Y cómo puedes construirlos
Has oído hablar del libro de Stephen Covey, Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas . Hoy veamos los 10 hábitos que comparten los gerentes de proyectos altamente exitosos.
He visto a estos hábitos mencionarse una y otra vez en las evaluaciones de desempeño y en las revisiones al final del proyecto, donde el cliente, el equipo o el patrocinador ofrecen comentarios al gerente del proyecto.
No necesita tener 10 años de experiencia para entregar con éxito todo el tiempo. Al cambiar sus hábitos y mejorar sus habilidades, puede mejorar drásticamente las posibilidades de que su proyecto sea un éxito (y darse un tiempo menos estresante en el trabajo también).
Y sin ningún orden en particular (aparte del número 10) ¡comencemos!
Usando el equipo correcto
Los gerentes de proyecto más eficaces y exitosos conocen las capacidades de los miembros de su equipo. Significa que pueden asignar el trabajo correcto a las personas adecuadas.
Usar el recurso equivocado en una tarea puede llevarlo a que tome más tiempo o que se haga mal. Ayuda a conocer las fortalezas y debilidades de las personas que trabajan con usted para que pueda asignarlos mejor a las tareas del proyecto.
Gestión de problemas del proyecto
Todos los proyectos atacan los problemas de vez en cuando. Los gerentes de proyectos exitosos no dejan que les preocupe. Conocen los procesos para la gestión de problemas y también la mejor forma de tratar los problemas a medida que surgen.
Tu también puedes hacer eso. Una vez que sepa cómo evaluar un problema de proyecto, verá que la gestión de problemas se convierte en un hábito fácil de incorporar a su rutina semanal. Dedique un tiempo a revisar su registro de problemas cada semana, y pronto descubrirá que es un trabajo fácil estar al tanto de la gestión de problemas.
Hacer frente a los cambios
Los proyectos están diseñados para cambiar las cosas, pero ese tipo de cambio le está sucediendo a otras personas. Es más difícil administrar el cambio dirigido directamente al equipo del proyecto, alterando el cronograma detallado del proyecto y creando nuevos trabajos y un montón de actualizaciones de documentación.
Los gerentes de proyectos exitosos tienen un proceso de gestión de cambios que siguen. Seguir los pasos definidos hace que sea más fácil convertir cualquier acción en un hábito porque es estructurado y repetitivo.
El proceso de gestión de cambios se ve así:
- Recibir información sobre el cambio
- Evaluar el cambio
- Establecer cuánto trabajo sería para hacer el cambio
- Prepare una recomendación sobre si vale la pena seguir adelante.
Luego recibe una decisión de su patrocinador sobre si debe incorporar el cambio o no.
Nota: Puede aprobar algunos cambios pequeños usted mismo siempre que estén dentro de sus niveles de autoridad y remisión.
Los gerentes de proyectos exitosos saben que lidiar con los cambios es parte del trabajo y tienen un plan para enfrentarlos cuando surjan.
Administrar los costos del proyecto
Es muy probable que su proyecto vaya a incurrir en costos, incluso si usted no tiene el control total sobre las cadenas del monedero. Ser capaz de administrar elementos financieros bajo su control tiene que ser un hábito.
Si no lo aborda con regularidad y rutina, verá que el trabajo se vuelve tan grande que es imposible hacerlo bien.
Fantásticos gerentes de proyectos se mantienen al tanto de los gastos con los sistemas de archivo que funcionan para facturas, presupuestos y estimaciones. Adquiera el hábito de usar su software de presupuesto (incluso si es solo una hoja de cálculo).
No puede administrar los costos de su proyecto hasta que tenga un plan de lo que va a gastar. Lea esto sobre cómo crear un presupuesto de proyecto para que pueda comenzar.
Teambuilding
El equipo del proyecto seguramente no funcionará para usted, entonces, ¿por qué el trabajo en equipo forma parte de los hábitos de los gerentes de proyecto exitosos?
Es porque los necesita para trabajar juntos de manera efectiva y necesita que las personas involucradas en el proyecto lleguen rápidamente a un punto en el que confíen el uno en el otro. Lo entiendes construyendo el equipo.
Tenga cuidado con las situaciones en las que su equipo se está desmoronando. El comportamiento de intimidación , en particular, es inaceptable.
Comprender los procesos
El sexto hábito de los gerentes de proyectos altamente exitosos es que entienden los procesos que existen dentro de su esfera de control.
Eso significa que saben qué procedimientos de trabajo deben seguirse. No pierden el tiempo tratando de resolver cómo escribir un caso de negocios porque saben que hay un procedimiento para eso y pueden seguir los pasos.
Los gerentes de proyecto más exitosos no son esclavos del proceso. Saben cuándo lo correcto es seguir el proceso. Saben cuándo es mejor modificarlo ligeramente para que las tareas sean más fáciles para todos. Un ejemplo de esto sería eliminar la burocracia de un proyecto pequeño adaptando los procesos en consecuencia.
