5 maneras de distinguir el trabajo del proyecto y el trabajo habitual
Cuando hablo con personas en equipos, a menudo me dicen que no están seguros de si están trabajando en un proyecto o si simplemente están haciendo una función comercial como de costumbre. Ambas funciones son necesarias en una organización e igualmente válidas, pero puede ayudar a comprender en qué está trabajando para que pueda ver mejor dónde encaja la organización en general.
Vamos a aclarar la diferencia para que tenga confianza en lo que es un proyecto y lo que es parte del negocio como de costumbre. Hay cinco diferencias principales entre el trabajo del proyecto y el trabajo comercial como de costumbre. A menudo verá 'business as usual' abreviado como BAU.
Los proyectos cambian el negocio; BAU identifica el cambio
Primero, hay una diferencia en cómo se maneja el cambio.
Las operaciones de negocios como siempre hacen funcionar el negocio. Ellos mantienen las luces encendidas. Sirven a los clientes y alcanzan los objetivos. Los equipos BAU también son los primeros en saber cuándo los procesos comerciales existentes no funcionan y ya no son adecuados para el propósito. Cuando eso sucede, los equipos de BAU son los que identifican la necesidad de cambio.
Un gerente, como parte de una revisión estratégica, puede sugerir qué cambios se deben realizar para que esa división o unidad de negocio alcance sus objetivos. O bien, una chispa brillante en un departamento podría presentar una sugerencia de cambio a través de un esquema de sugerencias para empleados.
En el otro extremo del espectro, es posible que tenga un caso comercial completo producido por un gerente sénior para entregar los cambios que se requieren para ayudar a su división a alcanzar sus objetivos para el año.
No se trata solo de simplificar los procesos comerciales. Aquellos que trabajan en roles de BAU también pueden darse cuenta de que el cambio es esencial debido a cambios en el marco regulatorio o como parte de la situación competitiva de la organización.
El personal de primera línea trabaja para ofrecer una estrategia, y saben lo que quieren que sea diferente para llegar allí.
Los proyectos son el mecanismo para implementar ese cambio. Los proyectos entregan cambios a través de las funciones de BAU utilizando la gestión de proyectos. Aclararemos qué gestión de proyecto está más allá. La organización del proyecto trabaja en la entrega del cambio que los equipos de BAU han identificado. Esto sucede una vez que ha pasado por un proceso de aprobación de proyecto que normalmente es un caso comercial y la aprobación de la alta gerencia.
Eso no quiere decir que las personas en un rol de proyecto no puedan sugerir mejoras a la práctica empresarial, pero lo harán bajo su rol de empleado y no como parte de su rol de proyecto.
Esta división, que también escuchará resumida como 'cambiar el negocio, ejecutar el negocio', también se nota al final de los proyectos. El cambio que implementa un proyecto es entregar una salida. Eso podría ser una pieza de software nuevo, un edificio, un nuevo servicio u otra cosa. El equipo de BAU es responsable de tomar eso y hacer un buen uso de él para brindar beneficios comerciales. En otras palabras, el proyecto ofrece la capacidad de obtener beneficios, y las operaciones de BAU usan esa capacidad para obtener los beneficios.
Proyectos Administrar Riesgo; BAU mitiga el riesgo
Para que las funciones normales continúen siendo efectivas, encontrará que los equipos de BAU buscan mitigar todos los riesgos para las operaciones. Llevar la incertidumbre fuera del negocio para una mejor estabilidad organizacional y procesos repetibles es algo bueno.
Por su propia naturaleza de ser únicos e inciertos, los proyectos requieren un elemento de riesgo. La empresa está dando un salto hacia lo desconocido solo haciendo un proyecto, ya que introduce cambios y ofrece algo que no estaba allí antes.
Los equipos de proyecto, por lo tanto, abordan el riesgo de una manera diferente al lado BAU de la organización. Los gerentes de proyecto buscan administrar el riesgo, tanto positivo como negativo , para obtener los mejores resultados. Eso podría incluir la mitigación del riesgo para tratar de limitar la probabilidad de que ocurra, pero también incluye otras estrategias de gestión de riesgos.
Es poco probable que extingas el riesgo en un proyecto, pero es posible que puedas hacerlo por buenas razones operativas para tu trabajo de BAU.
Los proyectos están limitados por el tiempo; BAU está en curso
Los proyectos tienen un comienzo, un medio y un final. Este es el ciclo de vida del proyecto . De hecho, la característica más definitoria de un proyecto es que termina. El director del proyecto y el equipo del proyecto trabajan en el proyecto durante este tiempo. Luego, el equipo se disuelve durante el traspaso y cierra la fase al final.
BAU no se detiene. Por supuesto, puede cerrar una función o detener un proceso si ya no es necesario para la empresa, aunque eso se gestionaría como un proyecto. Una función BAU produce trabajo continuo sin fecha de finalización previsible.
Los proyectos pueden ser capitalizados; BAU a menudo no puede ser
Los proyectos se pueden capitalizar y, a menudo, BAU no puede ser: usted confía en los gastos operativos para su trabajo habitual como siempre. En otras palabras, los tratamientos contables para proyectos y "otras" tareas son diferentes.
