¿Qué estructura funciona mejor para ti?
Existen tres estructuras organizativas comunes, y los administradores de proyectos trabajan en todas ellas: funcional, de proyecto y matriz. Echemos un vistazo a las ventajas y desventajas de cada uno para que sepa a qué se enfrenta cuando se una a una nueva estructura.
Estructura organizativa funcional
En una estructura de organización funcional, el director del proyecto y todos los recursos trabajan en la misma división de la empresa, como el departamento de ventas y marketing. Generalmente, el gerente funcional tiene más autoridad que el gerente de proyecto.
Ventajas
La estructura funcional le brinda la menor potencia como gerente de proyecto, pero ofrece muchas otras ventajas:
- Funciona bien para equipos pequeños y proyectos pequeños porque la función tiene control total sobre los miembros del equipo y otros recursos necesarios.
- Puede acceder fácilmente a los expertos que necesita porque se encuentran en la misma área funcional.
- Es rápido reunir a todos para resolver problemas relacionados con el proyecto.
- Puede limitar las herramientas de comunicación del proyecto que necesita usar porque el equipo es relativamente pequeño y simple.
- A menudo obtienes miembros entusiastas del equipo que desean trabajar en el proyecto porque les brinda oportunidades profesionales. El trabajo del proyecto puede ser una excelente manera de motivar a su equipo.
- Si está entregando el proyecto a un equipo funcional, va a ser el equipo funcional en el que trabaja, lo que puede facilitar el cierre de un proyecto.
Desventajas
Aunque esta estructura tiene muchas ventajas, también considera algunas desventajas:
- El trabajo tiene lugar en un silo, lo que puede significar que no tienes acceso a personas fuera de tu división funcional.
- Las personas en el equipo del proyecto pueden ser más leales a su departamento o gerente de equipo que a su trabajo en el proyecto, lo que puede crear conflictos.
- Un proyecto grande puede terminar con un gerente de proyecto funcional de cada función. Puede ocasionar que el trabajo caiga por las grietas si todos los gerentes de proyecto no trabajan juntos de manera armoniosa.
- El trabajo funcional puede aislar, ya que no tiene la oportunidad de establecer una red extensa en la empresa. Mantener un enfoque estratégico puede ser más difícil.
Estructura organizacional del proyecto
Equipos dedicados se unen para trabajar en proyectos en una estructura organizacional de proyecto. El gerente del proyecto probablemente tenga la responsabilidad de la administración de línea para los miembros del equipo del proyecto. Ejemplos de esto incluirían grandes construcciones de construcción, pero también iniciativas corporativas que requieren un equipo dedicado. El gerente del proyecto tiene la autoridad máxima, informando al patrocinador del proyecto y al comité de proyecto . Las personas en el equipo trabajan directamente para el gerente del proyecto.
Ventajas
La ventaja obvia de una estructura de proyecto es que tienes más control sobre el equipo, pero también existen otras ventajas.
- Los equipos pueden tener un fuerte sentido de identidad. Es la estructura más fácil dentro de la cual crear una fuerte cultura de equipo.
- Todo el equipo se centra en los objetivos del equipo, por lo que existe un conflicto de lealtad con el trabajo diario para las personas que trabajan en el proyecto. Su trabajo diario es el proyecto.
- Los recursos están dedicados al proyecto, por lo que es mucho más fácil programar el trabajo. Sabrá cuándo están disponibles los miembros del equipo y no existe el riesgo de que se suspendan en poco tiempo en el trabajo habitual de otro gerente.
- Los proyectos ejecutados en esta estructura son excelentes entornos para mejorar sus habilidades de gestión de proyectos, así como más habilidades de liderazgo técnico.
Desventajas
La estructura del proyecto es la más fácil de trabajar, pero aún tiene algunos inconvenientes.
- Tener un equipo dedicado a un proyecto es un compromiso costoso. Tiende a ser una opción solo en grandes proyectos.
- Si elimina a personas de sus puestos de trabajo funcionales, es posible que les resulte difícil regresar, especialmente si el proyecto es largo. El trabajo del proyecto se extiende y volver a lo que se hacía antes después de un período de trabajo en un entorno multidisciplinar en un proyecto nuevo y desafiante no es una perspectiva atractiva para muchas personas. Gestionar la transición del equipo cuando cierra un proyecto se vuelve aún más importante.
