Este artículo analiza el área de conocimiento de gestión del tiempo del proyecto de Una guía para el conocimiento de gestión de proyectos (Guía PMBOK®) - Quinta edición. Hay otras maneras de ver la programación de proyectos, pero si está trabajando para obtener su certificación PMP®, entonces el enfoque de la Guía PMBOK® es el que seguirá, y también es una buena práctica para todos los gerentes de proyectos.
Procesos de gestión del tiempo del proyecto
La gestión del tiempo del proyecto en la Guía PMBOK® se compone de 7 procesos. Los procesos de gestión del tiempo del proyecto son:
- Planificar la gestión del calendario
- Definir actividades
- Secuencia de actividades
- Estimar recursos de actividad
- Estimar duraciones de la actividad
- Desarrollar el horario
- Horario de control
Echemos un vistazo más profundo a cada uno de ellos.
Proceso de gestión del cronograma del plan
Este paso es donde establece todas las políticas, procedimientos y documentación necesarios para administrar el cronograma de su proyecto desde su primer plan, desarrollo continuo, ejecución y luego controlar el cronograma.
El resultado de hacer esta planificación es producir un plan de gestión del cronograma. Sin embargo, en la vida real, probablemente no tengas un plan separado para administrar tu agenda. Mucho de lo que trabajas aquí terminará en tu plan de gestión de proyectos (descubre cómo escribir un plan de gestión de proyectos aquí ) y eso es perfectamente adecuado.
Definir proceso de actividades
Este proceso identifica y documenta lo que necesita hacer para producir los entregables del proyecto. En otras palabras, identifica las tareas del proyecto. Utilizará la declaración del alcance que reunió durante las actividades de administración del alcance para ayudarlo a dividir el trabajo en tareas individuales.
El resultado principal de trabajar a través de esto es que terminará con una lista definida de tareas de proyecto. Eso es útil ya que es la entrada principal para el próximo proceso.
Proceso de actividades de secuencia
Usando su lista de tareas, ahora tiene que ponerlas en el orden correcto. Al final de este proceso, tendrá una vista de las relaciones entre las tareas del proyecto. Este proceso lo ayuda a poner el trabajo de su proyecto en el orden correcto para que pueda hacer un uso eficiente de los recursos del proyecto y entregarlo lo más rápido posible.
La Guía PMBOK® habla de producir un diagrama de red como salida de este proceso, pero eso rara vez es necesario, y ciertamente, nada de lo que tendría que hacer a mano. Si desea hacer diagramas de red por algún motivo, utilice su software de gestión de proyectos para hacerlo. Sin embargo, en última instancia, una lista de dependencias y posibles fechas de inicio y finalización de tareas será igual de buena y consumirá menos tiempo.
Calcular el proceso de recursos de la actividad
Cuando sepa lo que va a hacer, el siguiente paso es determinar qué recursos necesita para lograrlo. El proceso de estimar los recursos de la actividad ayuda con eso. En este proceso, calculará qué recursos humanos, equipos y suministros necesita, además de la cantidad que necesita de cada uno.
Estimar el proceso de duraciones de la actividad
En este paso es donde se realiza el arduo trabajo de calcular cuánto tiempo llevará cada tarea. Durante este proceso, calculará cuánto tiempo llevará realizar cada actividad, utilizando los recursos que ha identificado.
No olvide tener en cuenta la disponibilidad de recursos y las vacaciones con la duración de sus actividades. Solo porque una tarea solo tome 8 horas no significa que se terminará por la mañana.
Desarrollar el proceso de programación
Finalmente, ahora puede armar su cronograma de proyecto. Con toda la información recopilada de los procesos anteriores, debería ser fácil.
Desarrollar el cronograma es uno de los procesos más complicados en la Guía PMBOK®. Hay 13 entradas (todo lo anterior más riesgos, alcance y elementos relacionados con el contexto del proyecto). El cronograma en sí es solo uno de los resultados, pero los otros son (en mi opinión) menos importantes.
Después de todo, ha pasado por todo esto para obtener el cronograma, que es un documento crítico para administrar el rendimiento de su proyecto.
Su horario no tiene que ser un diagrama de Gantt. Aquí hay 5 alternativas a los diagramas de Gantt para que considere.
Proceso de programación de control
Finalmente, el proceso de Control Schedule le brinda las herramientas que necesita para monitorear y actualizar su cronograma de proyecto, asegurándose de que los cambios se manejen de manera adecuada y de que mantenga el control de los tiempos de su proyecto.
Preparar el cronograma de su proyecto y seguirlo después son grandes trabajos, pero vale la pena saber que tiene un cronograma con el que puede estar seguro.