Las aplicaciones de videoconferencia en línea como Zoom, WebEx, Skype y GoToMeeting son excelentes herramientas que permiten a quienes trabajan en casa reunirse virtualmente con colaboradores y colegas. Permite la toma de decisiones en tiempo real y construir una relación personal con compañeros de trabajo al mismo tiempo. Y toda esta colaboración profesional hace que sea más fácil para aquellos de nosotros que buscan el equilibrio trabajo-vida encontrarla.
Sí, estas herramientas en línea son realmente geniales, de hecho, hasta que no lo son.
Si bien las reuniones con estas herramientas pueden ser formas efectivas y eficientes para que las personas se reúnan, hay algunos cuentos de advertencia. Tomemos, por ejemplo, a la mujer que se estaba manicurando las uñas durante una reunión ... aunque, sin su conocimiento, estaba siendo proyectada en una pantalla de tamaño de pared en las otras ubicaciones de la compañía en todo el mundo. Y luego estaba el tipo que estaba trabajando desde casa y visible en una reunión solo desde el cofre. Llevaba una bonita camisa de Oxford. Hilarity se aseguró, sin embargo, cuando se levantó de su silla para recuperar un libro. Solo estaba usando boxers debajo del Oxford.
A pesar de estos inconvenientes, las reuniones virtuales están despegando en el mundo corporativo, algo que los que trabajamos en casa realmente apreciamos. Los avances tecnológicos, junto con la voluntad de más empresas de permitir a los empleados trabajar al menos parte del tiempo desde su hogar, han hecho que las videoconferencias en línea sean una forma valiosa y consciente de los costos para que los trabajadores colaboren.
Pero también existe un punto oscuro relacionado con este tipo de reuniones, que puede ir desde francamente histérico a abyecta humillación hasta un rápido despido de la compañía. Si necesita participar en estas reuniones, aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta.
01 video y video Gaffes
Puede pensar que no es necesario decirlo, pero si se encuentra en una habitación llena de gente, y está participando en una videoconferencia con otras habitaciones de personas remotas, y usted está en la parte delantera de su grupo, por lo tanto, en el centro de la toma de la cámara, no es un buen momento para una manicura. No olvides dónde estás. Estás en una reunión de trabajo. Tenga un poco de respeto por sus colegas y su empresa.
En alguna parte de todas las aplicaciones de videoconferencia, hay una manera de silenciar su audio para que no pueda ser escuchado. Sea íntimo consciente de la ubicación de este botón y haga clic en él a la velocidad de la luz.
Una vez, en una reunión de videoconferencia, no hace mucho tiempo, en la que el vicepresidente de la compañía discutía sobre esto y aquello, como una campana, una mujer que estaba en la llamada dijo: "Este tipo no sabe qué es @@ ## de lo que está hablando. Él es un @ ** # @ %%. "Con casi 200 personas en la llamada, el silencio se dividió. No mucho tiempo después, esa mujer fue separada de la compañía. Lección del día: el botón de silencio es tu amigo.
02 Asuntos familiares
Por supuesto, un bebé llorando escuchado en una conferencia telefónica es un problema. Eso es obvio. Pero ¿qué pasa con el cónyuge que jura audible en el fondo o con el niño desnudo que atraviesa su oficina durante un video chat? Si estás tratando de proyectar profesionalismo mientras trabajas en casa, ¡esto te perjudicará en grande! Asegúrese de que su familia sepa (y se adhiera) a sus reglas básicas de trabajo en el hogar.
03 problemas de mascotas
¿Quién no ama a Rover? Las personas con las que estás sosteniendo una videoconferencia que tienen que escucharlo ladrar. Lo mismo ocurre con Kitty, que rueda el teclado mientras escribes en el chat.
A menos que haya un grupo muy pequeño en la reunión y sientas que has alcanzado un alto nivel de confianza y confianza con estas personas, no es una buena idea ponerte tu Shih Tzu en una reunión de trabajo.
Una oficina en el hogar siempre debe tener una puerta para que pueda excluir a las mascotas y otras distracciones potenciales durante las videoconferencias y las buenas reuniones telefónicas a la antigua. Esto también es útil si su reunión coincide con el momento más feliz del perro del día ... la llegada del cartero.
04 Screen Sharing Snafus
Muchos sistemas de videoconferencia le permiten compartir su pantalla con otros en la reunión. Esto le permite abrir esa hoja de cálculo en la que ha estado trabajando toda la semana y compartirla con los miembros de su equipo para que puedan ver (a) usted realmente sabe de lo que está hablando cuando se trata de este proyecto y (b) usted eres un gran triunfador porque dominas la capacidad de compartir tu pantalla.
Pero no te adelantes. Si tiene la sensación antes de una videoconferencia de que debe compartir su pantalla, recuerde que su pantalla estará visible para todos antes de abrir esa hoja de cálculo. No sería óptimo, por ejemplo, si comenzaste a compartir tu pantalla y todo el mundo, incluido tu jefe, viera que solo estabas mirando la última venta en línea de Bed Bath & Beyond o, peor aún, escribiendo una carta de presentación para un nuevo trabajo.
05 etiqueta de chat
El chat en línea es rápido y divertido y divertido. ¿Qué podría salir mal? Bueno ... cuando se trata de videoconferencias, el chat puede convertirse en un agujero de conejo, un callejón digital que atrae la atención de la reunión. Zoom, una popular solución de reunión virtual, tiene una agradable función de chat que puede ser útil. Los mensajes de chat como "He perdido audio" o "¿Hay un enlace a la presentación?" Son buenas preguntas porque pueden alertar al organizador de una reunión de que puede haber un problema técnico o que hay una necesidad de compartir información más extensamente.
Pero este tipo de barra lateral de chat durante una reunión, especialmente cuando hay docenas de personas en la reunión, puede distraernos muy rápido. Recuerde que todos ven esos chats fuera de tema tales como "¿Qué estás haciendo para almorzar hoy, me muero de hambre" o "Tu perro es el MÁS ALTO"?
06 The Upshot: Usa tu sentido común
Al igual que con la mayoría de la tecnología, la videoconferencia en línea es una herramienta maravillosa que impulsa el compromiso empresarial y permite que las personas que trabajan fuera de la oficina tradicional sean contribuyentes importantes al equipo del lugar de trabajo.
Pero también como con la mayoría de la tecnología, los usuarios necesitan una noción fuerte y de sentido común de lo que es y lo que no es apropiado en las reuniones de videoconferencia. Hace muchas lunas, mi primer jefe tenía este consejo con respecto al correo electrónico : "Si no escribes tu mensaje en una postal en casa de tu madre, probablemente no deberías enviarlo por correo electrónico". En el mundo de videoconferencia, este tipo de sentido común sigue siendo un muy buen consejo, también.