5 maneras de seguir su proyecto sin usar diagramas de Gantt
Este no es el único desafío que presentan los diagramas de Gantt.
Los datos en un diagrama de Gantt generalmente requieren un software especial para ver y editar, e imprimirlos es casi siempre un desafío. Además, a veces solo desea enfocarse en una pequeña parte de un proyecto sin sentirse abrumado por toda la información adicional.
Si bien las cartas de Gantt son una gran solución, no son las únicas. Cuando necesite ver una muestra más pequeña de la información, o si necesita presentar una versión simplificada o parte de la información en una situación en la que un diagrama de Gantt no sería práctico, aquí hay cinco alternativas que podría usar en su lugar.
Listas de tareas
Todos en la comunidad empresarial deben estar familiarizados y cómodos con una lista de tareas básica. De hecho, estar organizado es una de las principales habilidades para un gerente de proyecto .
Una lista de tareas lleva la lista de tareas al siguiente nivel. Con una lista de tareas, puede agregar columnas adicionales para mostrar quién completará cada tarea, el estado de la tarea, las fechas de inicio y finalización, y la probabilidad de que la tarea se complete a tiempo.
Incluso puede agregar casillas de verificación para que los miembros de su equipo verifiquen que los artículos estén completos.
Hojas de cálculo
Un gráfico simplificado en una hoja de cálculo es otra alternativa. Aún puede enumerar las tareas en el lado izquierdo, y aún puede sombrear las barras para mostrar su nivel de progreso y las fechas estimadas de inicio y finalización de las tareas.
Sin embargo, las hojas de cálculo pueden consumir mucho tiempo y requerir mucho tiempo para su actualización, por lo que no querrá usarlas como su solución de administración de proyectos total. Sin embargo, para un informe simple de una sola vez para un cliente o gerente, una hoja de cálculo simplificada puede presentar visualmente el proyecto de una manera que sea
fácil de explicar y entender También es una buena opción para rastrear el progreso del proyecto.
Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo o diagramas de red muestran las tareas del proyecto en el orden en que deben completarse. Los diagramas de flujo pueden ser tan simples o complejos como desee. Por ejemplo, puede o no incluir información como la fecha de inicio y finalización de cada paso, el número de identificación de la tarea o
La locación. Tenga en cuenta que agregar demasiada información puede hacer que estos gráficos sean difíciles de leer.
Mientras que muchas personas encuentran que los diagramas de flujo son más fáciles de leer y comprender que los diagramas de Gantt, hacerlos puede ser una molestia. Además, a menudo son inapropiados para problemas grandes y complejos. Los diagramas de flujo son mejores para presentar proyectos simples con tareas que progresan naturalmente de una a
el siguiente, pero no debe usarse como una herramienta a largo plazo o para proyectos demasiado complejos.
Tableros Kanban
¿Su proyecto tiene una gran cantidad de pasos que no necesariamente tienen que hacerse en orden secuencial?
¿Tiene varias personas trabajando en el mismo proyecto o las tareas se actualizan con frecuencia? Si es así, Kanban puede ofrecer la solución ideal para usted. (Obtenga más información sobre cómo Kanban trabaja en la gestión de proyectos ).
Con un tablero Kanban, cada tarea del proyecto se escribe en una nota adhesiva y se coloca en la columna apropiada, como "para hacer", "en progreso" o "hecho". A medida que se completa cada tarea, la nota adhesiva correspondiente se mueve por el tablero hasta que todas las notas estén en la columna "finalizadas".
Este sistema de organización es muy fácil de entender y modificar rápidamente, pero no es muy portátil, y deberá tener cuidado de que ninguna de las notas caiga y se pierda.
Informes de estado
Los diagramas de Gantt son excelentes herramientas para rastrear sus proyectos, no necesariamente para comunicarlos. Si todo lo que necesita hacer es comunicar su progreso con un cliente, el patrocinador de su proyecto u otros miembros del equipo, un informe de estado puede ser su mejor opción.
Además, muchos programas de software de administración de proyectos crearán informes de estado simplificados y fáciles de entender con solo unos pocos clics del mouse, lo que le ahorrará tiempo y energía valiosos.
Los diagramas de Gantt son muy prácticos para rastrear todas las tareas que se incluyen en un proyecto grande, pero no siempre son los mejores para comunicar esta información con otros, especialmente aquellos que no están acostumbrados a leerlos.
Tienes muchas otras alternativas. Pruebe usted mismo una de estas cinco alternativas de diagrama de Gantt. Puede que te sorprenda gratamente cuánto tiempo puedes ahorrar.