Cómo contribuye cada miembro
No todos son conscientes de cada rol y de lo que hacen exactamente, por lo que los resumiremos aquí.
Patrocinador de proyecto
A menudo, en una organización grande, una persona de alto nivel, posiblemente un gerente o director senior, actuará como patrocinador del proyecto.
Este rol a menudo puede ser como la relación de trabajo que un presidente de una compañía tomaría con un CEO : el de amigo crítico / apoyo moral / comunicador clave para una variedad de audiencias (tomando el rol apropiado dependiendo del contexto). Pero el papel es un poco más complejo que esto.
El patrocinador del proyecto es su defensor al más alto nivel, trabajando con usted más de cerca que cualquier otra persona en el equipo de alta gerencia. Presentan su progreso a la alta gerencia y son responsables, con usted, del éxito o no del proyecto.
Tienen una visión más amplia de lo que está sucediendo en toda la organización como un todo y pueden ver dónde encaja el proyecto en un panorama más amplio. Serán capaces de dirigir el proyecto para lograr sus objetivos según lo establecido por la alta gerencia y dentro del contexto de la dirección de viaje de la organización. Pueden hacer arreglos para que haya recursos adicionales disponibles y abrir puertas que pueden ser cerradas para usted como gerente del proyecto debido a su relativa falta de antigüedad.
Básicamente, el patrocinador del proyecto existe para hacerse cargo de la oportunidad o necesidad de negocio y llevarlo adelante para garantizar que se resuelven los problemas y se obtienen los beneficios mientras se resuelven los asuntos fuera del control del administrador del proyecto.
Gerente de proyecto (ese eres tú)
Tú eres el centro de este proyecto.
Necesitas saber cuáles son los objetivos, dónde encaja esto en un panorama más amplio y, al mismo tiempo, manejar muchos de los detalles en cada etapa.
Usted es el planificador (incluido el mantenimiento del diagrama de Gantt ), el organizador e implementador y el que debe tener las habilidades de gestión de proyectos para garantizar que todo, incluido el éxito, se mida e informe con precisión.
Debes ser un juez objetivo de gran parte de lo que está sucediendo, mientras que al mismo tiempo estás en el corazón subjetivo de todo lo que está sucediendo.
Proyecto Cliente / Cliente
Esta es la persona responsable de pagar el trabajo. A menudo, este es el equipo responsable del problema u oportunidad que el proyecto ha establecido para observar. Son las personas con más que ganar con el proyecto, por lo tanto, es su presupuesto el que está en riesgo.
Proveedores
Cuando su proyecto requiere conjuntos de habilidades de nicho, a menudo se encuentran fuera del personal interno de su organización. Los materiales necesarios para un proyecto a menudo también provienen de fuera de su organización, ya sea en existencias de papel, asfalto o drones de fotografía aérea.
Estas habilidades o materiales adicionales a menudo serán vitales para el éxito de un proyecto. No tener el profesional correcto o los ladrillos que llegan demasiado tarde (o temprano) pueden tener un efecto perjudicial en el éxito de su proyecto.
La Junta del Proyecto
Los grupos anteriores generalmente forman la Junta del proyecto. La junta generalmente tiene personas clave que se pueden ver para representar los diferentes intereses en el proyecto. Estos a menudo se ven en grupos compuestos por:
- Grupos de proveedores (ver arriba)
- Grupos de usuarios (el cliente, ver arriba)
La junta generalmente es presidida por el patrocinador del proyecto y es el foro donde el proyecto avanza hacia una conclusión. El gerente del proyecto es parte de este grupo y lo usa para comunicarse con estos interesados clave, informar y tomar una decisión sobre cómo debe desarrollarse el proyecto.
Coordinador del proyecto
Los proyectos grandes también pueden beneficiarse de un coordinador de proyecto para ayudar con el administrador. Esto asegura que las tareas mundanas, pero vitales, se hagan. Esto puede cubrir minutos de reuniones (hay algunos consejos para escribir actas aquí, facturación o el pedido de papelería.
Los gerentes de proyectos a veces pueden sentirse tentados a hacer estas tareas ellos mismos, pero estas tareas son simples, pero cada una puede ser una pérdida de tiempo. Debería estar administrando el proyecto, no administrando al administrador; ese es un conjunto de habilidades importante, pero los gerentes de proyecto deberían saber cuándo delegar.