Los supervisores y gerentes efectivos trabajan duro para cultivar sus habilidades al proporcionar instrucciones a los miembros de su equipo. Esta publicación ofrece orientación para una dirección efectiva y delegación en un entorno de supervisión.
7 Prácticas de comunicación positiva para ofrecer indicaciones de tareas
- Siempre proporcione el contexto para que la tarea se complete. Las personas hacen su mejor trabajo cuando comprenden la importancia de la tarea para la operación más grande. Cuando se toma el tiempo de explicar la importancia comercial de la tarea que está solicitando completar, está enseñando y está mostrando respeto por la persona que solicitó para completar el trabajo.
- Sea específico, describa cuándo se debe completar la tarea y comparta los estándares de calidad.
- Pídalo respetuosamente en lugar de emitir un comando severo. Elija un tono de voz respetuoso, palabras educadas y envíe el mensaje con el volumen apropiado. Contraste: "Oye, tienes que ir a descargar ese camión", dijo con tono severo, "John, el envío de ese camión es necesario en la línea de producción. ¿Podrías por favor ayudar y descargar el camión antes del mediodía?" No hay duda de que el último enfoque se percibiría como positivo y el primero como negativo.
- Ofrezca a la persona a la que se le pide que complete la tarea la oportunidad de hacer preguntas aclaratorias. Este paso ayuda a fortalecer la comunicación entre el empleado y el supervisor y mejora la probabilidad de un resultado exitoso. El empleado tiene la oportunidad de confirmar que realmente entiende lo que se le pide.
- Resista el impulso de supervisar o administrar en micro la finalización de la tarea solicitada por el empleado. Parte de aprender a dar instrucciones de forma efectiva es aprender a confiar en las personas a las que pides ayuda.
- Ofrezca agradecimientos apropiados y retroalimentación positiva por los trabajos completados correctamente.
- Ofrezca comentarios claros, conductuales y enfocados para cualquier tarea que se complete de manera incorrecta.
Enfatizar la enseñanza junto con dar instrucciones
Un verano, trabajé como asistente de un comerciante experimentado. Aprendí mucho al observarlo, sin embargo, cuando me dio una tarea para completar con la que no estaba familiarizado, me miraba luchar por unos segundos y luego completaba la tarea él mismo. Esto se volvió frustrante para mí. Si bien fue interesante observarlo, una vez que tuve la oportunidad de completar la tarea, realmente quería aprender a hacerlo.
Si se hubiera tomado el tiempo para proporcionar una capacitación básica y un poco de orientación las primeras veces que completé la tarea, habría podido completar este trabajo fácilmente para él el resto del verano. Su enfoque de microgestión no pudo enseñarme y alentarme. Creó más trabajo para él y redujo su eficiencia general.
- Evaluar si la tarea es nueva o complicada y merece capacitación.
- Brinde instrucción y luego ofrezca la oportunidad para que el individuo practique la tarea con su útil supervisión.
- Una vez que el individuo haya desarrollado confianza para la tarea, permítales completar el trabajo sin su supervisión. Vuelve más tarde para validar la finalización, la puntualidad y la calidad.
- Ofrezca comentarios positivos para los trabajos debidamente completados.
- Ofrezca capacitación de recuperación cuando el individuo tenga dificultades para completar la tarea a tiempo o con el nivel de calidad adecuado.
Tenga cuidado con estas trampas al dar instrucciones
- Emitir órdenes en un tono agresivo. Si bien ciertas circunstancias, incluidas las emergencias o las circunstancias de vida o muerte, pueden merecer órdenes, a menos que sea militar, resista este impulso.
- Respondiendo a, "¿Por qué?" con "Porque lo dije". Este es un enfoque pobre para la crianza de los hijos y un enfoque peor en el lugar de trabajo.
- Preguntando de una manera vaga.
- Pedirle a varias personas que completen la misma tarea.
- No reconocer cuándo se requiere una instrucción antes de que el individuo complete la tarea.
- No reconocer que las personas pueden tener prioridades y plazos conflictivos.
- Fallar en ofrecer agradecimientos y comentarios positivos por un trabajo bien hecho.
Actualizado por Art Petty