El financiamiento del proyecto a menudo se relaciona con poner un activo en servicio, lo que significa que los costos pueden capitalizarse. En algunos casos, dependiendo de dónde se encuentre en el mundo y sus reglamentaciones contables locales, incluso puede tomar los costos del proyecto por debajo de la línea.
Los costos BAU normalmente se consideran operativos (gastos operativos) y se rastrean en las cuentas de pérdidas y ganancias de la compañía.
La financiación de proyectos y la financiación empresarial, en general, es un área muy especializada, por lo que siempre es mejor consultar con los expertos en finanzas antes de emitir juicios sobre lo que debe y no debe capitalizarse en su organización. Las reglas de contabilidad difieren de un país a otro, e incluso de una organización a otra, donde las empresas individuales tienen procesos y formas particulares de hacer las cosas.
Si tiene dudas, siempre revise!
Los proyectos involucran equipos interfuncionales; BAU implica equipos funcionales
Finalmente, hay una gran diferencia en la composición de los equipos de proyecto. Los proyectos tienden a involucrar a equipos multidisciplinarios de expertos reunidos para entregar un producto particular. Saber cómo motivar a un equipo de proyecto es importante porque a veces los proyectos comienzan sin que el objetivo se comunique a todos. Si las personas no entienden claramente en qué están trabajando, entonces tienden a no hacer su mejor trabajo.
Los equipos de proyecto están formados por personas que desempeñan funciones particulares. Estos no son títulos de trabajo sino posiciones dentro del proyecto con distintas responsabilidades. Los roles principales en un equipo de proyecto son:
- Patrocinador de proyecto
- Gerente de proyecto
- Proveedor principal (la organización responsable de hacer el trabajo, que podría ser un equipo interno como TI o un contratista o proveedor externo)
- Cliente (esto podría ser un cliente interno como un gerente de departamento diferente o, en una organización de servicios al cliente, el cliente para quien está entregando el proyecto)
- Expertos en el tema (personas incorporadas al equipo durante la duración del proyecto o parte de él que utilizan su experiencia para contribuir al éxito del proyecto).
Descubra más sobre los roles en un equipo de proyecto .
El trabajo de BAU, por otro lado, es administrado por equipos funcionales. Son expertos por derecho propio, pero se agrupan como una división y normalmente con una superposición interfuncional menor a otros departamentos que los equipos de proyecto.
Normalmente, está muy claro en qué se supone que deben trabajar y los objetivos para el equipo. Tendrán objetivos claros y una visión del papel que desempeña el departamento en la empresa. Un ejemplo sería un equipo de servicios al cliente, que trabaja como parte de una división de servicios al cliente más grande que maneja las llamadas y los correos electrónicos de los clientes sobre su producto.
Es complicado: hay superposición. Por ejemplo, un líder de equipo en ese centro de atención al cliente es un especialista en su campo. Pueden ser enviados a un equipo de proyecto para administrar un paquete de trabajo y los recursos relacionados con la entrega de parte de un proyecto relacionado con el contacto con el cliente. Pero en su trabajo de proyecto, están tomando el rol de Expertos en Materia, no de Líder del Equipo de Servicios al Cliente. Como miembro del equipo del proyecto, ellos serán responsables de su parte del presupuesto del proyecto y tendrán un alto grado de discreción sobre cómo se lleva a cabo el trabajo para alcanzar los objetivos finales. Es posible que no tengan esto en su rol de BAU.
El conflicto entre BAU y Proyectos
El trabajo del proyecto y el trabajo de BAU pueden sentarse muy bien uno junto al otro, pero la mayoría de las veces hay una tensión. Sucede porque los proyectos intentan cambiar el status quo. El status quo funciona bastante bien, y a la gente, en general, no le gusta el cambio, por lo que siempre habrá un poco de tensión allí.
En segundo lugar, cuando le pides a las personas que se unan al equipo de tu proyecto, pueden sufrir un conflicto de lealtades. ¿Es su primera responsabilidad para su trabajo diario o el proyecto? Los objetivos claros y un fuerte compromiso con el proyecto por parte de la gerencia pueden ayudar aquí, así como también mantener abiertas las líneas de comunicación para que sepan cuáles deberían ser las prioridades de la empresa y del equipo.
En tercer lugar, mantener la actividad del negocio siempre es la prioridad. Tiene una implicación para los equipos de proyectos que podrían ver recortada su financiación, los recursos clave retrocedieron a los roles de BAU y los plazos diferidos porque el trabajo que tiene que ver con el mantenimiento de las operaciones cotidianas de la organización es sacar el foco.
Los gerentes de proyecto pueden frustrarse con esto, pero siempre va a ser así, y debería ser así. ¡No tiene sentido entregar un proyecto fantástico si la compañía se ha derrumbado mientras tanto y no queda nadie para usar lo que ha construido!
Con estas pautas en mente, debería ser fácil ver si está trabajando en proyectos o BAU o ambos.