Un plan de proyecto es la culminación de una planificación meticulosa por parte de un gerente de proyecto . Es el documento maestro que guía cómo se ejecutará el proyecto . Según el Project Management Institute , es "un documento formal aprobado que se utiliza para guiar la ejecución del proyecto y el control del proyecto". Es el plan de los planes porque se documentan las intenciones del administrador del proyecto para cada faceta clave del proyecto. .
A continuación se detallan los elementos críticos que se encuentran en muchos planes de proyectos. Las organizaciones tienen sus procesos y protocolos para lo que necesita estar en un plan de proyecto y, en general, cómo se ejecutarán los proyectos, por lo que no todos los planes de gestión de proyectos tendrán estos elementos. Sin embargo, los gerentes de proyecto deberían considerarlos a todos en la fase de planificación para evitar confusiones e improvisaciones forzadas durante la fase de ejecución del proyecto.
01 Objetivos del proyecto
02 Alcance del proyecto
Al igual que los objetivos del proyecto, el alcance se define en el estatuto; sin embargo, un gerente de proyecto debería refinar aún más el alcance en el plan del proyecto. Una de las mejores formas de definir lo que está en el alcance de un proyecto es definir lo que está fuera del alcance. Por ejemplo, un proyecto para automatizar un proceso manual necesitaría una definición de alcance en donde ese proceso comienza y termina para excluir apropiadamente tareas que están fuera del alcance del proyecto. Esta información ayuda al gerente de proyecto a definir lo que está dentro del alcance.
03 Hitos y principales entregables
Los logros clave para un proyecto se llaman hitos. Los productos clave de trabajo se denominan productos principales. Representan los grandes componentes del trabajo en un proyecto. Un plan de proyecto debe identificar estos elementos, definirlos y establecer plazos para su finalización.
Digamos que una organización emprende un proyecto para desarrollar un nuevo software. Tal proyecto tiene tanto hitos como entregables. Los principales entregables podrían ser la lista final de requisitos comerciales y la lista de requisitos funcionales que implementan esos requisitos comerciales. A continuación, el proyecto podría tener hitos del final del diseño del negocio, el final de las pruebas del sistema, el final de las pruebas de aceptación del usuario y la fecha de lanzamiento del software. Estos hitos tienen productos de trabajo asociados a ellos, pero se tratan más de los procesos que los productos mismos.
El hito y los plazos principales de entregas no tienen que ser fechas exactas, pero cuanto más precisas sean esas fechas, mejor. Se puede lograr algo con fecha límite de octubre cualquier día del mes de octubre desde el 1 hasta el 31, pero el 15 de octubre debe cumplirse antes del 15 de octubre. Las fechas precisas ayudan al gerente del proyecto a estructurar el desglose del trabajo.
04 Estructura de desglose de trabajo
Una estructura de desglose del trabajo, o EDT, deconstruye los hitos y los principales productos en un proyecto en trozos más pequeños para que a una persona se le pueda asignar la responsabilidad de cada fragmento. Al desarrollar la estructura de desglose del trabajo, el director del proyecto considera muchos factores, tales como las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo del proyecto, las interdependencias entre las tareas, los recursos disponibles y la fecha límite general del proyecto.
El gerente del proyecto es el responsable final del éxito del proyecto, pero no puede hacerlo solo. La WBS es una herramienta que el gerente de proyecto usa para garantizar la responsabilidad del proyecto porque le dice al patrocinador del proyecto, los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas que son responsables de qué. Si el gerente del proyecto está preocupado por una tarea, el gerente del proyecto sabe exactamente con quién se reunirá con respecto a esa preocupación.
05 Presupuesto
El presupuesto de un proyecto muestra cuánto dinero se asigna para lograr el proyecto. El gerente del proyecto es responsable de dispersar estos recursos de manera apropiada. Para un proyecto que tiene proveedores, el gerente de proyecto garantiza que los entregables se completen de acuerdo con los términos del contrato, prestando especial atención a la calidad. Algunos presupuestos de proyectos se vinculan al plan de recursos humanos.
06 Plan de Recursos Humanos
El plan de recursos humanos muestra cómo se contará con el proyecto. A veces se lo conoce como el plan de personal. Este plan define quién estará en el equipo del proyecto y qué tanto compromiso se espera de cada persona. Al desarrollar este plan, el gerente del proyecto negocia con los miembros del equipo y sus supervisores sobre cuánto tiempo puede dedicar cada miembro del equipo al proyecto. Si se necesita personal para consultar sobre el proyecto pero no es parte del equipo del proyecto, eso también está documentado en el plan de personal. Nuevamente, se consulta a los supervisores apropiados.
07 Plan de gestión de riesgos
Muchas cosas pueden salir mal en un proyecto. Si bien todos los desastres posibles o pequeños contratiempos son imprevisibles, muchos pueden predecirse. En el plan de gestión de riesgos, el gerente del proyecto identifica los riesgos para el proyecto, la probabilidad de que esos riesgos sucedan y las estrategias para mitigar esos riesgos. El gerente del proyecto busca el aporte del patrocinador del proyecto , el equipo del proyecto, las partes interesadas y los expertos internos.
Se implementan estrategias de mitigación para los riesgos que probablemente ocurran o que tengan costos elevados asociados. Los riesgos que es poco probable que ocurra y los que tienen bajos costos se anoten en el plan; Sin embargo, es posible que no tengan estrategias de mitigación.
08 Plan de comunicaciones
Un plan de comunicaciones describe cómo se comunicará un proyecto a varias audiencias. Al igual que la estructura de desglose del trabajo, un plan de comunicaciones asigna la responsabilidad de completar cada componente a un miembro del equipo del proyecto.
Cada mensaje tiene una audiencia prevista. Los gerentes de proyecto se aseguran de que cada mensaje se adapte a su audiencia específica. Un plan de comunicaciones ayuda a los gerentes de proyectos a garantizar que la información correcta llegue a las personas adecuadas en el momento adecuado.
09 Plan de gestión de las partes interesadas
Un plan de gestión de las partes interesadas identifica cómo se utilizarán las partes interesadas en el proyecto. A veces, los interesados solo necesitan recibir información. Eso se puede solucionar en el plan de comunicaciones. Si se necesita más de las partes interesadas, un plan de gestión de las partes interesadas describe cómo se obtendrá.
10 Plan de gestión de cambios
Un plan de gestión de cambios establece un marco para realizar cambios en el proyecto. Los gerentes de proyectos tienden a querer evitar cambios en el proyecto; Sin embargo, los cambios son a veces inevitables. El plan de gestión de cambios proporciona protocolos y procesos para realizar cambios. Es fundamental para la responsabilidad y la transparencia que los patrocinadores del proyecto, los gerentes del proyecto y los miembros del equipo del proyecto sigan el plan de gestión del cambio.