Comprensión de los Códigos, Formularios y Más del Acta de Asistencia Asequible
¿Qué empleadores están afectados?
El mandato del empleador afecta principalmente a los grandes empleadores con 50 o más empleados equivalentes a tiempo completo (conocido como un "gran empleador aplicable").
Los grandes empleadores aplicables que no cumplan con el mandato del empleador enfrentarán una multa de $ 2,000 o $ 3,000 en caso de que uno o más de sus empleados de tiempo completo (aquellos que trabajan un promedio de al menos 30 horas por semana) adquieran cobertura en un estado o federal intercambiar y calificar para un subsidio.
Una posible multa anual de $ 2,000 ($ 166.67 por mes) podría evaluarse contra cada empleado de tiempo completo si ese empleador no ofrece cobertura esencial mínima a al menos el 95% de sus empleados a tiempo completo y sus dependientes (70% en 2015), y solo un empleado de tiempo completo califica para un subsidio.
Además, incluso si el empleador cumple con el requisito mínimo de cobertura esencial, una multa anual de $ 3,000 ($ 250.00 por mes) aún podría evaluarse contra cada empleado de tiempo completo que califica para un subsidio, si la cobertura ofrecida no cumple tanto con una asequibilidad y requisito de valor mínimo.
Esto significa que la cobertura no debe costarle al empleado más del 9.5% de sus ingresos para cobertura solo para empleados (como puerto seguro) y debe tener un valor actuarial del 60% o más.
Un gran empleador aplicable también debe informar al Servicio de Rentas Internas (IRS) que su cobertura cumple con estos requisitos.
Para informar esta información, los empleadores tienen nuevos requisitos de informe bajo las Secciones 6055 y 6056 del Código de Rentas Internas.
Estas secciones requieren que los empleadores y las compañías de seguros de salud informen al IRS sobre la cobertura y brinden a los empleados la información que necesitan para informar sobre sus propias declaraciones de impuestos individuales.
Formularios asociados con los requisitos de informes
Los siguientes formularios están asociados con el mandato individual (sección de código 6055):
- Formulario 1094-B: Esta es la forma de transmisión que los empleadores utilizarán para presentar los Formularios 1095-B.
- Formulario 1095-B : Las compañías de seguros emitirán este formulario antes del 31 de enero de 2016, si el plan de salud del empleador está completamente asegurado y se usa como prueba de cobertura para las personas al presentar sus declaraciones de impuestos de 2015. Los Formularios 1095-B preparados para cada empleado cubierto (y dependientes) también deben presentarse ante el IRS antes del 29 de febrero de 2016 (31 de marzo de 2016, si se presentan electrónicamente).
- Para los grandes empleadores aplicables que patrocinan planes autoasegurados, el empleador puede completar el Formulario 1095-B o simplificar el proceso y completar la Sección III del Formulario 1095-C (que se analiza a continuación).
Los siguientes formularios están asociados con el Mandato del Empleador (Código, Sección 6056):
- Formulario 1094-C: es un formulario de transmisión que contiene información acumulada sobre los empleados del empleador y sus ofertas de cobertura.
- Formulario 1095-C: Los empleadores deben preparar el Formulario 1095-C en nombre de todos los empleados a tiempo completo antes del 31 de enero de 2016 y presentarlo ante el IRS (junto con el Formulario 1094-C ) antes del 29 de febrero de 2016 (31 de marzo , 2016, si se presenta electrónicamente) .
Los empleadores con 50 o más empleados equivalentes a tiempo completo deberán completar las Partes I y II de este formulario en nombre de cada empleado de tiempo completo, independientemente de si se les ofrece cobertura o no. Si el empleador autoasegura sus beneficios de salud, también deberán completar la Parte III. Además, los empleadores deben preparar un Formulario 1095-C simplificado para aquellos empleados no a tiempo completo inscritos en el plan para cumplir con los requisitos de la Sección 6055 del Código. - Estos formularios se deben al IRS antes del 29 de febrero de 2016, si se enviaron por escrito, o el 31 de marzo de 2016, si se enviaron electrónicamente. Tenga en cuenta que se requiere transmisión electrónica de los empleadores con más de 250 devoluciones. Esto continuará cada año en el futuro.
Códigos del indicador IRS
Un empleador necesita una comprensión clara de los códigos de indicadores del IRS como un componente crítico de la preparación para la presentación de informes. Un empleador debe tener una sólida comprensión de cómo determinar la asequibilidad de la parte del costo del empleado (cálculo, fórmula, etc.), si hubo una oferta de cobertura para cada empleado de tiempo completo, y si el la atención médica era asequible para los empleados inscriptos.
Primeros pasos: Primero, los empleadores deben asegurarse de que los sistemas de nómina y / o los sistemas de administración de beneficios estén actualizados y preparados para capturar y almacenar la información que se requiere para informar. Los empleadores deberían comenzar a construir una estrategia hoy con sus departamentos de nómina o proveedores y considerar la contratación de consultores para ayudar a sus empresas a prepararse para cumplir.
Los equipos de recursos humanos, beneficios y finanzas de una compañía también tienen roles clave en la preparación de una estrategia de informes. Los emisores, corredores, CPA o asesores fiscales y financieros de seguros de salud, y en ocasiones los administradores de terceros, son socios que un empleador necesita para ayudar a reunir e informar la información de cobertura con precisión.
Los empleadores deberían comenzar a reunirse con estos socios y comprometerlos en una estrategia de informes lo más pronto posible.
Sanciones y socorro: los empleadores aplicables se enfrentarán a las disposiciones generales de penalización de informes bajo la Sección del Código 6721 (no presentar las declaraciones de información correctas) y la Sección 6722 (no proporcionar la declaración correcta del beneficiario) . En términos generales, las sanciones oscilan entre $ 100 y $ 1.5 millones por no presentar o presentar incorrectamente.
Si el empleador puede demostrar que hizo un esfuerzo de buena fe para cumplir con los requisitos de presentación de informes de manera oportuna y precisa, es posible que se encuentre disponible algún alivio a corto plazo para reportar multas.
Este alivio brinda tiempo adicional para desarrollar procesos, reunir los datos requeridos e informar la información de cobertura de la compañía de manera apropiada. Por lo tanto, prepararse con anticipación puede salvar las posibilidades de que un empleador reciba una multa.
The Takeaway
Los empleadores deben comenzar a completar una estrategia para informar de acuerdo con la ley federal ahora. Un empleador debe asegurarse de trabajar con su departamento de recursos humanos, departamento de nómina o proveedor de nómina, sistema de administración de beneficios, corredor / asesor de beneficios y asesores impositivos para obtener toda la información necesaria.
Una estrategia que incluya a estos socios es clave para informar con precisión, evitar sanciones y mantener el bienestar general de la empresa. Los empleadores que están preparados y saben lo que debe suceder antes de tiempo finalmente cumplirán con los requisitos de informes.
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