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Componentes de carta comercial completa
Dirección de devolución: si su material de oficina tiene un membrete, omita esto. De lo contrario, escriba su nombre, dirección y, opcionalmente, su número de teléfono. En estos días, es común incluir también una dirección de correo electrónico.
Fecha: escriba la fecha de su carta de dos a seis líneas debajo del membrete. Tres son estándar. Si no hay papel con membrete, escríbalo donde se muestra.
Línea de referencia: si el destinatario solicita específicamente información, como una referencia de trabajo o un número de factura, escríbalo en una o dos líneas, inmediatamente debajo de la Fecha (2). Si está respondiendo a una carta, consúltela aquí. Por ejemplo:
- Re: Trabajo # 625-01
- Re: Tu carta con fecha 1/1 / 200x.
Anotaciones especiales de correo: escriba todos los caracteres en mayúsculas, si corresponde.
Ejemplos incluyen:
- LA ENTREGA ESPECIAL
- CORREO CERTIFICADO
- CORREO AÉREO
Notación a la llegada: escriba todos los caracteres en mayúscula, si corresponde. Es posible que desee incluir una notación en la correspondencia privada, como una carta de renuncia. Incluye lo mismo en el sobre. Los ejemplos son:
- PERSONAL
- CONFIDENCIAL
Dirección interna: escriba el nombre y la dirección de la persona y / o empresa a la que está enviando la carta, de tres a ocho líneas debajo del último componente que escribió.
Cuatro líneas son estándar. Si escribe una línea de atención, omita el nombre de la persona aquí. Haz lo mismo en el sobre.
Línea de atención: escriba el nombre de la persona a quien le está enviando la carta. Si escribe el nombre de la persona en la Dirección interna, sáltese esto. Haz lo mismo en el sobre.
Tratamiento: escriba el nombre del destinatario aquí. Escriba Mr. or Ms. [Last Name] para mostrar respeto, pero no adivine la ortografía o el género. Algunos saludos comunes son:
- Señoras:
- Caballeros:
- Estimado señor:
- Estimado señor o señora:
- Estimado [Nombre completo]:
- A quien le interese:
Línea de Asunto: Escriba la esencia de su carta en todos los caracteres en mayúscula, ya sea a la izquierda o al centro. Sea conciso en una línea. Si escribe una línea de referencia, considere si realmente necesita esta línea. Si bien no es realmente necesario para la mayoría de las cartas relacionadas con el empleo, los ejemplos están a continuación.
- ASUNTO: RENUNCIA
- CARTA DE REFERENCIA
- LESIÓN LABORAL
Cuerpo: escriba dos espacios entre oraciones. Manténgalo breve y al grano.
Cierre de cortesía: lo que escriba aquí depende del tono y el grado de formalidad. Por ejemplo:
- Respetuosamente tuyo (muy formal)
- Atentamente (típico, menos formal)
- Muy verdaderamente tuyo (cortés, neutral)
- Cordialmente tuyo (amigable, informal)
Bloqueo de firma: deje cuatro líneas en blanco después del Cierre de cortesía para firmar.
Firme su nombre exactamente como lo escribe debajo de su firma. El título es opcional dependiendo de la relevancia y el grado de formalidad. Los ejemplos son:
- John Doe, Gerente
- P. Smith
Director, Soporte Técnico - RT Jones - Sr. Field Engineer
Iniciales de identificación: si alguien tecleó la letra, normalmente incluirá tres de sus iniciales en todos los caracteres en mayúscula, y luego dos de él o ella en todos los caracteres en minúscula. Si escribió su propia carta, simplemente sáltese ya que su nombre ya está en el Bloque de Firma. Los estilos comunes están abajo.
- JAD / cm
- JAD: cm
- clm
Notación de gabinete: esta línea le dice al lector que busque en el sobre para obtener más información. Escriba el singular para un solo recinto, plural para más. Si no encierra nada, sáltelo. Los estilos comunes están abajo.
- Recinto
- Recintos: 3
- Recintos (3)
CC: Significa copias de cortesía (anteriormente copias en papel carbón). Enumere los nombres de las personas a quienes distribuye copias, en orden alfabético. Si las direcciones serían útiles para el destinatario de la carta, inclúyalas. Si no copias tu carta a nadie, omítela.
Consejos generales
- Reemplace el texto entre corchetes [] con el componente indicado. No escriba los corchetes.
- Intente mantener sus cartas en una página, pero consulte la página 2 de esta muestra si necesita páginas de continuación.
- Cuántas líneas en blanco agrega entre líneas que requieren más de una, depende de cuánto espacio hay disponible en la página.
- Lo mismo ocurre con los márgenes. Una y media pulgada (108 puntos) para letras cortas y una pulgada (72 puntos) para letras más largas son estándar. Si hay un membrete, su posición determina el margen superior en la página 1.
- Si no escribe uno de los componentes más formales, no deje espacio para ellos. Por ejemplo, si no escribe la Línea de referencia, las Anotaciones especiales de correo y las Anotaciones a la llegada, escriba la Dirección interna cuatro líneas debajo de la Fecha.