Este artículo analiza el área de conocimiento de gestión del alcance del proyecto de Una guía para el conocimiento de la gestión de proyectos (Guía PMBOK®) - Quinta edición. Esta no es la única forma de definir la administración del alcance del proyecto, pero es un buen punto de partida y será muy útil para usted si está trabajando para obtener su certificación PMP®.
Procesos de gestión del alcance del proyecto
La administración del alcance del proyecto en la Guía PMBOK® incluye 6 procesos. Los procesos de gestión del alcance del proyecto son:
- Planifique la administración del alcance
- Recopilar requisitos
- Definir alcance
- Crear estructura de desglose de trabajo
- Validar alcance
- Alcance de control.
Miremos cada uno de esos.
Proceso de gestión del alcance del plan
El objetivo de esto es darle un plan de administración de alcance al final. Eso establece cómo definirá, gestionará, validará y controlará el alcance de su proyecto. Poner el trabajo por adelantado para definir esto le da algo a lo que referirse más adelante. Puede encontrar que puede usar el plan de administración de alcance de otro proyecto como punto de partida, ya que los procesos de administración de alcance no varían mucho entre los proyectos una vez que su empresa se ha decidido por una forma de trabajo que sea exitosa para ellos.
El resultado de este proceso es el plan de gestión del alcance. Esto es parte de su plan de gestión de proyectos e incluye:
- Cómo preparará una declaración de alcance detallada
- Cómo creará su estructura de desglose de trabajo (WBS) a partir de la declaración de alcance
- Cómo va a mantener y aprobar ese WBS
- Cómo obtendrá la aceptación formal de los entregables del proyecto
- Cómo gestionará los cambios en el alcance.
El documento no tiene que ser increíblemente detallado o muy formal: simplemente tiene que ser adecuado para el propósito.
Recoger el proceso de requisitos
En este proceso, calculará lo que sus partes interesadas desean del proyecto. Una vez que ha delineado su gran idea , debe documentar los requisitos y gestionar las expectativas de los interesados. Esto es importante porque a menudo lo que piden no es realista ni alcanzable dadas las otras limitaciones del proyecto, como el costo.
El resultado de su trabajo de recopilación de requisitos es un conjunto documentado de requisitos. Esto debería ser lo más completo posible e incluirá normalmente varias categorías de requisitos, tales como:
- Requisitos funcionales y no funcionales
- Requisitos de las partes interesadas, como los requisitos de informes
- Requisitos de soporte y entrenamiento
- Requisitos comerciales
- Requisitos del proyecto tales como niveles de servicio o calidad
También documentará las dependencias, supuestos y restricciones que se relacionan específicamente con los requisitos.
Definir proceso de alcance
Aquí es donde toma sus requisitos y los convierte en una descripción detallada del producto o servicio que su proyecto va a crear. Terminará con una declaración del alcance del proyecto a la que puede hacer referencia durante el proyecto. Incluirá una lista de lo que está dentro del alcance y lo que está fuera del alcance. Eso es importante porque a menudo las personas no recordarán qué se excluye específicamente y volverán y le pedirán que trabaje en esas áreas.
Cualquier inclusión tendrá que pasar por control de cambios.
Crear proceso de estructura de desglose de trabajo
Este proceso le permite convertir su lista de requisitos en una visión estructurada de lo que necesita hacer. El trabajo principal aquí es dividir grandes tareas en trozos más pequeños y manejables.
El resultado de este proceso es un WBS. Personalmente, no uso un WBS en mis proyectos, pero puede ser una herramienta muy útil. Si no piensas visualmente, puedes lograr el mismo resultado creando una lista.
Validar el proceso del alcance
El proceso Validate Scope no implica, como puede pensar, que las partes interesadas de la empresa firmen su WBS. Se trata de asegurarse de contar con un proceso para obtener la aprobación de sus entregas cuando llegue el momento.
Vale la pena poner esta estructura en su lugar para que no tenga ninguna pregunta sobre quién aprobará un entregable o qué criterio usará para decir que está completo.
Una vez que se complete el proceso, habrá aceptado entregables, aprobados por quienquiera que los apruebe.
Control de alcance del proceso
El proceso de Alcance de control es el último en el área de conocimiento de gestión del alcance del proyecto. Se relaciona con asegurarse de que haya un control de cambio efectivo si el alcance necesita cambiar. También cubre el seguimiento de su proyecto con un sombrero de "alcance" para verificar que va a ofrecer lo que usted cree que será.
Estos 6 procesos conforman los conocimientos de gestión del alcance del proyecto que se encuentran en la Guía PMBOK®: quinta edición .