Una guía simple para seguir
El plan de gestión del proyecto es en realidad un término genérico para todos los subplanes que va a producir para el proyecto. Podemos definir el plan de gestión del proyecto como todo lo que está cubierto en estos planes:
- Plan de gestión de requisitos
- Plan de gestión del alcance
- Programar el plan de manejo
- Plan de gestión de calidad, si tiene uno
- Plan de gestión de costos
- Plan de gestión de riesgos (que debe hacer referencia a su registro de riesgos )
- Plan de gestión de cambios
- Plan de gestión de compras, si necesita uno para el proyecto
- Plan de gestión de la configuración, nuevamente, solo si planea escribir uno: es posible que no sienta que es necesario en su proyecto
- Plan de gestión de recursos humanos
El plan de gestión del proyecto también incluye información importante sobre las líneas de base del proyecto, especialmente para el alcance y el cronograma. Esto le da una línea en la arena a la que puede recurrir para que pueda ver fácilmente qué ha cambiado cuando finalmente cierra el proyecto y compara el rendimiento planificado con el real.
Habiendo dicho eso, el plan de gestión del proyecto existe como un documento por derecho propio. Esto es lo que debe incluir y cómo hacer referencia a esas otras secciones.
Cómo escribir el documento del plan de gestión del proyecto
Comience su documento con el nombre del proyecto y la fecha.
Use una plantilla de su Oficina de Administración de Proyectos si tiene una, para evitar tener que comenzar desde cero.
Luego incluye estas secciones:
Umbrales y líneas de base: especifique cómo se gestionarán las líneas base para las áreas de cronograma, alcance, costo y calidad del proyecto. Establezca cuáles son las variaciones aceptables para el plan (por ejemplo, +/- 10 por ciento) y lo que hará si parece que se incumplirán.
Es posible que ya los hayas documentado en tu Carta del Proyecto .
Gobernanza: establezca qué revisiones de proyectos, revisiones entre pares y otras medidas de gobierno aplicará a medida que avanza en el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Como mínimo, debe incluir el inicio de sesión formal al final de cada fase. Este es uno de los roles del patrocinador del proyecto. También puede ingresar detalles de las revisiones de calidad que tendrá si es apropiado para su proyecto.
Decisiones metodológicas: este es un buen lugar para anotar qué partes de la metodología de gestión de proyectos ha decidido no hacer porque no es relevante. Por ejemplo, puede observar aquí que no va a hacer un plan de gestión de compras porque no se requiere adquisición para su proyecto.
Todo lo demás: no se limite a estos encabezados. Incluya cualquier otra cosa que considere relevante para la planificación del proyecto, como vínculos a otros proyectos en la empresa, factores externos que pueden afectar la planificación que desea llamar la atención de un tercero, etc.
Los planes subsidiarios
Si combina todos sus documentos de proyecto en uno, será un gran plan de gestión de proyectos. Lo mejor es incluir enlaces (o al menos una descripción de dónde se puede encontrar el documento) en este documento.
Entonces, si alguien quiere ir a leerlo, puede encontrarlo, sin que su plan de gestión del proyecto sea tan abrumadoramente largo que nadie lo vea en absoluto.
No te olvides de vincular a las líneas de base también. Para la línea de base del cronograma del proyecto, guarde una versión de su plan y vincule a eso. Para la línea base del costo, guarde una versión de su planificación de presupuesto a partir de hoy y vincule a eso. Estos documentos son documentos vivos y cambiarán a medida que avance el proyecto, pero conservará esos archivos originales para que pueda mirar hacia atrás y hacer la comparación.
Finalmente, agregue control de versiones a su plan de gestión de proyectos para que, si necesita actualizarlo, pueda ver fácilmente si está trabajando en la última copia.