-Steven Wright
Es imposible "administrar" el tiempo. Hay 24 horas en un día, 60 minutos en una hora y 60 segundos en un minuto. No puedes ralentizarlo o acelerarlo.
Podemos controlar dónde gastamos nuestro tiempo y tomar medidas para reducir o eliminar los que pierden el tiempo. Administrar el tiempo se trata realmente de administrarnos a nosotros mismos.
Aquí hay diez maneras intemporales de tomar el control de su día y dejar de perder el tiempo:
Establecer objetivos priorizados
Sin metas , perseguimos lo que parece más urgente o nos mira a la cara. Nos distraemos con objetos brillantes. Establezca sus prioridades estableciendo metas anuales, mensuales, semanales y diarias. Clasifique cada uno de estos objetivos usando lo siguiente:
Importancia: (A = alto, B = medio, C = bajo)
Urgencia: (1 = alto, 2 = medio, 3 = bajo)
Siempre trabaje primero en los objetivos y tareas más urgentes e importantes (A1).
Sigue la regla 80/20
La "Regla 80/20" , también conocida como Principio de Pareto, dice que el 80 por ciento de sus resultados provienen de solo el 20 por ciento de sus acciones. Es una forma de priorizar tu tiempo contra tus metas más importantes. ¿Te estás enfocando en el 20 por ciento de las actividades que producen el porcentaje de los resultados?
Aprende a decir no
En ocasiones, las solicitudes de otros pueden ser importantes para ellos, pero entran en conflicto con nuestros objetivos más importantes. Incluso si es algo que nos gustaría hacer, pero simplemente no tenemos el tiempo para hacerlo, puede ser muy difícil decir que no.
Si bien es genial ser un jugador de equipo, también es importante saber cuándo y cómo ser asertivo, y hacerle saber a la persona que no puede manejar su pedido en este momento. Negocie un plazo que los ayude a alcanzar sus objetivos sin sacrificar el suyo.
Superar la procrastinación. Use el sistema "4D":
- Eliminarlo ¿Cuáles son las consecuencias de no hacer la tarea en absoluto? Considere la regla 80/20; tal vez no es necesario hacerlo en primer lugar.
- Delegado . Si la tarea es importante, pregúntate si realmente es algo de lo que eres responsable. ¿Puede la tarea ser dada a alguien más? Vea " 10 cosas que un gerente nunca debe delegar ".
- Hazlo ahora . Posponer una tarea importante que debe hacerse solo crea sentimientos de ansiedad y estrés. Hazlo tan temprano como puedas.
- Diferir: si la tarea no se puede completar rápidamente y no es un elemento de alta prioridad, simplemente difréndalo.
Come la rana
Del libro de Brian Tracey: " Si lo primero que haces cada mañana es comer una rana viva, puedes pasar el día con la satisfacción de saber que eso es probablemente lo peor que te va a pasar todo el día. "
Tu rana es la tarea que tendrá el mayor impacto en el logro de tus objetivos, y la tarea que es más probable que pospongas al comenzar.
Reuniones
Las reuniones mal administradas son pérdidas de tiempo, multiplicadas por el número de personas en la reunión. Consulte " Cómo dirigir una reunión de equipo ".
El frasco de vidrio: rocas, guijarros, arena y agua
Enfrenta las "rocas" primero. Si sigue abordando las cosas pequeñas (la arena, los guijarros y el agua) y no los elementos estratégicos importantes (las rocas), entonces su jarra se llenará rápidamente sin espacio para las rocas.
Elimina los desperdicios de tiempo electrónicos
¿Qué le quita su tiempo a su trabajo? ¿Facebook? ¿Gorjeo? Correo electrónico de verificación? ¿Mensajería continua con amigos y familiares? Deja de revisarlos tan a menudo. Establezca tiempos y límites, y descanse de estas distracciones.
Organizarse
Para administrar su tiempo de manera efectiva y ser productivo todos los días, debe crear el entorno adecuado. Comience eliminando el desorden, estableciendo un sistema de archivo eficaz y utilizando herramientas de gestión del flujo de trabajo para ayudarlo a crear un entorno productivo.
Cuida tu salud
Una buena noche de sueño, alimentación saludable y ejercicio le dará la energía, el enfoque y la resistencia necesarios para aprovechar al máximo su día.