Trabaja a tiempo
Hacer su trabajo a tiempo es más fácil de monitorear. Eso es porque el tiempo es más fácil de medir que la calidad. Debe establecer requisitos claros, incluidos los hitos y las fechas límite, pero también debe permitir cierta flexibilidad.
Planifique sus horarios o pídales que planifiquen sus horarios para incluir algún tiempo de holgura. Siempre habrá algunos eventos imprevistos, por lo que es prudente crear al menos un poco de holgura en un horario. La cantidad de holgura que permite en su horario variará de individuo a individuo con las personas más mayores y con talento que necesitan menos holgura.
Usar un informe de progreso para seguir el horario
El método más común para rastrear si el trabajo se realiza a tiempo es el informe periódico, generalmente se realiza semanalmente para proyectos pequeños y mensualmente para proyectos más grandes. Cuando tiene que enviar a sus subordinados informes de progreso escritos , uno de los puntos sobre los que informarán es su cumplimiento del cronograma. Un método común utilizado para indicar rápidamente el estado son los colores del semáforo. Si el proyecto está dentro del cronograma, mostrarán un símbolo verde. Si el proyecto llega tarde, lo mostrarían como un símbolo rojo.
A veces, el amarillo también se utiliza para indicar cuando hay un pequeño problema que no es lo suficientemente grave como para justificar el color rojo.
También quiere que informen cualquier cosa que esté bloqueando su progreso. Esta sección debe incluir lo que han intentado limpiar el bloqueador y los resultados de esos esfuerzos. Si le piden ayuda, o de alguien ajeno a su esfera, eso debe estar claramente indicado.
No olvides incluirlos también en sus logros. Si han hecho algo que eliminó un bloqueador, previnieron el problema o, de alguna otra manera, ayudaron a mantener intacto el cronograma, lo que debería anotarse en su informe de progreso.
Finalmente, el informe de progreso debe mostrar el porcentaje completado, plan versus real. La mayoría de los proyectos progresan muy poco al principio, luego aumentan abruptamente y, al final del proyecto, progresan lentamente. El cronograma del proyecto que usted y su empleado hayan desarrollado debe dar cuenta de esto. Ya sea que haya o no tenido esto en cuenta en el cronograma, necesita evaluar el progreso informado por el empleado. El porcentaje planificado completo debe reflejar, en general, cuánto del tiempo asignado al proyecto ha pasado. En un proyecto con un cronograma de tres meses, el empleado debe informar el porcentaje completo planificado de aproximadamente 1/3 al final del primer mes. Si informaron un número mucho más pequeño o mucho más grande, sería prudente que mires un poco más profundo. Además, debe hacer un juicio sobre la precisión de lo que informan para un porcentaje real completo. Según su conocimiento del proyecto y su estado general, debe poder juzgar, aproximadamente, si el porcentaje completado informado por el empleado es exacto o no.
Por ejemplo, si informan una cifra completa planificada del 60% y un porcentaje completo real del 65%, pero usted sabe que el proyecto ha estado plagado de dificultades, debe investigar el informe con más detalle.
Haz el trabajo bien hecho
Es más difícil medir y controlar si su empleado está haciendo bien el trabajo o no. Eso se debe a que es más difícil definir y cuantificar lo que significa "hecho bien". Una vez más, al igual que con los horarios, debe establecer expectativas y objetivos claros y específicos. Y si bien con los horarios que permite cierta flexibilidad y holgura, debe ser menos flexible con respecto a la calidad. Bueno es bueno.
No pierdas de vista tu objetivo. Cuando hablamos de "hecho bien", recuerde que va por "excelente" y no "perfecto". Y no te olvides de enfocarte en los resultados en lugar del proceso .
Seguimiento del progreso al hacer bien las cosas
La mejor manera de seguir el progreso de sus empleados con respecto a hacer bien el trabajo es hacer reuniones frecuentes y hacer un uso liberal de "mostrar y contar". Cuando un empleado informe haber logrado un progreso apreciable, pídales que le muestren lo que han hecho. Al comienzo del proyecto, el trabajo puede ser un poco difícil y solo parcialmente completo. Esto es de esperar. Sin embargo, a medida que pasa el tiempo, las demostraciones de los empleados deben mostrar el progreso con el trabajo cada vez más suave y completo.
La clave durante estas revisiones de calidad es asegurarse de que la estimación del empleado de la calidad del trabajo realizado hasta el momento coincida con la suya. Por ejemplo, si revisa el proyecto que está medio hecho, y el empleado indica que la calidad del trabajo está en ese nivel, debe asegurarse de estar de acuerdo. Si le parece que la calidad del trabajo realizado hasta este punto es todavía preliminar y preliminar, debe analizar la diferencia con el empleado y restablecer sus expectativas. Si no lo haces, cuando piensen que han alcanzado la calidad final, probablemente evaluarás que el trabajo está moderadamente terminado.
Línea de fondo
Al revisar el trabajo que ha delegado a los subordinados, recuerde que usted sigue siendo responsable de su trabajo. Por lo tanto, asegúrese de que el trabajo se realice a tiempo y se realice correctamente, tal como se explicó anteriormente. En el primer signo de dificultad, debe intervenir y ajustar los estándares del empleado para cumplir con los suyos.