Actualizando el Horario
Los cronogramas del proyecto no deben dejarse al azar, y los gerentes de proyecto más exitosos tendrán la costumbre de verificar regularmente su calendario y actualizarlos.
Hay muchas maneras de seguir el progreso de su proyecto, ¡pero lo más importante es que lo haga! Si está luchando para hacer suyo este hábito, reserve una reunión corta en su agenda consigo mismo y con su horario una vez a la semana. Use el mismo tiempo cada semana y tómese 30 minutos para revisar dónde se encuentra y dónde debe estar. Haga las enmiendas necesarias, dígale al equipo y continúe con el proyecto.
Nota: Si los cambios en su cronograma tienen un impacto en la fecha de finalización del proyecto o en la fecha de entrega de los principales hitos , comuníquese con su patrocinador. No debe cambiar los fundamentos de su plan de base sin pasar por un proceso formal de aprobación.
Administrar el riesgo del proyecto
Saber qué incluir en su registro de riesgos es una cosa, pero habitualmente revisarla y actuar sobre los riesgos planteados es algo diferente.
No es suficiente utilizar el comienzo de su proyecto para identificar riesgos y luego no volver a pensar en ellos. La gestión del riesgo debe formar parte de los hábitos de su proyecto, ya que sin ella encontrará que los riesgos se convierten en problemas y crean problemas para usted.
Es otra área donde los procesos estándar y reservar un espacio regular para hacer una revisión de riesgos pueden ayudar. Puede incluirlo como parte de las reuniones de su equipo. Acostúmbrese a revisar sus riesgos con el equipo, cierre los que ya no sean una amenaza y planee acciones para aquellos que desea mitigar.
Tiempo de seguimiento
Los gerentes de proyecto saben mucho sobre la administración del tiempo del proyecto , pero eso tiende a estar en el dominio de la programación y planificación. De lo que estamos hablando es de un seguimiento del tiempo de forma más regular y diaria. Estamos hablando de partes de horas.
Los equipos de proyectos a menudo no están dispuestos a usar hojas de horas si no lo han hecho antes. Muchas herramientas de software de gestión de proyectos tienen un seguimiento del tiempo inherente al producto. Eso puede hacer que sea más fácil introducir el cambio en el seguimiento del tiempo como equipo.
Ya sea que usted rastree o no el tiempo de su equipo (lo que se recomienda), es importante que sepa a dónde va su propio tiempo en un día. Debe tener la costumbre de anotar cómo pasa su tiempo. Le ayudará a comprender si está dedicando tiempo a las tareas principales del proyecto. Podrías pensar que lo eres, pero ¿verdad? Las hojas de horas o el registro de tiempo de alguna forma ayudarán, incluso si es solo un registro por hora en una libreta.
Entrega de cambio comercial
Finalmente, el hábito que hace que los gerentes de proyectos tengan más éxito es su capacidad para equiparar los resultados del proyecto con los resultados del negocio. Su proyecto fue diseñado para lograr algo increíble para la compañía, y lo ha hecho. Estupendo.
Pero si los usuarios no usan su producto o el software se cae rápidamente o los clientes no están tan sorprendidos como usted, entonces su proyecto ha sido una pérdida de tiempo.
Los equipos de proyectos más exitosos se aseguran de que conozcan los resultados comerciales a los que apuntan. Construyen una solución que entrega ese cambio empresarial de manera sostenible. Lo que entregan cuando termina el proyecto es completamente utilizado y totalmente adoptado por el cliente. Es un éxito porque se ha creado para ser un éxito desde el principio.
Comprender los objetivos del negocio es un criterio clave para cualquier gerente de proyecto que quiera tener un impacto en los clientes y las partes interesadas. Si puede demostrar que ha entregado algo de valor, entonces es fácil demostrar el impacto que tiene y el valor que aporta a la empresa.
Haga que sea un hábito preguntar a los interesados qué valor de negocio esperan y cómo quieren usar lo que sea que su proyecto les brinde. Hábleles sobre cómo definen el éxito. Puede construir esto en un proceso repetible al comienzo de cada proyecto.
¿Cuántos hábitos de éxito tienes?
Después de leer la lista, ¿cuántos de estos hábitos ya tiene? Probablemente hay cosas aquí que haces hoy y otras que sabes que deberías hacer un mayor esfuerzo para hacer regularmente. La buena noticia es que crear un nuevo hábito es relativamente fácil si estás comprometido a hacerlo. Pronto estas cosas serán una segunda naturaleza, y estarás en camino de ser uno de los gerentes de proyectos más exitosos en tu compañía.
¿En cuáles vas a comenzar a trabajar y a incorporar tu rutina semanal?
Otras lecturas
Recomiendo leer The Power of Habit por Charles Duhig.