Un plan de proyecto de reunión de empresa modelo para comenzar
Preplanear el proyecto
Tu primer paso es planear el plan.
Usted comienza discutiendo el evento con las partes interesadas. Si esto se hizo el año pasado, ¿qué salió bien? ¿Qué salió mal? ¿Quién manejó el proyecto y pueden ayudarlo a evitar trampas este año? Dado que el CEO le asignó el proyecto, ¿qué quiere él / ella fuera del evento? ¿Cuándo será el evento? ¿Dónde? ¿Cuál es el presupuesto?
Reúna tanta información como pueda. Este será el esqueleto sobre el que construirá el plan del proyecto.
Construye el equipo
¿Qué otros recursos necesita para que este proyecto sea un éxito? ¿Hay personas en otros departamentos que puedan ayudarlo a que este evento sea un éxito? ¿Qué necesitas hacer para obtener ayuda? ¿Puedes preguntar o necesitas obtener la aprobación formal de su jefe? ¿Cuánto tiempo necesitas de ellos? ¿Qué habilidades específicas necesitas que brinden? ¿Alguien más puede proporcionar esa habilidad si la persona que quieres no está disponible?
Ya que esta es una reunión de toda la compañía, ¿cómo puede ayudar a RR.HH.?
¿Necesita ayuda del Departamento de Instalaciones? ¿Qué hay del Departamento de Marketing? ¿Necesitas ayuda en esa área?
Planifica la agenda
Una vez que sepa cuánto durará la reunión, comenzará a completar los bloques de tiempo. ¿Necesitas un altavoz de apertura? ¿Quien será? ¿Vas a mantener a los asistentes juntos o los dividirás en grupos más pequeños para una parte del programa?
¿Cuántos otros oradores necesitarás? ¿Quién instalará las sesiones más pequeñas si sales?
¿El evento tomará más de un día? ¿Cómo cerrarás el día uno? ¿Cómo va a volver a abrir en el segundo día?
¿Cómo terminará al final? ¿Necesitas un discurso de clausura? ¿Cómo manejará la logística de las personas que visitan el hotel si reserva una?
Encuentra el espacio
Averigua cuántas personas vendrán. A continuación, determine la cantidad de espacio que necesita. ¿Dónde se llevará a cabo el evento? ¿Hay espacio en la oficina corporativa o necesitas un espacio más grande? ¿Desea el CEO que la reunión se realice fuera del sitio para que las personas se puedan concentrar, o quiere que se retenga en la oficina para minimizar el costo?
¿Qué propiedades en su área pueden proporcionarle el espacio que necesita? ¿Es un hotel cerca del aeropuerto una buena opción para minimizar el tiempo de viaje para las personas que llegan desde fuera de la ciudad o si encuentra algo fuera de la ciudad que sea más tranquilo?
¿Qué cobran los diferentes lugares por sus instalaciones? ¿Qué incluyen y qué necesitarás comprar y haber traído? ¿Asignarán un individuo para que trabajes? ¿Cuál es su política con respecto a material y personas del exterior?
Sacarlo
Al haber reunido las respuestas al menos a la mayoría de estas preguntas, puede comenzar a armar el plan del proyecto.
Recuerde que lo que estamos mostrando aquí es la lista de tareas del proyecto, la estructura de desglose del trabajo (WBS) solamente. No incluye ninguna de las dependencias entre tareas o las líneas de tiempo. Esos se agregarían más tarde.
Plan de proyecto de reunión de empresa de ejemplo
En Cómo planificar un proyecto utilizando las herramientas básicas de Project Management , discutimos el pensamiento detrás de la planificación del proyecto y el uso de habilidades de gestión de proyectos durante el proceso de planificación. Así es como una estructura de desglose de trabajo (WBS) del plan de proyecto podría buscar un proyecto para planificar una reunión de la compañía:
1. Planear previamente el proyecto
- Determine el presupuesto
- Discuta con el CEO para establecer los objetivos del proyecto
- Póngase en contacto con el administrador de proyectos anterior (PM) para obtener sugerencias
- Determine la lista de interesados
- Póngase en contacto con los interesados para obtener información.
