Al igual que un supervisor, una de las mejores formas en que un patrocinador de proyecto apoya a un gerente de proyecto es a través del manejo de problemas que solo puede manejar alguien con la influencia organizativa del patrocinador del proyecto.
Cuando los gerentes de proyectos se topan con problemas que solo los patrocinadores del proyecto pueden resolver, estas son las cosas que los gerentes de proyectos deben hacer.
Escape todas las otras opciones
Los patrocinadores del proyecto tienden a estar en el nivel de la organización, donde la mayoría de las decisiones son difíciles, porque si una decisión es fácil, se realiza a un nivel más bajo. Tienen que tomar decisiones difíciles rápidamente a veces con información limitada.
Como gerente de proyectos, debe asegurarse de haber agotado todas las demás opciones para resolver su problema antes de dirigirse al patrocinador del proyecto. Por ejemplo, supongamos que tiene un miembro del equipo del proyecto que no cumple con sus compromisos. Antes de llevar el problema al patrocinador del proyecto, debe intentar resolver el problema uno a uno con el miembro del equipo del proyecto. Cuando eso no funcione, debe dirigirse al supervisor del miembro del equipo. Una vez que eso no solucione el problema, puede llevar el problema al patrocinador del proyecto. Ha agotado sus opciones para resolver los problemas de abajo hacia arriba.
Ahora, el patrocinador del proyecto puede trabajar en el tema de arriba hacia abajo. El patrocinador del proyecto debe resolver el problema con su par e informarle sobre el curso de acción acordado.
Lo último que quiere que suceda es que el patrocinador del proyecto presente una resolución que podría haber implementado bajo su propia autoridad sin ninguna ayuda.
A veces esto sucede. Todos cometemos errores. Aprenda de estas situaciones cuando ocurran, y será un mejor administrador de proyectos para ello. La próxima vez que surja una situación similar, la manejará mejor que antes.
Sea específico sobre lo que necesita
Si bien los patrocinadores de proyectos están acostumbrados a trabajar a partir de información incompleta, un gerente de proyecto no debe omitir la información relevante. Es importante que el patrocinador del proyecto tenga un contexto para la situación que necesita su atención.
Una vez que el patrocinador del proyecto tenga un contexto apropiado para la decisión, sea específico sobre lo que necesita del patrocinador. ¿Necesita instrucciones sobre cómo proceder? ¿Necesitas la autorización para tomar una acción en particular? ¿Necesitas un problema resuelto? ¿Necesita recursos que no puede obtener usted mismo?
Si no ha pensado exactamente lo que necesita, puede tomar una decisión sobre lo que necesita, pero luego descubrir que se equivocó. Analice el problema antes de llevarlo al patrocinador para minimizar el riesgo de desperdiciar el tiempo del otro.
Mantenga su solicitud enfocada
Los patrocinadores del proyecto son personas ocupadas. Un sinnúmero de problemas afectan sus horarios y le quitan el tiempo.
Cuando un gerente de proyecto tiene una necesidad real para el tiempo del patrocinador del proyecto, esto no es algo malo o una intrusión en el momento del patrocinador.
El tiempo pasado con el gerente del proyecto y el patrocinador del proyecto debe ser altamente productivo. Mantenga su solicitud enfocada para que use solo la mayor parte del tiempo de su patrocinador según sea necesario.
A medida que su patrocinador experimente tiempo personal productivo con usted, esperará sus reuniones. Las personas en altos niveles de organizaciones a menudo pasan su tiempo en reuniones improductivas a las que deben asistir. Participar en una reunión productiva podría ser un cambio de ritmo estimulante para el patrocinador de su proyecto.