Aunque esta definición puede parecer compleja, los principios de gestión de proyectos están realmente enraizados en el sentido común y la practicidad.
Si desea proporcionar gestión de proyectos a sus clientes o su objetivo es convertirse en un gerente de proyectos, considere los fundamentos de la gestión de proyectos paso a paso. Antes de comenzar, determine si el servicio que está a punto de ofrecer (o la tarea que está asumiendo) es realmente un proyecto.
Dirección general versus administración de proyectos
¿Cómo decides si algo es o no es un proyecto? Para romper esto, separe las dos áreas diferentes de administración en administración funcional (o general) y gestión de proyectos.
La gestión funcional o general es la operación continua de una tarea. Un ejemplo sería si usted es dueño de una empresa de tecnología y tiene un cliente para el cual proporciona respaldo y continuamente administra su cuenta anual respaldando sus servidores y proporcionándoles un informe de actividad semanal. Si hace esto por cinco años y tiene un contrato renovable con el cliente, su trabajo es continuo y, por lo tanto, general o funcional.
Sin embargo, si su cliente desea implementar un nuevo sistema de administración de contenido y tienen un año para desarrollar el nuevo sistema y pedirle que lidere su desarrollo, su cliente lo ha involucrado en un proyecto.
Del mismo modo, si trabajas con recursos humanos y tu trabajo es administrar el presupuesto del departamento y supervisar a los empleados más jóvenes, entonces tienes un trabajo funcional porque es un trabajo continuo que no tiene un final definido.
Por otro lado, si tiene el mismo trabajo de recursos humanos y el director de su departamento le pide que implemente un nuevo programa de reclutamiento (y le proporciona un plazo y presupuesto) y lo convierte en el gerente del proyecto, entonces este es un proyecto porque tiene una fecha de inicio y finalización y la tarea solo ocurre una vez.
Visualizando su proyecto en tres partes
Ahora que comprende la esencia de lo que constituye un proyecto, puede echar un vistazo más de cerca a la gestión de proyectos. Utilizando el programa de reclutamiento como ejemplo, ahora que sabe que hay necesidad de un proyecto, el próximo paso es delinear el alcance, el tiempo y el presupuesto necesarios.
La gestión del proyecto es la planificación, organización y control del alcance, el presupuesto y el tiempo del proyecto del programa de reclutamiento. Para ayudar a visualizar el proyecto, dibuja una pirámide simple. Cada línea de la pirámide representa una de las tres partes principales de un proyecto (es decir, alcance, tiempo y presupuesto). El espacio vacío en el medio de la pirámide es la calidad del producto entregado. La pirámide es una herramienta importante a tener en cuenta cuando planifica su proyecto porque a medida que sus tres partes principales crecen o disminuyen, la calidad del producto se ve afectada.
El alcance del proyecto
Definir el alcance es a menudo la parte más difícil y compleja de la gestión de proyectos.
Los detalles de un proyecto generalmente se desconocen al principio, por lo que se debe tener en cuenta qué actividades y tareas se necesitan para ejecutar el proyecto. El alcance consiste en todas las diversas actividades y tareas que se llevarán a cabo para producir el producto final que entregará. La definición del alcance del proyecto lo ayudará a determinar el tiempo y el presupuesto que necesitará para finalizar el proyecto. Una buena forma de comenzar es simplemente escribir lo que crees que se necesita para completar la tarea. Luego, consulte con otros para obtener una visión completa de todas las actividades involucradas.
El tiempo del proyecto
Una vez que haya establecido un alcance inicial, puede comenzar a asignar un tiempo para cada actividad y tarea, y, además, para ver la imagen más grande del proyecto. Pregúntese qué actividades sucederán al mismo tiempo y qué sucederá secuencialmente.
Además, preste mucha atención a cuántas personas revisarán las actividades del proyecto porque esto afectará el tiempo que tomará completar un paso. Es sorprendente cuánto tiempo puede durar una tarea simple cuando tres personas necesitan revisarla. Después de calcular el tiempo que tomará completar las actividades y tareas acumulativas, está listo para crear un cronograma del proyecto para que el equipo del proyecto lo siga.
El presupuesto del proyecto
En este punto, ha establecido qué (alcance) y la duración (tiempo) de un proyecto, ahora es el momento de determinar el presupuesto. Al igual que calcular la cantidad de tiempo para un proyecto, a menudo tendrá que consultar a otros, incluidos los líderes del departamento para determinar un presupuesto preciso. Un presupuesto consiste en múltiples consideraciones que incluyen el uso de personas y materiales involucrados en las actividades realizadas y durante cuánto tiempo se necesitarán (es decir, las personas) y los materiales utilizados.
La comunicación es clave
Muchas veces un cliente (o jefe) quiere que un proyecto se complete dentro de un tiempo y presupuesto predeterminados sin considerar el alcance del proyecto. El problema con esto es que casi siempre, el alcance del proyecto no puede completarse razonablemente dado el tiempo y las restricciones presupuestarias. En consecuencia, parte de la gestión del proyecto está negociando los términos del alcance del proyecto con un cliente o jefe. A lo largo del proceso de negociación, así como a lo largo de todo el proyecto, una buena comunicación clara es la habilidad más importante que necesitará. Cuanto más claramente comunique los desafíos en el camino, más feliz será su cliente o jefe.