Con el fin de rastrear el progreso en el camino y garantizar que los entregables clave se están logrando de acuerdo con el cronograma, los gerentes de proyecto usan hitos.
La definición de un hito del proyecto es una tarea con una duración de cero que significa un logro en el proyecto.
Se utilizan como una forma de mostrar el avance y el progreso y mostrar a las personas lo que está sucediendo, incluso si no tienen un conocimiento detallado de las tareas involucradas para llegar allí. En ese sentido, son muy útiles para la comunicación de las partes interesadas y establecer expectativas.
Cuándo usar los hitos del proyecto
Los hitos en la gestión de proyectos se utilizan para marcar:
- El inicio de importantes fases de trabajo
- El final de las fases significativas de trabajo
- Para marcar la fecha límite para algo
- Para mostrar cuándo se está tomando una decisión importante.
Y otros puntos fijos en el tiempo que necesitan llamarse específicamente porque los hitos son una gran manera de seguir su proyecto.
¿Con qué frecuencia poner hitos en su plan?
Me aconsejaron sobre un curso de capacitación para poner hitos en su plan una vez al mes. Esto está bien y es una buena regla general, pero debe usar su juicio profesional. Algunos meses pueden tener mucha actividad, con reuniones importantes marcadas como hitos, decisiones que se toman y el cierre de una fase y el inicio de otra.
En otros meses, es posible que te centres en la ejecución y hay muy poco, si es que hay algo, en lo que puedes colgar un hito.
Una vez dicho esto, para fines de informes es útil crear una razón para tener un hito al menos una vez en cada ciclo de informes, y hablaremos un poco más sobre los hitos y la comunicación.
Cómo se representan los hitos en su diagrama de Gantt
Los hitos son uno de los componentes de un diagrama de Gantt y se muestran en el gráfico como un diamante. No se muestran como una tarea normal porque tienen una duración de cero: en otras palabras, no ocupan ningún momento. ¡A los fines de planificar en un diagrama de Gantt, simplemente suceden!
Si no está usando diagramas de Gantt, puede seguir usando hitos. Aquí hay 5 alternativas a los diagramas de Gantt : aún puede incorporar hitos en su plan usando estos.
Si desea mantenerse organizado personalmente y su software de gestión de proyectos no está completamente integrado a su calendario, puede copiar y pegar las fechas clave en su agenda. Dependiendo de cómo te gusta trabajar, este puede ser un consejo útil para recordarte lo que debería estar sucediendo.
Cómo nombrar hitos
Los hitos deben tener una descripción clara del cronograma de su proyecto, pero no uno que implique que son una tarea. Por lo tanto, no deberían llamarse "Obtener un acuerdo para pasar a la Fase 2", sino "Fase 2 comienza". Si desea reflejar el esfuerzo de obtener un acuerdo para pasar a la Fase 2, agregue una tarea justo antes de que eso lo diga.
Los hitos deben describir el punto en el tiempo que representan así:
- Fase de prueba completa
- PID aprobado
- Contrato firmado
- Reunión del personal del ayuntamiento
Muchos gerentes de proyectos eligen numerar sus hitos para facilitar la referencia también. Si usa una estructura de desglose de trabajo, puede usar la numeración de eso. De lo contrario, está bien usar M1, M2, etc. para dejar en claro a qué se refiere. Una estructura de nombres clara se vuelve más importante cuanto más hitos tenga, así que piense cómo va a hacer esto si su proyecto se ejecuta durante varios meses.
Cómo obtener hitos firmados
Los hitos forman parte de su cronograma de proyecto, por lo tanto, cuando su cronograma esté en la línea de base, debe considerar sus hitos firmados.
Si necesita cambiar las fechas de sus hitos, entonces debe usar su procedimiento estándar de control de cambios para hacer ajustes a su plan. Esto podría ser tan fácil como conversar con el patrocinador de su proyecto y decirles por qué las fechas deben cambiar, o tan formal como armar un nuevo cronograma recomendado y llevarlo a un comité de planificación que lo haya ratificado.
Lo mejor es determinar cuál será su proceso de firma de hito, si corresponde, antes de necesitar usarlo, para no perder tiempo cuando tenga que hacer un cambio.
Uso de hitos para la comunicación
Los hitos son útiles para la comunicación y los informes porque representan los puntos mínimos de control en el plan. En otras palabras, si eliminaste todas las demás tareas, aún podrías ver lo que estaba sucediendo y mantener el proyecto avanzando usando solo los hitos.
Debería poder sacar los hitos y ponerlos en un tablero o informe del proyecto . Deben contar la historia del proyecto con suficiente detalle para satisfacer a las personas a las que informa, normalmente su patrocinador del proyecto u otro grupo ejecutivo, como el grupo directivo (o el comité de proyecto ). Cada mes, o con la frecuencia de informes que utiliza, puede mostrar qué hitos se han alcanzado.
Informes contra hitos es bastante sencillo y a menudo se hace como una tabla. Enumera la descripción del hito, la fecha de vencimiento y luego la nueva fecha pronosticada. Cuando se alcanza el hito y se puede marcar como completo, agrega esa fecha también. Con suerte, será la misma fecha prevista, pero los proyectos no siempre funcionan así.
Una tabla como esta hace obvio lo que se ha completado y lo que está pendiente. Podrá planificar la respuesta a la pregunta: "¿Por qué no alcanzamos ese hito?" Antes de ir y reunirse con su patrocinador o enviar el informe.
Cuando su plan de proyecto es muy largo y tiene muchos hitos, le resultará más fácil dejar los hitos completados en cada ciclo de informe. Solo informe los hitos que están próximos o finalizados ese mes: el próximo mes quítese todo lo que se completó el mes pasado para que no agregue constantemente a lo largo del informe diciéndole a la gente sobre un trabajo que ya saben que ha finalizado.
Los hitos son una herramienta de gestión de proyectos realmente útil para la planificación, la programación y los informes, y son fáciles de usar. Ponga algunos en su próximo plan de proyecto, haga un seguimiento de ellos y se encontrará aprendiendo qué frecuencia funciona mejor para usted.
Al igual que con todo lo relacionado con la administración de proyectos, utilícelos de manera flexible para ofrecer el resultado que desea, usando estos consejos y pautas para informar sus propias decisiones.