Haga un registro de riesgo del proyecto que todos puedan usar fácilmente
¿Con qué frecuencia ha visto languidecer un registro de riesgos en el sistema de archivos? Se crean al comienzo de un proyecto, luego se olvidan y se vuelven obsoletos rápidamente.
Todos sabemos que una buena gestión de riesgos requiere la identificación periódica de nuevos riesgos, así como la revisión de los riesgos existentes y la planificación de actividades de mitigación. Entonces, ¿cómo podemos hacer que esto sea más probable que suceda?
01 Good Risk Register Design
Una forma de alentar la participación en la gestión de riesgos es con un buen diseño de registro de riesgos. Un registro bien diseñado comunicará rápidamente el nivel general de riesgo en el proyecto a usted y a los demás miembros del equipo del proyecto.
Debe permitir a los usuarios acceder fácilmente a más detalles sobre los riesgos individuales cuando sea necesario. Esto, a su vez, debería estimular a todos a pensar en términos de riesgos, detectar nuevos a medida que surgen y monitorear y tomar medidas para mitigar los riesgos existentes.
02 Incluye los campos correctos
Como mínimo, su registro de riesgos debe incluir:
- Un identificador único para cada riesgo
- Una descripción del riesgo, incluida la causa, el evento de riesgo y el efecto, como "Debido a las fuertes lluvias, existe la amenaza de inundaciones en el campo que echarían a perder los cultivos".
- Acciones de respuesta al riesgo
- Propietario de riesgo
03 Medidas adicionales
Es posible que desee incluir medidas cuantitativas de probabilidad, impacto y riesgo general, y valores residuales después de la mitigación para proyectos de mayor riesgo.
Los campos numéricos y los campos que se calculan automáticamente pueden ser útiles si está utilizando una técnica de evaluación de riesgos como el método de Monte Carlo o el valor monetario esperado. Otros campos útiles incluyen fechas clave, categoría de riesgo, categoría de respuesta al riesgo, proximidad, costos de mitigación y estado.
No hay límite para la cantidad de campos que puede incluir, pero solo los campos clave se deben mostrar en la vista de lista de todos los riesgos. De lo contrario, la vista de lista puede saturarse con demasiados detalles. Lo ideal es que los espectadores pasen a la vista de detalles que muestra todos los campos para ese riesgo particular cuando hacen clic en la entrada de riesgo en la vista de lista.
04 Otra opción
Es posible que también desee crear una base de datos de registro de riesgos para cada proyecto, de modo que no esté restringido a un conjunto estándar de campos. Si bien una hoja de cálculo puede ayudarlo a rastrear sus proyectos, especialmente los más pequeños, una base de datos real puede ser mejor, como las que puede crear en Kahootz o Podio. Facilitan la adición de documentos y grandes cantidades de texto cuando es necesario.
05 Semáforos
Es difícil superar el sistema de semáforos por impacto visual. Los usuarios intuitivamente saben que el rojo significa alto riesgo, el ámbar significa riesgo medio y el verde es de bajo riesgo. Esto proporciona indicaciones visuales rápidas a los lectores para ayudar a su comprensión.
06 Funciones de seguridad
Es posible que desee fomentar la participación permitiendo que todos los miembros del equipo del proyecto y quizás algunos interesados puedan ver el registro de riesgos. Sin embargo, debe establecer los derechos de acceso de los usuarios para su registro, de modo que solo ciertas funciones del proyecto, como Project Manager , Project Support o Risk Owners, puedan editarlo. Puede crear una pista de auditoría de quién cambió qué y cuándo.
07 Resumen Perfil de riesgo
Los miembros del equipo principal del proyecto y las partes interesadas, como la junta del proyecto y la gestión corporativa / del programa, tal vez no tengan tiempo para digerir la lista de todos los riesgos. Para ellos, un perfil de riesgo resumido da una idea del riesgo agregado presentado por el proyecto a simple vista. Ilustra la cantidad de riesgos en cada nivel de probabilidad e impacto.
08 Se trata de la comunicación
Recuerde que no se trata solo de enumerar riesgos y acciones de mitigación cuando diseña un registro de riesgos del proyecto. El objetivo es comunicar e involucrar a sus colegas en la gestión de riesgos. Su diseño debe reflejar este objetivo con diferentes vistas para diferentes audiencias. Un registro de riesgos bien diseñado puede mejorar la gestión de riesgos en su proyecto de esta manera.