5 formas de hacer que una reunión aburrida sea más emocionante

Haga que las reuniones sean menos aburridas para que pueda cumplir su propósito

Las reuniones son una parte inevitable de los negocios . Compartes información, generamos ideas, generamos soluciones y creamos procesos y sistemas. El problema es que muchas de estas reuniones son dolorosamente aburridas, lo que significa que las personas que asisten tienen sus cerebros desconectados.

Si las personas no prestan atención y se concentran, la reunión es solo una pérdida de tiempo para todos. ¿Cómo puedes hacer que las reuniones aburridas sean más emocionantes para que logren algo?

Aquí hay 5 consejos prácticos:

1. Prohibir SmartPhones

Sí, esto es como decirle a la gente que arrojen a sus hijos a la guarida de los lobos antes de venir a la reunión. La gente insistirá en que deben tener sus teléfonos; después de todo, podría ocurrir una emergencia. Sí. El mundo podría llegar a su fin durante su reunión de planificación trimestral, pero es poco probable.

El problema con la tecnología actual es que le permite enfocarse en lo que no está frente a usted: la reunión. Lo curioso es que si las personas se encontraran cara a cara con las personas a las que enviaron mensajes de texto durante su reunión, enviarían mensajes de texto a otra persona. Los teléfonos se quedan en escritorios .

Sin el teléfono, dos cosas suceden durante su reunión. Te obligan a permanecer en el presente y el tiempo de inactividad se emplea comunicándote con los demás participantes. ¿Por qué es eso importante? Porque descubrirá que sus reuniones son más interesantes cuando conoce a sus colegas.

¿Cómo los puedes conocer? Al hablar con ellos.

¿Qué haces cuando tienes tu teléfono? No hablas con la gente nueva.

2. Preparar, preparar, preparar

Una reunión en la que el líder o moderador llega tarde , no tiene una agenda , y lo alborota, es aburrido y tedioso. Una reunión bien preparada puede ser fascinante y atractiva. Cuando el líder tiene un plan y un propósito, la reunión será más interesante.

Cuando no hay una dirección o un objetivo, la reunión no será interesante.

La otra parte de la preparación es mejorar tus propias habilidades. Has asistido a reuniones que fueron productivas e interactivas y te hicieron sentir como si pudieras salir y lograr grandes cosas. Y asistió a reuniones en las que está seguro de que si se queda dormido nadie lo extrañaría, y no se perdería nada importante. La diferencia es la persona que dirige la reunión.

Si sus reuniones son aburridas, échele un vistazo en el espejo . Encuentre una manera de mejorar. Puede tomar una clase formal (su departamento de Recursos Humanos puede ayudarlo con las sugerencias), puede solicitar retroalimentación y tutoría a un compañero de trabajo cuyas habilidades de reunión admire, o puede tomar una clase en línea. Hay mucha ayuda disponible para usted, y gran parte de ella es gratuita para cuando desee hacer sus reuniones aburridas más emocionantes.

3. Todos participan

¿Por qué todos deberían participar? Bueno, porque si la participación no es necesaria, puede manejar todo este problema por correo electrónico. Seriamente. Hay muy pocas veces cuando necesita traer un grupo para transmitir información.

Sí, hay algunas cosas como despidos masivos o una reestructuración completa de la compañía que mejorarán si usted tiene un gerente que habla con todo el grupo, pero en la mayoría de los casos, las reuniones siempre deben ser interactivas .

¿Qué tan interactivo? Bueno, eso depende del propósito de la reunión. Si es una sesión de tormenta de ideas , todos deberían hablar. Si alguien no está hablando claro, llame a esa persona. Puede que a los introvertidos no les guste ese tipo de reunión, y no debes hacer que las reuniones sean una gran presión para los introvertidos poniéndolos en el lugar.

Pero la cultura de su reunión debe asegurar que todos participen en estas sesiones de intercambio de ideas y deben saber que su participación se requiere por adelantado.

Si se trata de una reunión de planificación, o una reunión de establecimiento de objetivos , o incluso una reunión de informe trimestral, debe haber tiempo para la participación, ya sea para hacer preguntas o hacer comentarios. La atmósfera necesita fomentar la participación, pero con algunos límites (ver abajo).

4. No permita que ninguna persona domine

Si lideras la reunión , es natural que hable más.

Sin embargo, después de ti, no quieres que otra persona domine la conversación. Eso puede hacer que una reunión sea tediosa. Recuerde redirigir los comentarios y llamar a las personas que usted conoce son expertos en el área para difundir a un hablante compulsivo.

Por ejemplo, cuando Jane hizo su cuarto comentario y comienza a ir por un quinto, córtalo lo mejor posible diciendo: "Gracias, Jane, sabemos cuál es tu posición. Me gustaría escuchar lo que Karen tiene que decir. Y, Jim y Bob aún no han tenido la oportunidad de hablar.

A veces, tendrá que hablar con los Janes de su oficina antes de una reunión para recordarles que el objetivo de reunirse como grupo es compartir ideas con todos y si ella domina, la reunión no será tan exitosa. O, inmediatamente después de la reunión, también funciona bien, ya que tendrá nuevos ejemplos si es necesario.

Las personas que se han tomado el tiempo para asistir a una reunión aportando su conocimiento y experiencia merecen la oportunidad de hablar y compartir sus opiniones. Como líder, puede aprender a controlar el comportamiento que socava la reunión .

5. Hacer elementos procesables

Una reunión que termina sin acciones fue solo una pérdida de tiempo . Es un volcado de información, en cuyo caso una reunión no era la mejor manera de proceder. Una reunión interesante y emocionante termina con cosas que la gente puede y debe hacer, ya sea para promover sus metas individuales o las metas de la compañía o, idealmente, ambas. Si la gente no se marcha sabiendo cuáles son sus próximos pasos, entonces la reunión fracasó.

Además de tener elementos procesables, es necesario que haya un seguimiento. Esto puede tener lugar en una segunda reunión o individualmente, pero tiene que suceder. Las personas se desconectarán si saben que los elementos de acción son todo para mostrar.

Las reuniones nunca reemplazarán los viajes a Disneyland por emoción, pero puede hacerlos más emocionantes, interesantes y productivos. Haga estos cinco cambios y hará que sus reuniones aburridas usuales sean más emocionantes para las personas que asisten. Y eso es bueno para el éxito de su organización.