Mantenga el proyecto avanzando
También veremos algunas de las herramientas de administración de cambios que puede usar y cómo la administración del alcance del proyecto entra en juego.
Antes de siquiera hablar sobre procesos o herramientas, quiero analizar su perspectiva para cambiar.
Aceptar los cambios suceden
Los cambios pueden suceder en cualquier punto del ciclo de vida de la gestión del proyecto .
La manera más fácil de hacer que administrar el cambio en los proyectos sea menos dolor de cabeza es saber que va a suceder y planificarlo.
Tener estrategias para lidiar con los cambios antes de que sucedan es la forma más rápida de hacer que todos participen con lo que será diferente.
Un proceso de gestión de cambios definido y estructurado es el mejor lugar para comenzar. Es su libro de estrategias de lo que sucederá si alguien sugiere que el proyecto debería estar haciendo algo diferente a lo planificado actualmente y una buena forma de evitar el fracaso del proyecto.
El proceso de gestión del cambio
El proceso de gestión de cambios se ve así:
- Recibir información sobre el cambio
- Evaluar el cambio, incluida la planificación de cuánto trabajo va a ser
- Prepare una recomendación sobre si vale la pena seguir adelante.
- Luego recibe una decisión del patrocinador del proyecto sobre si debe incorporar el cambio o no.
Miremos cada uno de esos pasos a la vez.
Recibir información sobre el cambio
Recibirás una solicitud para cambiar el proyecto. Puede recibir información de cientos de maneras diferentes: en una reunión, en el correo electrónico, en el teléfono, en el pasillo, mientras sale corriendo de la oficina por la noche. Idealmente, obtendrá la información en un formulario de solicitud de cambio, pero debe saber que en la vida real muchas partes interesadas importantes piensan que completar este tipo de papeleo es el trabajo del gerente del proyecto. Y en tu compañía, podría ser.
Use su plantilla de solicitud de cambio de proyecto (más sobre eso en un minuto) para capturar todos los detalles de la solicitud, aunque informalmente lleguen con usted. Luego ejecute el formulario más allá del iniciador para que sepa que ha reflejado con precisión qué es lo que quiere.
Recuerde que los cambios también pueden tratarse de hacer ejercicio. No siempre suponga que los cambios van a estar relacionados con el trabajo. El proceso es el mismo independientemente de si está aumentando o disminuyendo el alcance del proyecto.
Llevar a cabo la evaluación del cambio
Mire la solicitud de cambio en detalle. Estarás evaluando el impacto en:
- Programar
- Documentación
- Trabajo realizado hasta la fecha y trabajo por hacer
- Presupuesto
- Medidas de calidad
- Alcance
- Disponibilidad de recursos.
Por ejemplo, un cambio de software puede estimarse a los 5 días.
Esto no solo agregaría 5 días al cronograma porque arrojaría otra tarea y la movería en un marco de tiempo donde el recurso clave está de vacaciones. Esa tarea también debería moverse, por lo que en general este cambio agregaría 8 días al cronograma. Costaría $ 5k hacerlo, y los 8 días adicionales nos empujarían a otro mes con el contrato del proveedor, por lo que también hay costos que considerar. La calidad se mantiene igual pero los cambios de alcance incorporan el nuevo cambio. Toda la documentación relevante debería actualizarse, incluido el plan del proyecto y los manuales de capacitación, que ya se han iniciado.
Como puede ver, un simple cambio de 5 días puede tener efectos de gran alcance. Es importante saber todo sobre esto antes de decidir si hacer el cambio o no, ya que tener la imagen completa puede cambiar el resultado.
Preparar y presentar una recomendación
Ahora que conoce el impacto total del cambio, puede hacer una recomendación sobre si vale la pena seguir adelante con él.
En algunos casos, no lo será, porque el beneficio percibido será menor que el costo. En otros casos, podría haber suficiente beneficio para compensar el costo de hacer el trabajo adicional. En otros casos, es posible que el cambio tenga un efecto negativo en el costo, pero no hay nada que pueda hacer al respecto porque es un problema regulatorio o de cumplimiento, o por alguna otra razón interna, como una reestructuración organizacional.
Obtener la decisión
Para pequeños cambios que caen dentro de su límite de autorización, puede tomar la decisión de aceptar el cambio o no usted mismo (con la información correcta del equipo). Cualquier cosa más grande debe ser aprobada por el patrocinador del proyecto o la junta del proyecto.
Recuerde regresar y decirle a alguien si su cambio ha sido rechazado. ¡Si lo desea, puede evitar molestar a las partes interesadas de su proyecto !
Herramientas de gestión de cambios
Hay varias herramientas de administración de cambios que puede usar para hacer que este proceso sea más fácil y más simple. Yo lo recomiendo:
- Una lista de verificación o un mapa de proceso que guíe a las personas a través de exactamente lo que tienen que hacer para generar un cambio en el alcance de su proyecto.
- Un formulario de solicitud de cambio de plantilla. Esto podría estar en línea a través de un flujo de trabajo automatizado.
Miremos lo que entra en una solicitud de cambio de proyecto a continuación.
Qué entra en una solicitud de cambio de proyecto
El formulario de solicitud de cambio de proyecto debe incluir:
- El nombre de la persona que solicita el cambio (el 'solicitante').
