material.
Un gerente de proyecto exitoso debe administrar eficazmente los recursos asignados al proyecto, incluidos los miembros del equipo del proyecto , el personal del proveedor y los subcontratistas.
Debe asegurarse de que sus empleados tengan las habilidades y herramientas que necesitan para completar el trabajo, y debe monitorear continuamente si tiene suficientes personas para completar el proyecto en la fecha límite. Su trabajo es garantizar que cada persona comprenda la tarea y los plazos del proyecto.
El miembro principal de cada grupo de empleados informa al gerente del proyecto cuando administra a los empleados directos, pero los empleados también pueden tener un gerente de línea que brinde orientación técnica. En una situación de gestión matricial como un equipo de proyecto, el trabajo del gerente del proyecto es proporcionar dirección del proyecto a los gerentes de línea. Administrar subcontratos laborales generalmente significa administrar el liderazgo del equipo para los trabajadores subcontratados, quienes a su vez administran a esos trabajadores.
A menudo, un gerente de proyecto debe procurarse equipos y materiales y administrar su uso para que el equipo pueda operar de manera eficiente.
Él es responsable de tener el equipo y los materiales apropiados en el lugar correcto en el momento adecuado.
Hora
Los tres elementos de la administración exitosa del tiempo son las tareas, el cronograma y la ruta crítica.
Cree el cronograma del proyecto enumerando, en orden, todas las tareas que se deben completar. Algunos deben hacerse de forma secuencial, mientras que otros pueden superponerse o hacerse en tándem. Asigna una duración a cada tarea. Asigne los recursos requeridos. Determine los predecesores (qué tareas deben completarse antes que los demás) y los sucesores, las tareas que no pueden comenzar hasta que se completa cada una de las otras tareas. Este aspecto de la gestión de proyectos a veces se denomina gestión de cascada porque una tarea sigue a otra en orden más o menos secuencial.
El software de administración de proyectos puede simplificar la tarea de crear y administrar el cronograma del proyecto.
Algunas tareas tienen un poco de flexibilidad en sus fechas requeridas de inicio y finalización. Esto se llama "flotar". Otras tareas no tienen flexibilidad. Tienen flotador cero. Una línea a través de todas las tareas con flotación cero se llama la ruta crítica . Todas las tareas en esta ruta (y puede haber varias rutas paralelas) deben completarse a tiempo si el proyecto debe llegar antes de la fecha límite. La tarea clave de administración del tiempo del gerente de proyecto es monitorear la ruta crítica.
Dinero
Las tres consideraciones para administrar el dinero son los costos, las contingencias y las ganancias.
Cada tarea tiene un costo, ya sea las horas de trabajo de un programador de computadoras o el precio de compra de una yarda cúbica de concreto. Cada uno de estos costos se estima y se suma al preparar el presupuesto del proyecto .
Algunas estimaciones serán más precisas que otras. El presupuesto del proyecto debe, por lo tanto, incluir un subsidio de contingencia, dinero separado en el presupuesto "por si acaso", el costo real de un artículo es muy diferente de la estimación.
El beneficio es el dinero que la empresa quiere obtener de la tarea. Se pone encima del costo.
Entonces, el presupuesto del proyecto se compone del costo estimado, más la contingencia, más cualquier ganancia. El trabajo del gerente del proyecto es mantener el costo real en el costo estimado o por debajo de él y maximizar el beneficio que la empresa obtiene del proyecto.
Project Management es un arte y una ciencia
La gestión exitosa del proyecto requiere práctica. Estas ideas pueden darle una comprensión básica de la gestión de proyectos, pero considérelo solo un comienzo. Si su trabajo o carrera incluye la gestión de proyectos, y si desea mejorar sus habilidades, hable con gerentes de proyectos exitosos, lea y practique. La gestión de proyectos puede ser una carrera muy gratificante.