Kanban en los proyectos generalmente toma la forma de un tablero visual compuesto de una cuadrícula y tarjetas. (No estoy seguro de qué es Kanban. Lea esta introducción a Kanban en la gestión de proyectos). La pizarra puede ser física, constituida por trozos de papel (comúnmente tarjetas de índice de 3 "x 5" o notas adhesivas) en una pizarra o pared. Alternativamente, la placa podría ser electrónica: varios programas de software y plataformas admiten tableros de administración de proyectos de estilo Kanban. Una solución digital es una gran herramienta cuando un equipo de proyecto no comparte ubicación física, o cuando los miembros del equipo necesitan acceder al tablero cuando están fuera de la oficina.
01 La rejilla de Kanban
Para proyectos simples, una cuadrícula al estilo Kanban probablemente tenga una sola fila y múltiples columnas. Las columnas representan el proceso a través del cual fluye el trabajo, desde la izquierda (inicio) hasta la derecha (final). Si el equipo se dirige a más de un tipo de trabajo, o si hay sub-equipos o diferentes tipos de flujos de trabajo, el organizador de la junta puede usar filas para separar las tarjetas verticalmente.
Las tarjetas se mueven a través del tablero en columnas de acuerdo con su etapa actual en el proceso. Esta imagen muestra una cuadrícula de Kanban típica en acción.
Una vez que su junta Kanban está configurada, el equipo del proyecto generalmente se reúne alrededor del tablero con frecuencia regular, en una reunión "de pie" o muy corta. El objetivo del equipo es "llevar" el trabajo a la columna final de la pizarra, que a menudo se denomina "Listo". En estas reuniones, el equipo discute cuándo cada tarjeta podrá pasar a la siguiente columna. Si alguien está trabajando en mover la tarjeta hacia adelante y ha encontrado un obstáculo, esto se notará en la reunión de stand up, con elementos de acción tomados para resolver el problema.
02 El marco mental de Kanban
- Eliminar malas tareas múltiples. Los psicólogos y sociólogos que estudian el trabajo han escrito mucho sobre este tema. La investigación indica que las tareas de conmutación nos ralentizan y causan problemas de calidad debido a la reactivación mental y otros costos de instalación.
- Limitar el trabajo en progreso. Para llevar la mala multitarea a un mínimo, es necesario limitar el número de tarjetas lanzadas en el sistema Kanban. No permita que la administración inserte más tarjetas (tareas, proyectos o características) en la (s) columna (s) "Hacer" de la pizarra. Este paso puede requerir un cambio significativo en la mentalidad de los gerentes que creen que para terminar el trabajo a tiempo, uno debe comenzar lo antes posible.
- Promueva una cultura de resolver problemas como un equipo, en lugar de uno que motive a culpar a otros.
- Mantenga la parte superior de la cartera de pedidos priorizada. Las tarjetas en la parte superior de la columna "Retraso" deben ser las siguientes tareas, proyectos o características que proporcionarán el mayor valor para el cliente y el negocio.
Un sistema Kanban es una forma efectiva de ejecutar en muchos tipos de proyectos. Al igual que la mayoría de las herramientas Lean, funciona mejor cuando se combina con una mentalidad de aprendizaje y mejora continua. No existe una única forma "correcta" de implementar una placa Kanban, y muchos factores pueden influir en su estructura, así como en los comportamientos del equipo. En general, cualquier equipo de proyecto que use la placa debe estar entrenado en los conceptos de Kanban, y luego debe desarrollar y mejorar su sistema Kanban a medida que lo utiliza.
Obtenga más información sobre Monica Borrell en su biografía completa aquí .