- Un identificador único, como un número de cambio (puede agregarlo más adelante, ya que es poco probable que cualquiera de las personas que presenta la solicitud y utiliza el formulario sabrá qué poner en esa casilla).
- Una descripción del cambio propuesto, con todos los detalles que puedan administrar.
- La categoría del cambio. Idealmente, rellenará esta sección de manera que solo tengan que marcar la casilla. Este es un buen lugar para observar si un cambio tiene que ver con la regulación o el cumplimiento interno como si fuera (genuinamente), entonces puede eludir muchos de los pasos de planificación y evaluación y simplemente continuar con él.
- El 'por qué' del cambio. ¿Cuál es la justificación para hacerlo? ¿Por qué el solicitante lo quiere?
- El impacto del cambio en varios elementos diferentes del proyecto, incluido el tiempo, el costo, la calidad y el alcance. Es posible que no tengan todos los detalles, por lo que es posible que tenga que trabajar con ellos durante el paso de evaluación de cambios para completar los espacios en blanco. Deben completar todo lo que puedan. El mínimo que está buscando en este punto es que confirme si aumentará, disminuirá o cambiará los parámetros del proyecto existente.
En la parte inferior del formulario de solicitud de cambio se incluirán algunos detalles para que completes ya que el cambio se analiza con más detalle. Su plantilla también debe incluir espacio para:
- Cambiar la decisión: aceptar, rechazar o diferir
- Nombre de la persona que toma la decisión (o grupo) más la fecha en que se tomó la decisión y cualquier comentario adicional.
La persona que realiza la solicitud aún no sabrá el resultado, nadie lo hará, por lo que estas casillas permanecerán en blanco hasta que el grupo correcto se haya reunido para analizar su recomendación y tomar una decisión.
Cambios y gestión del alcance del proyecto
La administración del alcance del proyecto es la forma principal de controlar lo que está en el proyecto y lo que no. Cuando recibe un cambio en el alcance del proyecto, necesita pensar cómo afecta el proyecto en general. Su proceso de administración de cambios lo ayuda a hacer esto, y para establecerlo en contexto, la administración del cambio es una pequeña parte del alcance de la administración.
Vale la pena hablar aquí sobre cómo una Guía para el Conocimiento de Gestión de Proyectos (Guía PMBOK®) - Quinta Edición cubre la gestión de cambios de proyectos porque no es tan intuitiva como podría pensar. La Guía PMBOK® incluye un proceso llamado 'Control Scope' en la sección Gestión del Alcance del Proyecto y este es un gran lugar para comenzar. Sin embargo, el proceso de gestión del cambio en los proyectos debe manejarse de una manera más integrada, y eso se refleja en el texto. Los usuarios de la guía PMBOK® también deben consultar el proceso Realizar el control integrado de cambios porque esto establece cómo todo se vincula entre sí.
Para convertirse en un PMP, debe comprender cómo la Guía PMBOK® cubre la gestión del cambio, ya que eso es lo que le examinará. Sin embargo, debe tener en cuenta que el proceso de gestión del cambio que realmente utiliza en sus proyectos debe integrarse, ser fácil de seguir y práctico.
5 maneras de ayudar a su equipo a través del proceso de cambio
El equipo de su proyecto es fundamental para el éxito de su proyecto, por lo que ayuda tenerlos a mano cuando gestione los cambios en su proyecto.
Aquí hay 5 maneras en que puede ayudarlos a aceptar rápidamente el proceso de gestión del cambio de proyecto.
1. Habla de cambios. Hágales saber que el cambio en los proyectos es normal y que deberían esperarlo.
2. Comparte el proceso. Arriba hemos hablado sobre el proceso de gestión del cambio, pero esto no es algo natural para todos. Los miembros de tu equipo no sabrán qué hacer y qué se espera de ellos a menos que se lo digas. Organice una sesión informativa para analizar el proceso con ellos y hágales saber cuál será su función.
3. Hazlo fácil. Cuando un proyecto pasa por un cambio de alcance, puede ser bastante desorientador. El cronograma es incorrecto, el presupuesto puede ser diferente, los requisitos son ciertamente diferentes. El equipo puede encontrar un cambio inquietante, especialmente uno grande o uno que invierte una decisión que previamente habían pensado que era inamovible (sí, eso sucede). Haga el proceso lo más fácil posible para ellos.
4. Esté allí para ayudar. Una nueva forma de trabajar lleva algo de tiempo. Si ha gestionado el cambio de proyecto de manera informal (o no lo ha hecho), un cambio en un proceso formal puede tardar un tiempo en convertirse en 'la forma en que hacemos las cosas aquí'. '. Dígale al equipo que usted está allí para ayudarlos si quieren pasar algo detrás de usted.
5. No tengas miedo de decir no. No todos los cambios son propuestas sensatas. Hágales saber a su equipo que si sienten con firmeza que un cambio no es lo correcto para el proyecto en este momento, los respaldará en esa conversación con el solicitante del cambio.
No administrar el cambio de manera efectiva es una de las formas en que puedes descarrilar tu proyecto , así que ten cuidado. Armado con esta información, ahora puede comenzar a manejar los cambios del proyecto de forma controlada.