Veremos las cinco cosas que debe hacer para crear un presupuesto de proyecto básico.
Usa tu lista de tareas
Primero, tome su lista de tareas del proyecto. También puede tener una estructura de desglose de trabajo, y si tiene una, es mejor usar eso. Pero una lista de tareas funcionará siempre que cubra de manera exhaustiva todo lo que necesita hacer en el proyecto.
Si no tiene una lista de tareas, es hora de crear una. Escriba todo lo que tiene que hacer y las cosas que tiene que construir, hacer o completar antes de que el proyecto pueda completarse. No tiene que ser en un orden particular, pero sí debe incluir todo.
Finalmente, en este paso, haga una lluvia de ideas con su equipo de proyecto , ya que seguramente habrá algo que haya olvidado. ¡Muchas cabezas son mejores que una!
Estime cada componente
Ahora revisa tu lista y calcula el precio de cada artículo. Por ejemplo, una tarea que diga "establecer reuniones para analizar los requisitos" podría involucrar el abastecimiento y la contratación, las salas de reuniones o la compra de cualquier recurso que necesite como un proyector o bolígrafos.
Hay un costo involucrado con eso, así que obtenga presupuestos para su alquiler de sala y el otro equipo y anótelo.
Haga esto para todo en la lista de tareas, de modo que termine con un precio en contra de cada artículo. Algunas tareas del proyecto pueden no tener un precio adjunto, y eso está bien.
Agregar estimaciones juntas
A continuación, agregue todas sus estimaciones.
Es más fácil hacer esto si hace una lista de elementos en una hoja de cálculo, agrega los costos en la siguiente columna y luego totaliza la columna en la parte inferior. Deje que la hoja de cálculo haga los cálculos por usted! Se convierte en tu hoja de cálculo de presupuesto.
También es una buena idea agrupar los costos en categorías, para que pueda ver fácilmente hacia dónde se dirige la mayor parte del dinero. Use categorías como 'Proyecto en marcha', 'Infraestructura' o 'Capacitación': elija agrupaciones que signifiquen algo en el contexto del proyecto.
Agregar contingencia e impuestos
Sería genial si tuvieras una bola de cristal y pudieras predecir estos costos con un 100% de precisión, pero probablemente no te sientas seguro de tu habilidad para hacerlo. Es donde entra en juego la contingencia. Es un fondo de dinero basado en cuán seguro sientes que obtuviste las estimaciones correctas. No se relaciona con ninguna tarea en particular. Es un "bote de emergencia" en general en caso de que haya cometido un error o haya omitido algo por error.
Si no sabe cuánta contingencia agregar, obtenga el 10% del total que creó en el Paso 3. Es una estimación no científica que muchos gerentes de proyectos usan y le da un poco de amortiguación en su presupuesto por si acaso lo necesita.
Agregue una línea en su hoja de cálculo de presupuesto en la parte inferior que diga 'Contingencia' y especifique el porcentaje que utilizó.
No olvide agregar cualquier impuesto a las ventas u otros impuestos que no estén explícitamente incluidos en las estimaciones de su línea de pedido individual.
Agrégalo todo, y ese es el monto final de tu presupuesto.
Obtener aprobación
Lo último que debe hacer es conseguir que su gerente o patrocinador del proyecto apruebe su presupuesto. Hábleles sobre cómo lo ensambla y qué elementos componen su presupuesto general.
¡Eso es! El presupuesto del proyecto es una habilidad básica de administración de proyectos , y esta guía lo ayudará a comenzar a crear un presupuesto para el proyecto.