Reembolso del empleado por usar su propio vehículo
El reembolso del empleado por el uso de su propio automóvil variará un tanto según el empleador y el sector, pero la mayoría de las organizaciones compensan a los empleados a aproximadamente la Tarifa de millaje estándar establecida por el IRS o la Tasa de reembolso del vehículo de propiedad privada.
La tasa se establece cada año por la Administración de Servicios Generales (GSA) en base a la investigación realizada por una empresa de consultoría independiente con respecto a los costos actuales de utilización de un vehículo.
Para 2018, la tasa del IRS se establece en 54.5 centavos por milla recorrida, en comparación con 53.5 centavos en 2017, y bajó de 54 centavos en 2016 y 57.5 centavos en 2015. Esta tasa fija y estándar incorpora el costo del seguro, registro, gas, aceite y mantenimiento. Para alguien que maneja mucho por trabajo, esto puede resultar en una deducción bastante significativa.
La mayoría de los empleadores reembolsarán a la tasa del IRS o GSA, ya que pueden deducir hasta esa cantidad como un gasto cuando presentan su declaración del impuesto sobre la renta corporativa, aunque existen otras fórmulas fiscales complejas que los empleadores pueden usar. Cuando los trabajadores calificados son difíciles de encontrar durante las expansiones económicas, es más probable que los empleadores proporcionen tasas competitivas de reembolso.
El Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS) exige que los pagos de reembolso se realicen por separado de la nómina de sueldos sin impuestos.
La mayoría de los empleadores, por lo tanto, procesarán los pagos de gastos a través del sistema de cuentas por pagar para mantenerlos separados de la nómina y para mantener el cumplimiento con las leyes del IRS.
Si su empleador está reembolsando a la tasa GSA o IRS, o cerca de ella, puede estar seguro de que está obteniendo un trato justo. Si recibe una tarifa inferior a la del IRS, entonces podrá deducir parte del gasto en sus impuestos personales sobre la renta.
Reembolso del empleado del gobierno
A los empleados del gobierno siempre se les reembolsará exactamente la tasa de GSA si se autoriza el uso de un automóvil de propiedad privada o si no hay vehículos del gobierno disponibles.
Requisitos de reembolso de gastos automovilísticos
Tendrá que proporcionar un registro de kilometraje, recibos de gas y documentación de cualquier otro recibo de gastos permitido relacionado con su automóvil. Sin registros detallados, su informe de gastos puede ser rechazado. O lo que es peor, su empleador podría tomar medidas disciplinarias si considera que su reclamo puede ser fraudulento. Muchos empleadores requieren el mantenimiento de registros contemporáneos, al igual que el IRS. No intente estimar su millaje ya que eso podría violar las políticas de su empleador.
Mantener la pluma y el papel en su automóvil es un método, aunque tedioso; una mejor opción es una aplicación de seguimiento de kilometraje que rastrea automáticamente sus viajes en un registro contemporáneo que puede imprimir o descargar. Es una forma eficiente de realizar un seguimiento del millaje, puntos de inicio y finalización y el objetivo comercial del disco para incluirlo en su informe de gastos.
Consecuencias fiscales
Los reembolsos por millaje se consideran desembolsos libres de impuestos por parte de los empleadores, siempre que estén documentados y no excedan sus gastos reales.
Sin embargo, su empleador no puede pagar directamente los costos de operación como reparaciones o mantenimiento de su automóvil sin consecuencias impositivas. Otros gastos como los peajes directamente relacionados con el transporte comercial pueden reembolsarse sin impuestos siempre que tenga recibos.
Algunos empleadores proporcionan una asignación mensual para gastos de automóvil. Si se requiere que los empleados proporcionen registros de los gastos, se les aplicará un impuesto solo por cualquier cantidad recibida que supere los gastos registrados. Si los empleadores no requieren documentación, la asignación puede estar sujeta a impuestos.
A partir del año fiscal de 2018, con la implementación de la Ley de recortes y empleos fiscales, los trabajadores ya no podrán deducir los gastos de automóvil no reembolsados. En 2017 y años anteriores, estos gastos fueron deducibles en la medida en que superaban el 2% del ingreso bruto ajustado.
Por lo tanto, los trabajadores que manejarán mucho como parte del desempeño de sus responsabilidades laborales deben evaluar cuidadosamente las políticas de reembolso de la empresa mientras revisan las ofertas de trabajo. Si un empleador generalmente no reembolsa los gastos del automóvil, entonces puede ofrecer reducir el salario a cambio del reembolso, ya que el reembolso estará protegido de los impuestos si los gastos se documentan adecuadamente. Alternativamente, puede negociar un salario más alto para tener en cuenta la carga fiscal adicional según la nueva ley tributaria.
Consulte con su empleador o un contador de impuestos para obtener asesoramiento sobre cómo las regulaciones se aplican a su situación.
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