Cómo las juntas de proyectos y los grupos de dirección apoyan su proyecto
Comencemos diciendo que la Junta de proyectos es una parte importante de la estructura organizativa de cualquier proyecto. si no tiene uno, debe hablar con su gerente para obtener una configuración.
La Junta del Proyecto está presidida por el patrocinador del proyecto y generalmente incluirá una serie de otras partes interesadas de alto nivel, así como el gerente del proyecto .
Normalmente hay de tres a cinco personas en el Consejo. Todos ellos son partes interesadas clave del proyecto y personas que tienen la capacidad de hacer cosas para el proyecto.
En pocas palabras: es un grupo de personas que se reúnen para ayudar a supervisar el proyecto y mantenerlo en la dirección correcta.
Los tableros de proyectos se configuran al comienzo del ciclo de vida del proyecto y operan en todo el proyecto hasta que se cierra. Echemos un vistazo a las 4 funciones clave de una Junta de proyectos.
La junta del proyecto proporciona la gobernanza
Primero, la Junta de Proyecto proporciona un gobierno crítico. Aseguran que se cumplan las políticas a nivel corporativo y a nivel de cartera o programa. Ofrecen supervisión sobre lo que el equipo del proyecto está llevando a cabo. Ellos, junto con el patrocinador del proyecto, son responsables de la entrega exitosa del proyecto y este rol de gobierno garantiza que el equipo del proyecto actúe de manera ética y dentro de los límites aceptables para la empresa.
Lo hacen cuestionando al gerente del proyecto y brindándoles ayuda y apoyo.
El tablero del proyecto proporciona dirección
A menudo, se deben tomar decisiones sobre un proyecto, y algunas de ellas quedarán fuera del alcance del gerente del proyecto. Cuando el gerente de proyecto no puede tomar una decisión, y es algo que debe discutirse con más partes interesadas que solo el patrocinador, se enviará a la Junta de Proyecto.
Su función es mantener el proyecto en curso al proporcionar la dirección adecuada para el equipo. Contribuyen a establecer la visión al inicio del proyecto y a mantener el proyecto en el buen camino.
La junta del proyecto toma decisiones
El Project Board es principalmente un cuerpo de toma de decisiones. Su papel es tomar las decisiones que mantienen el proyecto en progreso desbloqueando los problemas y ayudando al gerente del proyecto a ver una ruta clara hacia la finalización exitosa.
El gerente del proyecto hará recomendaciones a la Junta del Proyecto. Esto podría incluir recomendaciones para abordar:
- Riesgos, como los planes de mitigación para abordar los desafíos potenciales
- Cuestiones
- Problemas de recursos, como no tener disponibles los miembros adecuados del equipo
- Programar retrasos
- Se sobrepasa el presupuesto.
El Project Board no necesariamente tiene que actuar de acuerdo con la recomendación del gerente del proyecto. Como grupo, pueden presentar otras sugerencias para el futuro, y con frecuencia lo hacen. A menudo, esto se debe a que tienen una visión más amplia, una visión corporativa del entorno del proyecto que la que tiene el director del proyecto, por lo que pueden ver rutas alternativas y elegir la mejor a la vez.
La Junta del Proyecto Aprueba el Gasto
Finalmente, la Junta de Proyecto aprueba el presupuesto general.
Normalmente, cada orden de compra o partida presupuestaria es gestionada por el director del proyecto: no necesita dirigirse a la Junta del proyecto para que todas las facturas se firmen para el pago.
Sin embargo, a nivel de proyecto en general, la Junta de Proyecto tiene un papel que desempeñar para aprobar primero cómo va a gastar el dinero (sus planes de presupuesto) y luego supervisar el gasto continuo para asegurarse de que el proyecto esté en buen camino.
También necesitará dibujar en la Junta del Proyecto cuando parezca que necesita gastar fondos de contingencia o reservas de administración. Pueden autorizar sobreesfuerzos y ayudar a los equipos de proyectos a acceder a fondos adicionales cuando esto se justifique.
En general, la Junta del Proyecto proporciona una función esencial de gobierno y dirección para el equipo del proyecto. Su dirección y consejo ayudan al gerente de proyecto a guiar el proyecto en la dirección correcta, y están perfectamente ubicados para intervenir y ayudar si algo empieza a ir mal.