Tres términos críticos de gestión de proyectos para saber

El campo de la gestión de proyectos , al igual que cualquier otra área de especialización, tiene un vocabulario único lleno de acrónimos y términos especializados. Tres términos y conceptos esenciales que debe comprender incluyen:

Este artículo ofrece un resumen de estos tres términos esenciales de gestión de proyectos e incluye enlaces y sugerencias para lecturas adicionales.

Alcance

En la gestión de proyectos, el alcance es el conjunto de límites que definen la extensión de un proyecto.

El alcance describe lo que se debe entregar al cliente como resultado de la iniciativa del proyecto.

Comprender el alcance permite que el gerente del proyecto y el equipo del proyecto comprendan qué se encuentra dentro o fuera de los límites del proyecto. Si algo no está dentro del alcance, no se tiene en cuenta en el trabajo de planificación del proyecto . Las actividades que se encuentran dentro de los límites de la declaración del alcance se consideran "dentro del alcance" y se contabilizan en el cronograma y el presupuesto. Si una actividad cae fuera de los límites, se considera "fuera del alcance" y no está prevista.

Ya sea que sea gerente de proyecto o parte del equipo del proyecto, querrá considerar si algo está dentro del alcance o fuera del alcance a medida que avanza.

Como ejemplo, imagine que un cliente le ha pedido que cree un sitio web. A medida que perfila el alcance (o establece los límites) del proyecto, usted indica los siguientes elementos como dentro del alcance:

Durante el transcurso del proyecto, el cliente le pide que incluya una descripción general del video de la compañía. El video no está especificado en el alcance del proyecto y, por lo tanto, está fuera del alcance.

Si bien es posible que desee realizar el trabajo de video por un costo adicional, esto requerirá una revisión del alcance y el costo y la estimación del tiempo para el proyecto.

A falta de un documento de alcance claro y acordado, la cuestión del video podría haber sido polémica entre su equipo y los representantes del cliente. Una declaración clara del alcance le permitió desactivar la situación y hacer frente a un cambio de una manera ordenada.

Entonces, ¿cómo se determina lo que está dentro o fuera del alcance? En primer lugar, querrá delinear todos los detalles del proyecto que conoce actualmente en función de las conversaciones con el cliente o el propietario del proyecto. Entonces querrá hacer suposiciones clave que impulsarán lo que se considera dentro o fuera del alcance.

Suposiciones

En algún momento de su vida, probablemente le digan: "Nunca haga suposiciones". Sin embargo, hacer suposiciones en la gestión de proyectos es una actividad cotidiana. Las suposiciones lo ayudan a definir el alcance y los riesgos y ajustar sus estimaciones de tiempo y costo. Por supuesto, es esencial documentar y validar sus suposiciones.

Considere algo simple, como crear un libro. Digamos que su amigo tiene una idea para un libro de mesa de café y le ha pedido que administre el proyecto. Su primera solicitud es un presupuesto para que pueda obtener fondos.

A medida que define el alcance, está claro que su amigo no está seguro de muchos detalles, incluidos el recuento de páginas, la inclusión de imágenes, el estilo de portada y el peso del papel que se utilizará para las páginas. Dado que todos estos factores afectarán la complejidad del costo y la producción, tendrá que hacer suposiciones sobre las especificaciones y validar esas suposiciones como aceptables o inaceptables con su amigo.

Luego de una discusión posterior, su amigo le dice que planea incluir 50 fotos en el libro. Puede basar su suposición en las 50 imágenes o, anticipando que este número aumentará con el tiempo, puede suponer que habrá entre 75 y 90 páginas con imágenes.

Puede ver cómo las suposiciones afectan directamente el cronograma también. Por ejemplo, imagina que lideras un proyecto en un parque que implica la construcción de un columpio.

Al configurar su proyecto, se le asigna el presupuesto y los miembros del equipo asignados, uno de los cuales está a cargo de los materiales. A medida que crea su cronograma, le pregunta a la persona a cargo de los materiales cuándo llegará el cemento. Esta persona responde que no está seguro de cuándo llegará el cemento, pero que cree que será entre el 1 de junio y el 10 de junio. A medida que desarrolle su alcance y cronograma, suponga que el cemento llegará a más tardar el 10 de junio. el ejemplo muestra dos beneficios para hacer suposiciones.

El primer beneficio es que la suposición de recibir el cemento a más tardar el 10 de junio le permite planificar actividades que dependen del cemento que llega. El segundo beneficio es que proporciona a la persona a cargo de los materiales una fecha límite para entregar el cemento, que luego puede transmitir a su proveedor. Inadvertidamente ha establecido una fecha límite clave para que el proyecto avance.

Hacer suposiciones establece puntos de referencia que a menudo se revisan durante el proyecto para ayudar al equipo del proyecto a mantenerse dentro del alcance, a tiempo y dentro del presupuesto. Pero, ¿qué sucede cuando las suposiciones son incorrectas? Aquí es donde el riesgo entra en juego.

Riesgo

Una vez que haya construido su alcance e identificado los supuestos que están detrás del alcance y las estimaciones, querrá comenzar a evaluar las áreas de riesgo . El riesgo es el mismo en la gestión de proyectos que en el mundo real; es un peligro o una posibilidad que puede crear daño. (Nota: el Project Management Institute y el Project Management Body of Knowledge-PMBOK ofrecen definiciones detalladas de los riesgos y tipos e identifican el marco para la gestión del riesgo del proyecto).

Todos los proyectos contienen riesgos y si usted es el gerente del proyecto o el propietario del proyecto, no solo es su responsabilidad anticipar el riesgo, sino que también es su trabajo comunicar el impacto potencial de esos riesgos al equipo del proyecto y prepararse para mitigar los riesgos.

El riesgo viene en varios grados. A veces, el riesgo puede significar que el proyecto se ejecutará de forma ligeramente diferente o dará un pequeño giro inesperado. En algunos casos, sin embargo, el riesgo puede conducir a resultados catastróficos que hacen que su proyecto se convierta en un problema.

Usemos el escenario del patio de recreo del ejemplo de cemento anterior. Uno de los riesgos es que el cemento no llega antes de la fecha asumida del 10 de junio. ¿Cuáles son los posibles efectos de este riesgo? Todas las actividades sucesoras que siguen después de que se ha vertido el cemento se retrasan como resultado de este problema.

Los riesgos también pueden ser positivos. Considere el impacto en el proyecto si el cemento aparece antes de lo anticipado. Si bien esto parece un resultado positivo, todavía crea un problema para el tiempo y la secuencia de todos los demás pasos del proyecto.

Los gerentes de proyecto trabajan con sus equipos de proyecto para generar una lluvia de ideas e identificar riesgos potenciales. Llevan el proceso un paso más allá y miran la posible gravedad del riesgo y la probabilidad de que ocurra. Además, identifican a las personas más adecuadas para identificar cuándo se está produciendo el riesgo y desarrollan planes de mitigación de riesgos acordados.

Muchas empresas tienen plantillas de riesgo detalladas que han desarrollado a lo largo del tiempo y de la experiencia con otros proyectos. Algunas industrias han compilado perfiles de riesgo que se utilizan como punto de partida para el análisis de riesgos. Muchas industrias también practican análisis estadísticos muy detallados para la planificación de riesgos.

La línea de fondo

Los términos: alcance, suposiciones y riesgos son todos importantes en el mundo de la gestión de proyectos. Utilice este artículo como punto de partida para explorar estos y otros términos importantes de gestión de proyectos en mayor detalle.