Gobernabilidad del proyecto: una definición
'Gobernanza' en términos de gestión de proyectos se refiere a las políticas, procesos, estándares, procedimientos y directrices que determinan cómo su organización dirige, dirige y controla los proyectos.
El gobierno puede ser extenso y "pesado" con mucha burocracia, o incompleto y "ligero" (en cuyo caso es probablemente ineficiente).
Los gerentes deben aspirar al nivel adecuado de gobierno para su entorno y cultura. Asegurarse de que sus políticas de gobierno sean adecuadas para su propósito es un factor clave para garantizar que sean eficaces.
La gobernanza comienza en la parte superior. El consejo de la compañía debe comprometerse con la idea de una buena gobernanza y el hecho de que los proyectos se deben gestionar adecuadamente, dentro de las pautas especificadas. Esta actitud y los estándares que se esperan se filtrarán hacia los Project Boards y los líderes del proyecto (y los equipos del programa, donde estos existan).
Por qué el gobierno del proyecto es importante
El patrocinador de su proyecto y otras partes interesadas clave desean saber que está gastando el presupuesto del proyecto de la manera correcta. Quieren ver que está haciendo un seguimiento del progreso de su proyecto de manera efectiva y que interviene para administrar el riesgo del proyecto según sea necesario.
Pero la razón de ser del buen gobierno en los proyectos va más allá.
La gobernanza es demandada por los clientes, especialmente aquellos en el sector público.
Los gobiernos y los reguladores piden (y en algunos casos hacen cumplir) ciertos estándares para ciertos proyectos. La gobernanza no es solo un problema interno: muchas empresas que operan en mercados regulados deberán seguir las directrices de la legislación externa, como Sarbanes-Oxley. La gobernanza del proyecto representa una pequeña parte de poder demostrar que su empresa opera de manera efectiva y dentro de las pautas y regulaciones especificadas para su industria.
La gobernanza del proyecto también lo ayuda a:
- Mejore su retorno de la inversión y haga un seguimiento de esas inversiones de manera efectiva
- Obtener buy-in para proyectos
- Evite las razones comunes por las cuales los proyectos fracasan
- Comunica de forma más efectiva
- Introducir la estandarización en todos los proyectos, lo que facilita la comparación del rendimiento
- Minimice el riesgo
- Desarrollar y motivar al personal en un entorno estructurado
Cómo se ve la gobernanza del proyecto
Entonces, ahora sabemos qué es la gobernanza del proyecto, ¿cómo se ve en un proyecto? Estos son los tipos de actividades que demuestran la gobernanza en un entorno de proyecto:
- Existe un ciclo de vida de gestión de proyectos disciplinado que incluye puntos definidos para su aprobación. Estos son puntos donde se analiza la viabilidad del proyecto y se toma una decisión sobre si continuar con el trabajo o no.
- Los proyectos tienen un caso empresarial claro, y los casos comerciales tienen suficiente información para permitir que los equipos de gestión tomen las decisiones correctas.
- Esas decisiones están documentadas y comunicadas adecuadamente.
- Las personas que trabajan en proyectos tienen roles y responsabilidades definidos.
- Existe una cultura de aprendizaje continuo que permite a los equipos de proyectos mejorar continuamente y debatir sobre las lecciones aprendidas en un entorno libre de culpas.
- Existen procesos y procedimientos que permiten a los equipos de proyecto revisar su proyecto y solicitar soporte independiente si es necesario.
- Los interesados están comprometidos y confían en el proceso.
- Los equipos de proyecto están formados por individuos que tienen experiencia y están calificados en los roles relevantes.
La gobernanza de los proyectos está vinculada a las estructuras de gobierno de la organización en general. Si cree que el objetivo principal de la gobernanza del proyecto es garantizar que los proyectos se llevan a cabo de la manera correcta, puede ver cómo se vincula con la gobernanza financiera a nivel corporativo, la gestión de riesgos corporativos y más.
La gobernanza del proyecto debe ajustarse perfectamente a sus procesos institucionales actuales. En otras palabras, ¡no cree un nuevo proceso de gestión financiera cuando ya tiene uno que funciona en otras áreas! Use lo que existe actualmente y modifique los procesos corporativos para que sean adecuados para su uso en un entorno de proyecto.
5 áreas de enfoque para la gobernanza del proyecto
Cuando comiences a estudiarlo, te darás cuenta de que la gobernanza del proyecto es omnipresente a través de todos los elementos de la gestión del proyecto.
Sin embargo, hay algunas áreas de enfoque clave donde la gobernanza es particularmente relevante.
- Metodologías y procesos: estos lo ayudan a entregar trabajo de manera confiable y sostenible.
- Gestión del conocimiento: esto es crucial para las lecciones aprendidas y para asegurar que la organización aprenda de la experiencia del proyecto. La gestión del conocimiento es esencial si quiere dejar de cometer los mismos errores muchas veces.
- Madurez de gestión de proyectos: a medida que aumenta la madurez de la gestión de proyectos de la organización, también lo hará su capacidad de entregar con éxito.
- Buy-in de nivel senior: el compromiso con la gobernanza del proyecto comienza en la parte superior. Si cuenta con el apoyo de la administración, esto se aplicará en cascada en todos los niveles del negocio y el enfoque de la gobernanza será más sostenible.
- Cultura de apoyo: una cultura de apoyo, no de culpa, asegurará que los gerentes de proyecto tengan el ambiente adecuado para prosperar. Una cultura de apoyo, dirigida por la Oficina de Gestión de Proyectos o el Director del Proyecto, ayudará a los gerentes de proyectos a alcanzar sus objetivos y los del proyecto.
Qué hacer si no hay un estándar corporativo
Muchos gerentes de proyecto en organizaciones más pequeñas se encuentran ejecutando proyectos en un entorno que los apoya, y donde hay una aceptación para el concepto de gestión de proyectos, pero sin las estructuras organizacionales formales en el lugar desde las cuales se pueden alimentar.
En esa situación, y no es exclusiva de las organizaciones pequeñas, diseñará desde cero el modelo de gobernanza de su proyecto. Si no hay un enfoque de gobernanza de proyectos que pueda sacar de la estantería y adaptarse a su proyecto, deberá construir el suyo propio.
¡No es tan difícil como parece!
Comience con la configuración básica:
- Crear un documento de roles y responsabilidades
- Asegúrate de tener un patrocinador del proyecto
- Asegúrese de tener una Junta de proyectos o un grupo directivo y organizar reuniones periódicas para las cuales toma y distribuye minutos
- Establezca un proceso de gestión de riesgos
- Configurar un proceso de gestión de cambios
- Construya puntos en el cronograma de su proyecto donde verifique la viabilidad del proyecto con los objetivos originales del caso de negocios (el final de cada etapa de la fase es el punto natural para realizar estos controles).
En última instancia, es responsabilidad del patrocinador del proyecto garantizar que exista una gobernanza adecuada, pero los gerentes del proyecto también pueden asumir un rol activo en esto.
El gobierno puede ser uno de los temas más secos en la gestión de proyectos, pero es uno de los más importantes. Es la forma en que los equipos directivos saben que están haciendo un buen trabajo y les asegura que el proyecto se está desarrollando como debería. También proporciona los controles y equilibrios necesarios para que los gerentes sepan que el dinero se está gastando de manera apropiada y alineada con el caso comercial.