Planifique, responsabilice a las personas, comuníquese y comuníquese un poco más
Esa es una buena definición académica, pero ¿qué hacen los directores de proyectos?
En pocas palabras, administran proyectos. Quizás esto es demasiado simple, pero eso es lo que hacen. Dentro de los límites éticos, hacen lo que sea necesario para lograr los objetivos del proyecto.
PMI define un proyecto como "una actividad grupal temporal diseñada para producir un producto, servicio o resultado único". La palabra única es el trabajo clave en esta definición. Las tareas diarias no comprenden proyectos. Las actividades que componen un proyecto ya no se llevan a cabo una vez que el proyecto termina.
Los gerentes de proyecto organizan recursos, como tiempo, dinero y personas, para que los proyectos tengan éxito. Una vez que se finaliza un proyecto, los gerentes de proyecto se trasladan a otro proyecto.
Qué hacen los gerentes de proyectos
Si el trabajo de un gerente de proyecto es organizar recursos para que los proyectos tengan éxito, ¿cómo sucede esto?
Los gerentes de proyecto planifican proyectos. Se sientan con los patrocinadores del proyecto para establecer los objetivos del proyecto. Toman estos objetivos y los desarrollan en una carta de proyecto .
El estatuto del proyecto es el documento que formaliza el comienzo de un proyecto. La carta del proyecto describe las expectativas de alto nivel del proyecto, como los hitos, el presupuesto y los plazos. Los componentes exactos de los estatutos del proyecto varían según la organización.
El gerente del proyecto y el patrocinador del proyecto discuten a quién quieren en el equipo del proyecto.
El gerente del proyecto y el patrocinador diseñan estrategias sobre cómo conseguirán que estas personas participen en el proyecto. El patrocinador del proyecto debe tener la posición organizativa y la influencia para acercarse a los gerentes de alto nivel a fin de obtener recursos de personal para el proyecto.
Estos miembros del personal no informarán formalmente al gerente del proyecto, pero serán responsables ante el gerente del proyecto de completar las tareas del proyecto asignado. Esta es quizás la cosa más difícil sobre la gestión de proyectos: el gerente de proyecto no tiene una autoridad gerencial completa sobre los miembros del equipo del proyecto. Estas personas tienen otras asignaciones y prioridades fuera del proyecto. Si surgen problemas personales, los gerentes de proyecto intentan manejarlos con el miembro del equipo del proyecto, pero si esos problemas persisten, el administrador del proyecto puede tener que dirigirse al administrador del miembro del equipo para llegar a una resolución.
Una vez que un gerente de proyecto conoce sus recursos para un proyecto, el gerente del proyecto desarrolla un plan de proyecto y una estructura de desglose de trabajo , o WBS. El WBS divide los hitos del proyecto en fragmentos manejables que se pueden asignar a una persona. Una tarea no tiene que ser completada por una sola persona, pero una persona debe ser responsable de la tarea.
A medida que un gerente de proyecto desarrolla la EDT, considera qué tareas dependen una de la otra. Él secuencia las tareas apropiadamente. También considera las fortalezas, debilidades y otros compromisos de los miembros del equipo del proyecto.
La mayor parte del trabajo de un gerente de proyecto es la comunicación. En la fase de planificación, el gerente del proyecto y el patrocinador están en constante comunicación. En la reunión de inicio, el gerente del proyecto establece el tono para todo el proyecto. Una vez que el proyecto ha comenzado, el gerente del proyecto se comunica con los miembros del equipo del proyecto, los patrocinadores del proyecto y las partes interesadas . Los interesados pueden ser tanto dentro como fuera de la organización. El gerente del proyecto se reúne regularmente con el equipo del proyecto y se reúne con los miembros individuales del equipo según sea necesario. El gerente del proyecto también se reúne con el patrocinador del proyecto con regularidad para garantizar que el proyecto avance como lo espera el patrocinador del proyecto.
Cuando el proyecto llega a su fin, el gerente del proyecto debe comunicarse para asegurarse de que todo se una. Una vez que se ha cerrado, el gerente del proyecto documenta y comunica las lecciones aprendidas del proyecto.
Las organizaciones gubernamentales tienden a utilizar gerentes de proyectos en grandes esfuerzos con componentes de tecnología de la información, como actualizaciones importantes de software y actualizaciones de hardware. Los proyectos de tecnología de la información más pequeños tienen más probabilidades de tener estructuras formales de gestión de proyectos que proyectos más pequeños sin implicaciones tecnológicas. Los gerentes de proyecto para estos proyectos más pequeños y no técnicos pueden ser personal que no tiene capacitación en gestión de proyectos y que se espera que se entretengan en el trabajo.
Muchas personas caen en la gestión de proyectos de ser forzados a pasar el rato. Vienen de todo tipo de orígenes. Ya sean oficiales de policía , gerentes de contrato, especialistas en currículo , funcionarios de información pública u otra cosa, comienzan como expertos en la materia que tienen habilidades organizativas y terminan como gerentes de proyecto. Una vez que obtienen un poco de experiencia y capacitación, descubren que disfrutan la gestión de proyectos. Buscan más oportunidades para administrar proyectos, capacitación para mejorar sus habilidades y tal vez certificaciones para darse más credibilidad y oportunidades de trabajo.
