¿Qué es un plan de gestión de partes interesadas?
¿Qué son los interesados?
Los interesados pueden ser internos y externos a la organización.
Entre los ejemplos de partes interesadas internas se incluyen ejecutivos y unidades de negocios como la contabilidad y la tecnología de la información. Las unidades de negocios generalmente tienen representantes en el equipo del proyecto. Las partes interesadas externas pueden ser grupos de interés, empresas y organizaciones cívicas. Es raro que las partes interesadas externas estén representadas en el equipo del proyecto. Para las agencias con autoridad reguladora, las industrias que regulan suelen ser el grupo de partes interesadas externas más importante para cualquier proyecto. Si el equipo del proyecto identifica a una parte interesada, esa parte interesada debe contemplarse en el plan de gestión de las partes interesadas.
No es práctico que un equipo de proyecto consista en miembros que representen a cada grupo de partes interesadas. En muchos casos, es imposible. Sin embargo, el equipo del proyecto necesita información y participación de las partes interesadas para que el proyecto tenga éxito. Por ejemplo, una organización gubernamental quiere renovar y modernizar por completo su programa de software propietario más utilizado.
Casi todos en la organización usan el programa de alguna manera. No se puede representar directamente a ningún tipo de usuario en el equipo del proyecto, por lo que el equipo idea formas de recopilar información de las partes interesadas y decide formas de informar a las partes interesadas sobre el estado del proyecto. Estos métodos de recopilación de estrategias de entrada y comunicación están documentados en el plan de gestión de las partes interesadas.
La diferencia entre un plan de gestión de partes interesadas y un plan de comunicación
Puede haber una cantidad significativa de sangrado entre el plan de gestión de las partes interesadas del proyecto y el plan de comunicación. Sus funciones son muy similares. Un plan de gestión de las partes interesadas es más amplio, ya que facilita los aportes al proyecto y describe los resultados. Un plan de gestión de las partes interesadas es más limitado, ya que solo se dirige a las personas con intereses creados, mientras que un plan de comunicación podría incluir audiencias más amplias.
Un plan de gestión de los interesados evoluciona durante un proyecto
El gerente de proyecto generalmente guarda el plan de gestión de las partes interesadas. A medida que un proyecto avanza, el gerente del proyecto revisa el plan de gestión de las partes interesadas y periódicamente lo trae de regreso al equipo del proyecto para considerar las actualizaciones. Un proyecto puede verse muy diferente en el medio de su línea de tiempo que en las etapas de planificación, por lo que es importante asegurarse de que los documentos guía del proyecto se modifiquen si las circunstancias lo requieren.
Ejemplo de cómo funciona un plan de gestión de partes interesadas
Aquí hay un ejemplo de cómo un plan de gestión de partes interesadas puede cambiar en el transcurso de un proyecto. Una agencia estatal se embarca en un proyecto de reglamentación. Cuando comienza, el patrocinador del proyecto y el gerente del proyecto elaboran una lista de partes interesadas para incluir en el plan de gestión de las partes interesadas.
Una de las primeras tareas del equipo del proyecto es desarrollar el plan. Después de unos meses, un miembro del equipo del proyecto identifica a un interesado al que nadie pensó al principio del proyecto. El gerente del proyecto agrega al nuevo interesado al plan y convoca una reunión del equipo del proyecto para analizar cómo involucrar al nuevo interesado. Una vez que el equipo decide qué hacer, el gerente del proyecto informará al patrocinador del proyecto.
Claramente, el plan de gestión de las partes interesadas es un documento vivo. A medida que el proyecto cambia, el plan de gestión de las partes interesadas puede cambiar con él para atender mejor las necesidades del proyecto. Con un plan ágil de gestión de las partes interesadas, un equipo de proyecto puede recopilar los comentarios y comentarios de las partes interesadas, así como mantener informados a los interesados.