- Establecer la fecha preferida para el evento
- Determine cuántos oradores / presentadores se necesitan
- Determine la cantidad de personal de apoyo que se necesita
- Determine cuántos empleados asistirán
- Enumerar posibles ubicaciones para el evento
2. Construye el equipo del proyecto
- Obtener representante de Marketing
- Obtener representante de RR.HH.
- Vea si comprar le asignará a alguien para que lo ayude
- Pídale a Susan que se encargue de todos los detalles de los oradores
- Obtener representante de las instalaciones
- Programar la reunión de inicio del equipo del proyecto
3. Desarrollar la agenda
3a Plan Day One
- Establecer hora de inicio
- Establecer la hora, organizar el lugar y la dotación de personal para el registro
- Establecer la duración de la sesión de la mañana
- Establecer la duración de los discursos
- Calcule el número de altavoces necesarios para la sesión de la mañana
- Reclutar oradores
- Plan de descanso a media mañana (tiempo y duración)
- Organice la renovación de la sala de conferencias durante el descanso (agua, basura, etc.)
- Planifique la hora del almuerzo (hora, duración, ubicación, menú, quién paga)
- Plan de sesión de la tarde (duración, número de hablantes)
- Recluta a los oradores de la tarde
- Cierre del día uno del plan (hora, quién, duración)
Plan 3b Día dos
- Establecer hora de inicio
- Establecer la duración de la sesión de la mañana
- Calcule el número de altavoces necesarios para la sesión de la mañana
- Reclutar oradores
- Plan de descanso a media mañana (tiempo y duración)
- Organice la renovación de la sala de conferencias durante el descanso (agua, basura, etc.)
- Planifique la hora del almuerzo (hora, duración, ubicación, menú, quién paga)
- Plan de sesión de la tarde (duración, número de hablantes)
- Recluta a los oradores de la tarde
- Plan de cierre del discurso (tiempo, quién, duración)
- Organiza la hora de salida con el hotel
4. Planifica el espacio
- Determine la cantidad de asistentes
- Planificar la disposición de los asientos (filas vs. tablas)
- Calcule el espacio necesario
- Investigue los lugares disponibles con esa cantidad de espacio (costos, ubicación, servicios incluidos)
- Contar el número de oradores por día y total
- Determine el número y tipo de personal de apoyo que se necesita
- Averigüe cuántos asistentes / ponentes / personal necesitarán habitaciones
- Negocie costos y fechas con ubicaciones disponibles
- Firmar contrato con la ubicación seleccionada
5. Publicite el evento
- Finaliza todos los detalles con la ubicación del evento
- Asegúrese de que los asistentes sean notificados
- Notificar a todos los oradores sobre el tema y la hora / día de presentación
- Notificar a todo el personal de soporte de deberes y turnos
- Obtenga confirmaciones de asistencia de los asistentes
- Notificar a los asistentes de reemplazo según sea necesario
6. Seguimiento
- Obtenga discursos de borrador de todos los oradores
- Revisa los discursos finales
- Obtener etiquetas de nombre para todos los asistentes, oradores, personal
- Compre cualquier material y obsequio para los asistentes
- Reconfirmar con la ubicación del evento
7. Revisar y calificar
- Enviar encuesta de satisfacción a todos los asistentes
- Enviar encuesta de repaso a todos los oradores
- Enviar gracias a todos los oradores y el personal
- Mantener una reunión de cierre con el equipo del proyecto
Planificación adicional
La estructura de desglose de trabajo del plan de proyecto (WBS) anterior muestra una muestra para planificar una reunión de la empresa. Es solo un esquema. El equipo del proyecto todavía tendría que trabajar en estos artículos y ampliarlos en muchos de ellos. Además, tendrían que trabajar en el tiempo necesario para cada tarea, la importancia relativa de las tareas y las interrelaciones / dependencias entre las tareas.