Características de los gerentes de proyecto
Hay varias características comunes entre los gerentes de proyectos exitosos. Con estos rasgos, los gerentes de proyecto están en camino de lograr los objetivos de sus proyectos.
Los gerentes de proyecto deben ser confiables. Para que las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto puedan confiar en un proyecto irá bien, deben confiar en el gerente del proyecto. Si las cosas van bien o no, el gerente del proyecto debe ser abierto y honesto sobre lo que está sucediendo con el proyecto. Tal franqueza mejora la confiabilidad de un gerente de proyecto. La gente sabe que obtendrá información confiable sin importar lo que esté sucediendo en el proyecto.
Los gerentes de proyectos tienden a ser extrovertidos. La extroversión es una buena calidad para los gerentes de proyectos ya que se comunican constantemente. Ya sea que se comuniquen con el patrocinador del proyecto, las partes interesadas o los miembros del equipo, los gerentes de proyecto deben aprovechar al máximo las oportunidades para diseminar y recopilar información. Los gerentes de proyectos introvertidos pueden tener éxito; sin embargo, deben forzarse a sí mismos fuera de su zona de confort.
La planificación es fundamental para el éxito en la gestión de proyectos. Los gerentes de proyecto deben ser planificadores no solo para establecer un buen plan sino también para seguir un plan y saber cuándo ese plan debe cambiar. Los gerentes de proyecto se apegan a un plan hasta que ya no cumpla con las necesidades del proyecto. Luego, hacen ajustes sobre la marcha para garantizar que se cumplan los objetivos del proyecto. Comunican los cambios a las audiencias necesarias.
Los gerentes de proyecto no siempre son expertos en las materias de sus proyectos. En proyectos más grandes, prácticamente no hay forma de que un gerente de proyecto pueda ser un experto en todos los aspectos del proyecto. Es por eso que los equipos son tan importantes. Para combatir la falta de experiencia de un gerente de proyecto, los gerentes de proyecto deben estar orientados a los datos. Deben presionar a los miembros de su equipo para que les proporcionen datos verificables que demuestren que los proyectos avanzan como deberían. Cuando surgen decisiones críticas sobre el tiempo, la calidad y el alcance, los gerentes de proyecto necesitan datos para determinar lo que se debe hacer.
Debido a que los gerentes de proyecto necesitan datos, deben ser analíticos. Deben ser capaces de eliminar los prejuicios y las emociones para encontrar información relevante y aplicarla al proceso de toma de decisiones.
Certificaciones Gerentes de proyectos pueden ganar
Como la gestión de proyectos se ha convertido en una disciplina propia, el valor de las certificaciones ha aumentado. De hecho, muchas ofertas de trabajo en los sectores público y privado muestran que los empleadores requieren o prefieren que las nuevas contrataciones tengan credenciales. Las personas con un largo historial de trabajo en la gestión de proyectos pueden no necesitar certificaciones, pero los nuevos en esta línea de trabajo deben buscarlas. A medida que más personas entren en el campo de la gestión de proyectos, más personas necesitarán distinguirse como competentes.
En los Estados Unidos, la certificación más prevalente para los gerentes de proyecto es Project Management Professional, o PMP®, que ofrece PMI. Para obtener una credencial de PMP®, un gerente de proyecto cumple con los requisitos educativos, de experiencia y de capacitación. Estos requisitos se pueden cumplir de una de dos maneras. Primero, un gerente de proyecto debe tener un título de escuela secundaria, cinco años de experiencia con 7.500 horas de gestión de proyectos y 35 horas de capacitación relevante. En segundo lugar, un gerente de proyecto debe tener una licenciatura, tres años de experiencia con 4.500 horas administrando proyectos y 35 horas de capacitación relevante.
Después de cumplir con estos requisitos, un gerente de proyecto debe presentar una solicitud con PMI y tomar un examen. Este examen se basa en el Cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos o PMBOK®.
En total, PMI ofrece nueve certificaciones de gestión de proyectos. El PMP® y el más fácil de obtener Certified Associate en Project Management o CAPM® , son las dos certificaciones generales de PMI. Sus otras siete certificaciones tratan aspectos específicos de la gestión de proyectos, como el análisis comercial, la programación y la gestión de riesgos, o metodologías particulares de gestión de proyectos, como Agile y OPM3.
Los gerentes de proyecto de salarios ganan
Al igual que con casi cualquier trabajo que exista tanto en el sector público como en el privado, aquellos que trabajan para el gobierno pueden esperar ganar un poco menos que sus contrapartes del sector privado. La organización gubernamental tiende a tener mejores paquetes de beneficios que las empresas privadas.
Los gerentes de proyecto al principio de sus carreras ganan menos que aquellos que tienen más experiencia. A medida que los gerentes de proyecto adquieren experiencia, pueden obtener salarios más altos.