Comprender los conceptos básicos de la gestión de proyectos de ruta crítica

El campo de administración de proyectos ofrece una variedad de herramientas y técnicas diseñadas para simplificar y ayudar a controlar el trabajo de hacer algo nuevo. Por definición, los proyectos son todo el trabajo que hacemos una vez, son actividades temporales y únicas, en contraste con las muchas actividades de operaciones diarias de una empresa.

La disciplina de gestión de proyectos de ruta crítica (CPM) se estableció a fines de la década de 1950 y sigue siendo ampliamente practicada en la actualidad.

Este artículo ofrece una visión general de cómo se utiliza el enfoque de ruta crítica para ayudar a los equipos a completar sus iniciativas de proyectos.

Definición del camino crítico:

La ruta crítica por definición es la secuencia más larga de eventos en un plan de proyecto. Son los eventos que deben completarse sin demora o el proyecto corre el riesgo de extenderse más allá de la duración planificada.

Otra vista de la ruta crítica sugiere que es la secuencia de eventos con la menor cantidad de holgura (tiempo extendido). Esta terminología técnica es más fácil de entender al describir el proceso de identificación de la ruta crítica para un proyecto de muestra.

Basándose en el ejemplo de construir una casa, los pasos a continuación definen el proceso para identificar y usar la ruta crítica.

Primero, defina el alcance de su proyecto y las características principales:

Cada vez que un grupo se reúne para trabajar en una iniciativa de proyecto, hay entusiasmo y energía para avanzar rápidamente con el trabajo.

Sin embargo, un gerente de proyecto disciplinado entiende cuán importante es la fase de planificación para el éxito final de la iniciativa. El trabajo de identificar la ruta crítica comienza con la clarificación del alcance del proyecto y la determinación de los productos o características más importantes.

Imagina que estás construyendo una casa.

Antes de iniciar cualquier trabajo real en la casa, es importante que alcance el proyecto y describa las características principales. En este ejemplo, supongamos que su alcance requiere una casa de 2,000 pies cuadrados con tres dormitorios, una sala, un comedor, una cocina, tres baños y un sótano sin terminar a un costo que no exceda los $ 200,000.

Si bien las especificaciones ofrecen un buen punto de partida para el alcance, aún debe definir los materiales de construcción (madera o ladrillo) e identificar otras características clave, como calefacción, aire acondicionado y otras. Por último y no menos importante, necesita un objetivo para la finalización de esta casa.

A continuación, defina el trabajo detallado que se completará:

El administrador del proyecto que utiliza el método de ruta crítica trabajará con su equipo para traducir el alcance y las características clave en una lista de todo el trabajo que se debe completar para crear el proyecto. Una herramienta utilizada para identificar las tareas de trabajo es la estructura de desglose del trabajo.

El gerente del proyecto trabaja con el equipo ampliado para generar una lluvia de ideas sobre todas las tareas necesarias para producir el hogar completo con las características clave que describimos en nuestras actividades de alcance. Una técnica simple de anotar cada tarea clave en una nota adhesiva a menudo resulta en paredes cubiertas con el resultado de esta lluvia de ideas.

El proceso ignora la secuencia de eventos y la disponibilidad de recursos y se centra exclusivamente en la identificación de tareas. Una vez que el grupo ha confirmado que se ha identificado todo el trabajo necesario para entregar el proyecto, crean estimaciones de tiempo y costo para cada actividad discreta y luego dirigen su atención a la identificación de la ruta crítica.

Secuencia de las tareas de trabajo para encontrar la ruta crítica:

Armado con el contenido de la estructura de desglose del trabajo, que incluye las estimaciones de tiempo para cada uno de los elementos de trabajo (también llamados paquetes de trabajo), los miembros del equipo se centran en definir la secuencia de eventos necesaria para completar el proyecto. Utilizan las características clave o los resultados identificados en los materiales del alcance como punto de partida y construyen las diferentes rutas del proyecto.

En nuestro ejemplo de construcción de una casa, lógicamente secuencia de excavación y vertido de la base y el encuadre de la casa antes de agregar el techo.

Nuestro desafío es encontrar la secuencia correcta de eventos que permita que el proyecto avance sin problemas significativos.

Lo que surge después de esta actividad de secuenciamiento es un diagrama de red de proyecto completo con diferentes caminos. Utilizando las estimaciones de duración, el gerente de proyecto que normalmente depende del software de administración de proyectos calcula la hora más temprana y la última en que cada actividad puede comenzar y finalizar. El proceso identifica aquellos elementos en la secuencia que tienen tiempo adicional (flotación o holgura) y aquellos elementos que no pueden retrasarse sin demorar todo el proyecto.

La ruta que define la duración más larga o la menor cantidad de holgura a través de la red es la ruta crítica. Y aunque técnicamente puede haber múltiples rutas críticas en una red de proyectos, la mayoría de los gerentes de proyectos y equipos trabajan en el ajuste de la secuencia de eventos para minimizar esta posibilidad.

Cómo el administrador del proyecto usa la ruta crítica:

Armado con claridad sobre los elementos que deben completarse a tiempo o el proyecto se arriesga a retrasarse, el gerente del proyecto dedica un tiempo y atención considerables al monitoreo y control de estas actividades. Si un elemento en la ruta crítica se ejecutará tarde, el administrador del proyecto podría asignar recursos adicionales para acelerar la finalización. Si hay un conflicto de recursos entre dos actividades en la ruta crítica, el administrador del proyecto resolverá esto de una manera que minimice cualquier demora.

Comprender la ruta crítica simplifica drásticamente el proceso de programación de recursos. El equipo del proyecto puede enfocarse en asegurar la disponibilidad de los recursos correctos en el momento correcto. Como se describe a continuación, si es necesario, se pueden tomar prestados recursos de actividades no críticas para ayudar a mantener las tareas sensibles al tiempo en buen camino.

Si bien los elementos que no están en la ruta crítica son en última instancia esenciales para la finalización del proyecto, por definición tienen tiempo o holgura adicionales y es poco probable que su retraso retrase la fecha de finalización del objetivo de la iniciativa. Para compensar las posibles demoras críticas en el camino, los gerentes de proyectos con frecuencia toman recursos prestados de artículos no críticos, aprovechando la flexibilidad de holgura para esos artículos.

La línea de fondo:

La técnica de proyecto de ruta crítica ofrece al administrador del proyecto un conjunto de herramientas críticas para la gestión del riesgo y la optimización de las posibilidades de completar los proyectos a tiempo. El tiempo de planificación de fondo es considerable con este método, sin embargo, los beneficios para el control y la coordinación no tienen precio.