- A veces, cerrar un proyecto puede significar perder su trabajo si el negocio se ha mudado y otro rol no está disponible para usted.
- Por su naturaleza, los equipos dedicados aspiran recursos para trabajar en una sola cosa. Pueden limitar el número de proyectos que la empresa puede hacer en cualquier momento, especialmente cuando diferentes proyectos requieren las mismas habilidades.
- Los gerentes de proyecto en este tipo de estructura también hacen administración de línea para sus equipos, lo que significa dedicar tiempo y esfuerzo en tareas de recursos humanos que no tendrían que hacer en otras estructuras. Si disfrutas este elemento de trabajo con personas, este factor podría ser una ventaja.
Estructura organizativa de la matriz
La tercera opción es una estructura matricial. Los recursos se comparten en el trabajo de rutina y en el trabajo de proyectos. Puede significar tener dos gerentes o responsabilidad de "línea punteada" con un gerente de proyecto y con el gerente del equipo. La estructura de la línea de administración funcional normalmente está en su lugar primero, y el gerente del proyecto toma la línea punteada.
Esta estructura divide el poder y la autoridad entre el gerente del equipo funcional o de la división y el gerente del proyecto. ¡Deberá usar sus habilidades de negociación con todo su poder!
Ventajas
Las estructuras de matriz son muy comunes porque permiten a los gerentes tomar decisiones flexibles con respecto a cómo las personas pasan su tiempo. Es probable que trabaje en un entorno de matriz en algún momento de su carrera. Las ventajas de esta estructura son las siguientes:
- Los recursos se utilizan de manera eficiente y pueden moverse entre proyectos según sea necesario.
- Puedes trabajar en muchas cosas diferentes, a veces en paralelo, aunque este punto también se puede argumentar como una desventaja.
- Los equipos y las personas pueden ser muy receptivos. Si aparece un nuevo proyecto que tiene que tener prioridad, es bastante fácil pivotar y enfocarse repentinamente en otra cosa. No se puede hacer eso fácilmente en una estructura de proyecto, que demora más en disolverse y reagruparse.
- La estructura requiere que todos utilicen la misma metodología y ciclo de vida de administración de proyectos , por lo que moverse entre proyectos es fácil. Las personas pueden unirse a un equipo de proyecto con poca integración requerida cuando la terminología y los procesos son comunes.
Desventajas
Al igual que con todas las configuraciones, esta también tiene sus inconvenientes. A pesar de ser una estructura común, no muchos lugares de trabajo modernos han resuelto los problemas de la sobrecarga. Darle a las personas demasiadas cosas que hacer puede ser fácil si no cuenta con sistemas para gestionar y controlar la totalidad de su carga de trabajo. Otras desventajas son las siguientes:
- El conflicto entre proyectos es común porque podrías estar peleando por los mismos recursos que otro proyecto.
- El otro proyecto podría haber delimitado los mejores recursos (las personas más adecuadas con las habilidades adecuadas) o su gerente de línea podría no ponerlos a disposición para el trabajo del proyecto.
- Puede haber algún conflicto entre las tareas normales y el trabajo de proyectos para las personas, especialmente cuando ambos gerentes les otorgan diferentes prioridades.
- Los recursos pueden tener un conflicto sobre qué camino de desarrollo tomar para sus futuras carreras. Aunque es posible que sepa que desea permanecer en la administración de proyectos, es posible que tenga la opción de pasar a un rol funcional más antiguo o un rol más orientado a proyectos. Pero tener muchas opciones de carrera es algo bueno, incluso si toma decisiones difíciles.
Una estructura organizativa que funcione perfectamente para todos los trabajos normales no siempre funciona para los proyectos, y debe administrarse dentro del entorno en el que trabaja. Obtener experiencia en cada una de estas estructuras es una buena idea, para que pueda experimentarlas de primera mano. Le ayudará a decidir qué entorno le conviene más y se adapta a sus habilidades y preferencias. Entonces puede tomar una decisión informada si tiene la oportunidad de decidir su entorno de trabajo futuro.
Comprender los pros y los contras de cada estructura organizativa de un proyecto le brinda la oportunidad de decidir cuál es el mejor momento para dedicar su tiempo e influencia a fin de aprovechar al máximo su equipo y ayudar a que su proyecto concluya con éxito.