Y lo que puede hacer de manera diferente para mantener al equipo trabajando bien juntos
Pero es fácil molestarlos. Y cuando eso sucede, pueden transformarse en personas que ya no quieren tener nada que ver con su proyecto.
Ese es un gran riesgo para un gerente de proyecto porque necesita su ayuda y apoyo para tener éxito. Sin su aporte, es posible que no pueda entregar su proyecto. Aquí hay maneras de molestar a las partes interesadas de su proyecto y lo que debería hacer en su lugar.
Fallando en Comunicarse
La comunicación debe ser aproximadamente el 80% de lo que se hace como gerente de proyecto. Cuando no le informa a su equipo, proveedores o clientes lo que está sucediendo, se enojarán rápidamente. Peor aún, tienden a llenar los vacíos con su explicación de lo que está sucediendo, lo que probablemente no sea exacto y podría ser francamente dañino para la reputación del proyecto.
En cambio, armar informes claros del proyecto. Reúnase con ellos individualmente y en grupos y manténgalos informados en cada paso del camino. Prepare un plan de comunicación del proyecto y lleve a cabo un análisis de las partes interesadas para que pueda determinar quién necesita saber qué y cuándo necesitan escucharlo.
No hacer su opinión
La comunicación es una cosa, pero eso tiende a ser sobre actualizaciones de estado y seguimiento de proyectos. Necesita hacer más que eso para involucrarlos en el proyecto. Esto puede molestar a las personas cuando son los expertos en la materia en un área en particular, y usted no solicita su opinión sobre algo que están altamente calificados para comentar.
Los gerentes de proyectos pueden caer en la trampa de creer que necesitan hacer todo y tomar todas las decisiones por sí mismos, pero ese no es el caso en absoluto.
En cambio, solicite su opinión sobre cómo manejar los problemas del proyecto a medida que surjan. Toma sus puntos de vista en consideración. No tiene que hacer lo que sugieren, pero ayuda a establecer relaciones si escucha. Puede hacerlo a través de reuniones de proyectos y estar disponible para escuchar cuando le lleguen sugerencias. Si es su equipo, asegúrese de que tengan la oportunidad adecuada de exponer sus puntos de vista.
Creer que tus calificaciones te dan superpoderes
Ser un PMP® no lo convierte en el mejor gerente de proyectos del mundo (aunque podría ayudar un poco). Tener un certificado de PRINCE2® Practitioner , o un APMP o cualquier otra designación de gestión de proyectos, no lo hace irreprochable.
Hablar sobre sus calificaciones todo el tiempo y cómo los libros hacen las cosas es una forma segura de molestar a los interesados. No quieren escuchar acerca de sus excelentes puntajes en el examen o cómo está aplicando la metodología a su proyecto. De hecho, todo lo que quieren es que el proyecto vaya bien. A ellos no les importa mucho cómo llegas allí la mayor parte del tiempo.
No suponga que, debido a que tiene una calificación y sabe cómo hacer la gestión de riesgos, por ejemplo, no será atrapado por un riesgo de proyecto.
¡Le sucede a lo mejor de nosotros! Por lo tanto, es mejor ser humilde y dedicado, aprovechar al máximo sus habilidades de una manera práctica sin creer que lo sitúan por encima de sus pares.
De lo contrario, sus calificaciones deberían darle confianza para que haga su trabajo lo mejor que pueda, pero descubrirá que muchas personas que trabajan como gerentes de proyectos poseen certificados. De hecho, muchas personas que trabajan en industrias especializadas tienen certificados y para muchas empresas, las credenciales en su área de especialización, ya sea arquitectura, contabilidad o gestión de proyectos, son simplemente un factor de higiene.
No espere que sus partes interesadas se sientan impresionados y no hable de ellos todo el tiempo. Demuestre sus habilidades entregando bien el proyecto y mostrando cómo aplica el conocimiento que aprendió en el aula.
Cambiando la fecha límite
Cuando todos se hayan registrado para proyectar los hitos y sepan lo que está sucediendo cuando todos puedan trabajar armoniosamente como un solo equipo. Cuando cambias los plazos y no le cuentas a nadie, es cuando la gente comienza a molestarse.
Cambiar las fechas tiene un gran impacto en el trabajo de otras personas. Es posible que hayan reservado vacaciones en torno a su trabajo crítico en el proyecto. Es posible que hayan tenido que rellenar recursos en otros equipos porque se necesita alguien en el proyecto en un momento determinado. Si cambia las fechas sin entender todos estos antecedentes, podría poner el proyecto en riesgo.
En su lugar, el patrocinador del proyecto entenderá si no puede alcanzar los hitos acordados. Las cosas cambian. Hay nuevos elementos agregados al alcance de su proyecto o cosas sacadas. Pero no es su trabajo acordar solo cambios en los plazos. Trabaje con su equipo de proyecto para comprender el impacto del cambio. Luego, proponga una solución al patrocinador de su proyecto, explicando la razón detrás de cambiar las fechas.
Asegúrese de que todos los interesados conozcan el cambio y cómo podría afectar su trabajo. Luego, con el acuerdo de todos, realice el cambio y actualice la documentación de su proyecto. Nunca debe simplemente hacer cambios en las fechas sin dejar que el resto del equipo lo sepa primero.
Perdiendo su tiempo
Reuniones! Todos los amamos, ¿verdad? Deben ser eficientes, bien administrados y un gran uso del tiempo de todos. Pero ese no es siempre el caso. Muchas veces las partes interesadas se quejan de que han perdido su tiempo en reuniones. No ha habido una agenda, o la decisión que esperaban que se tomara no se hizo porque la gente equivocada estaba en la sala.
También tiene otras oportunidades para perder el tiempo: no son solo reuniones. No abarrotes su bandeja de entrada al ponerlos en una copia de correos electrónicos cuando no es necesario. En cambio, las partes interesadas en los proyectos también tienen otro trabajo que hacer, por lo que deben usar su tiempo sabiamente. Asegúrese de que sus reuniones tengan una agenda. Planifícalos, invita a las personas adecuadas y asegúrate de hacer un seguimiento después.
Solo envíe correos electrónicos a las personas relevantes. Si necesita contactar a alguien, asegúrese de que comprendan por qué es importante que se den cuenta y evite la temida 'respuesta de todo' tan lejos como sea posible. Solo tenga en cuenta el hecho de que otras personas están ocupadas y que su proyecto no es su principal prioridad todo el tiempo (si es en algún momento).