Riesgo
'Riesgo' es un término que se relaciona con lo que puede salir mal con su proyecto. Por ejemplo, si está construyendo un nuevo bloque de oficinas, el precio del acero podría subir, y eso podría afectar su presupuesto. Pero podría no subir. Igualmente, si planea organizar su picnic anual de empresa afuera, podría ser buen tiempo, pero podría llover. En resumen, un riesgo es algo que aún no ha sucedido.
Es importante saber qué riesgos rodean su proyecto porque luego puede planificarlos. Puede poner su 'Plan B' o planes de contingencia en acción para tratar de evitar que el riesgo ocurra en primer lugar. Con el precio del acero y el clima, no hay mucho que pueda hacer para evitar que sucedan, pero puede hacer planes en caso de que lo hagan. Por ejemplo, puede contratar una marquesina o abastecerse de paraguas para que si llueve el día de picnic, la gente aún pueda pasar un buen rato.
Problema
Los problemas y riesgos a menudo son confundidos por los miembros del equipo del proyecto, y es importante como gerente de proyecto asegurarse de que está hablando de estos temas de manera apropiada. Un riesgo es algo que aún no ha sucedido, mientras que un problema es algo que ha sucedido. Los problemas son solo problemas que enfrenta su equipo de proyecto.
Es posible que lo haya visto venir (y lo haya manejado como un riesgo para empezar) o podría ser completamente inesperado. De cualquier manera, ya pasó y tienes que hacer algo al respecto.
Hito
Los hitos son puntos en el tiempo que marcan momentos clave durante el proyecto. A menudo se usan para:
- Comienzo de una fase
- Fin de una fase
- Fin de una gran obra o una gran tarea
- Observando una fecha límite particular fija en el tiempo
- Fechas inamovibles en el plan
Piense en hitos como el tipo de fecha que escribiría en su calendario en casa: los momentos importantes de un proyecto, como terminar la prueba o la fiesta de lanzamiento. Los hitos son uno de los nueve componentes de un diagrama de Gantt , por lo que los verá en los cronogramas de su proyecto como un diamante.
Patrocinador
El patrocinador de su proyecto forma parte de la Junta de proyectos . Ellos son la persona que 'posee' el proyecto y reciben los beneficios. Por ejemplo, si está lanzando un nuevo sistema de TI para que lo use el equipo de fábrica, el Gerente General de Fábrica sería el patrocinador del proyecto. El equipo de TI formaría parte del equipo del proyecto, pero no asumirían una función de patrocinio. El patrocinador del proyecto es la persona a la que puede recurrir cuando necesita la dirección de la gerencia superior. Esto podría ser para:
- Desbloquear un problema
- Encuentre algunos recursos
- Aprobar el presupuesto
- Tomar decisiones
- De acuerdo en la especificación final
Y así. El gerente del proyecto informa eficazmente al patrocinador durante la duración del proyecto, tanto en términos de estructura de gestión de línea como de informes de proyectos semanales o mensuales (o en tiempo real).
Tenedor de apuestas
Los interesados son las otras personas involucradas y afectadas por su proyecto. Algunos proyectos tendrán amplios grupos de partes interesadas que cubrirán todos los departamentos de la organización. Otros tendrán un alcance más limitado. Algunas partes interesadas están fuera de su organización, como el gobierno o los organismos reguladores.
También necesitan mantenerse informados con noticias relevantes. La mayoría de las partes interesadas apoyarán (o ambivalentarán) los cambios provocados por su proyecto, pero no todos lo harán.
¡Conocerás a las partes interesadas que no van a recibir tu proyecto con los brazos abiertos!